Conseils de planification d'événements essentiels pour éviter un événement spécial désastreux
Mais quand il s'agit de la planification d'événements, un gestionnaire d'événements compétent cherchera toujours à atténuer la loi de Murphy en reconnaissant le potentiel pour que les choses se détraquent et planifient en conséquence.
En tant que gestionnaire d'événements, il est de votre responsabilité de vous assurer que l'événement spécial de votre client se déroule sans heurt et avec le moins d'accrochages possible.
Dans le monde réel, il n'est pas possible de couvrir toutes les possibilités, mais à tout le moins, vous devez être conscient des erreurs de planification d'événements critiques que tout gestionnaire d'événements doit éviter.
Avertir est prévenu, alors laissez-nous plonger dans cinq conseils essentiels qui peuvent vous aider à éviter une catastrophe sans réserve lors de votre prochain événement prévu.
- Mauvaise communication - c'est probablement l'erreur la plus commune commise par les planificateurs d'événements inexpérimentés et est une à éviter à tout prix. Une mauvaise communication (comme dans un problème de communication ou une absence de communication) peut entraîner un désastre. Une mauvaise communication est souvent le résultat d'un manque d'attention aux détails, en particulier quand il s'agit de votre liste de contrôle de l'événement. Il est absolument essentiel que vous communiquiez efficacement avec votre équipe d'événements interne et vos fournisseurs. Même si vous ne voulez pas microgérer tout le monde, vous devez savoir qui fait quoi et quand s'assurer que tout le monde sait ce que l'on attend d'eux et respecte l'horaire qui leur a été assigné.
- Planification d'urgence médiocre ou manquante - il y a de bonnes chances qu'au moins certaines choses se passent mal dans les jours et les heures précédant votre événement. Pire encore, certaines choses vont probablement mal tourner lors de votre événement spécial. C'est normal et prévisible. Un planificateur d'événements professionnel pense à l'avance, identifie ce qui pourrait mal se passer et a mis en place un bon plan d'urgence. Par exemple, que se passe-t-il si votre système d'enregistrement fonctionne mal le jour de l'événement? Que faire si vous manquez de nourriture parce que des personnes supplémentaires se présentent? Que faire si votre conférencier principal ne se présente pas ou arrive en retard? Si l'une de ces choses se produisait, seriez-vous capable de faire face? En d'autres termes, auriez-vous un plan B?
- Transport inadéquat - Êtes-vous absolument certain que le transport que vous avez organisé pour amener les délégués et les conférenciers à votre événement est adéquat? Arrivée au cours des semaines précédant votre événement, et le jour de l'événement, que toutes les exigences de transport sont correctement remplies. Vous devez penser en termes de contingence. Que se passe-t-il si un véhicule tombe en panne le matin de votre événement? Avez-vous un moyen de transport alternatif à votre disposition?
- Manque d'affichage clair - Rien n'est plus frustrant pour ceux qui assistent à un événement spécial que d'être confus au sujet de la prochaine présentation. Évitez cela en vous assurant d'afficher une signalisation adéquate, facile à lire et à comprendre. Il est préférable d'aller à la mer et d'avoir trop de signalisation que les participants à risque étant perdu et continuellement demander des directions.
- Personnel inadéquat sous la main - le jour de votre événement spécial, vous aurez probablement affaire à un grand nombre de participants. Ne commettez pas l'erreur de ne compter que sur une ou deux personnes pour traiter les questions ou les préoccupations des délégués. Assurez-vous d'avoir un bon nombre de participants et, surtout, assurez-vous que, entre votre équipe de planification d'événements et le personnel fourni par les fournisseurs, vous équipez adéquatement votre événement.
En plus de penser et de planifier à l'avance ce qui pourrait mal se passer, pour assurer un déroulement harmonieux et réussi, la meilleure politique est toujours de vérifier et de revérifier.