Étant donné que le goût de Chicago a commencé en 1980, les planificateurs pour le goût ont une vaste expérience de la planification d'un festival de la nourriture communautaire. Le Bureau des événements spéciaux du maire gère le programme et supervise la planification et l'exécution. Son équipe de gestion offre les conseils suivants pour ceux qui pourraient créer un festival similaire pour la première fois ou pour développer des éléments de programmation pour un festival existant.
01 - Conseils des directeurs généraux du Festival
Le directeur général est la personne qui gère les différents éléments du festival. Mary Slowik, directrice générale du Taste of Chicago, propose les suggestions suivantes:
- Identifiez votre public et déterminez s'il veut un festival.
- Si un programme similaire existe déjà, évitez la duplication.
- Gain buy-in où vous voulez organiser l'événement.
- Varier la programmation pour un événement d'audience générale.
- Assurez-vous que l'espace peut accueillir les foules.
- Assurez-vous que les fournisseurs peuvent gérer les volumes des participants.
- Créez un budget et obtenez des offres auprès d'entreprises réputées.
- Si c'est la première fois que vous planifiez l'événement, engagez un vendeur extérieur.
02 - Conseils aux gestionnaires des opérations du Festival
Le gestionnaire des opérations supervise la préparation du site, la mise en scène et la production, le soutien aux événements et la sécurité. John Truck, directeur des opérations du Taste of Chicago depuis 19 ans, conseille ce qui suit:
- Les festivals exigent de travailler avec les gens, alors préparez-vous à rester dynamique et fluide.
- Plus sûr que vous obtenez un bon équipement à un bon prix.
- Assurez-vous de louer des échafaudages et des échafaudages structurellement vendus.
- Obtenez des offres et vérifiez l'historique de tous les fournisseurs, y compris les références.
- Gardez les normes élevées et assurez-vous que tout reste sous contrôle.
- Rencontrer les fournisseurs tous les jours pendant le programme pour gérer les équipes de travail.
- Soyez fidèle à votre parole et les vendeurs, les artistes et les professionnels de l'alimentation reviendront travailler avec vous.
03 - Conseils de gestion de commandites de festival
Le gestionnaire de commandites est la personne qui travaille pour obtenir des fonds de marketing pour soutenir l'événement. Christine Jacob, responsable du sponsoring du Taste, vous propose les conseils suivants:
- Rechercher des événements comparables ailleurs et reproduire leurs réussites.
- Cibler les sponsors pour offrir de l'argent, des biens et de la valeur publicitaire.
- Créer une catégorie de sponsors.
- Créer des catégories de commandites importantes (c.-à-d. Automobile, financière, boissons, médias, etc.).
- Créer des catégories de sponsors pour chacun des domaines de programmation.
- N'autorisez pas les sponsors à se déplacer sur site pendant l'événement.
- Identifiez les besoins des commanditaires tôt, comme l'électricité, l'eau, etc., et informez l'équipe des opérations afin de déterminer les meilleurs emplacements.
04 - Concert Festival / Talent Management Tips
Le gestionnaire de talents est la personne qui négocie pour amener les artistes à un festival. Jenenne Brown Mosely, responsable du talent pour le Taste of Chicago, offre les conseils suivants:
- Connaissez votre budget: les grands noms des artistes peuvent entre 500 000 $ et 1 million de dollars pour 60-90 minutes.
- Ne dépassez pas un seul artiste pour un événement de plusieurs jours.
- Travaillez en étroite collaboration avec votre (vos) sponsor (s) média pour aider à compenser vos dépenses.
- Négociez avec des artistes qui se trouvent déjà dans la zone autour de votre événement.
- Faites savoir au talent si vous offrez son concert en spectacle gratuit (peut réduire les frais).
- Partenaire avec des sponsors tels que les compagnies aériennes et les hôtels pour compenser les dépenses des artistes.
- Sécurisez un grand nom pour votre ouverture, le milieu et les derniers jours.
05 - Conseils pour le Festival de la gestion du marketing
Le responsable marketing est la personne qui gère toutes les communications liées à un festival. Cindy Gatziolis, responsable marketing pour le goût, suggère ce qui suit:
- Les partenaires médias vous aideront à réduire votre besoin de dépenses publicitaires.
- Intégrer le festival dans les campagnes de publicité, de relations publiques et de marketing existantes.
- Le calendrier de production de l'imprimé de la brochure de l'événement aidera à déterminer les dates limites de planification du festival.
- Créer des communiqués de presse individuels sur chaque élément de production pour le festival.