Quoi et quand signaler?
Des modifications récentes à la loi exigeaient qu'à compter du 1er janvier 2015, toutes les entreprises de construction et les employeurs, en général, devraient afficher et mettre à la disposition de tous les employés les renseignements suivants:
- Décès liés au travail dans les 8 heures.
- Les hospitalisations liées au travail, les amputations et toutes les pertes de l'oeil dans les 24 heures.
- Enregistrer toutes les blessures par piqûre d'aiguille et objets tranchants.
- Enregistrer tous les cas de perte auditive avec décalage de seuil standard (STS).
- Enregistrer tous les MSD.
- Tout cas nécessitant un employé à être médicalement enlevé en vertu des exigences d'une norme de santé OSHA
- Enregistrer tous les cas de transmission de la tuberculose.
Alors, qu'est-ce que le journal OSHA 300?
Le registre OSHA 300 est un formulaire utilisé par tous les employeurs, selon le cas, pour tenir un registre résumant les blessures et les maladies des employés. Le document doit être situé dans un endroit visible pour tous les employés et où les affaires ou les opérations sont menées. Le formulaire comporte trois sections principales: identification, description et classification.
La première partie contient le nom, le numéro de dossier et le titre du poste, la deuxième colonne fournit une description de l'endroit où l'incident s'est produit, la date et le lieu de la blessure, tandis que la troisième contient des informations sur le type de blessure. combien de jours le travail sera restreint.
Conseils lors de la maintenance du journal
Il est important de maintenir le journal avec exactitude et rempli d'informations en temps opportun. Suivez ces conseils lorsque vous remplissez votre journal:
- Le journal doit être maintenu en fonction des années civiles et non fiscales.
- L'information doit être affichée dans les sept jours après qu'un cas enregistrable a eu lieu.
- Gardez et maintenez OSHA 300 journaux pour cinq ans. Supprimez ou ajoutez des cas si nécessaire pour maintenir les informations à jour.
Les employeurs doivent tenir des registres de blessures et de maladies pour chaque établissement.
Lorsque les employés ne se présentent pas au travail au même endroit chaque jour, les dossiers doivent être conservés à l'endroit d'où ils sont payés ou à la base d'où ils travaillent.
- Les formulaires doivent être affichés et conservés par tous les employeurs même si aucune blessure ou maladie enregistrable n'est survenue au cours de l'année civile
- Des formulaires équivalents fournis par l'agence d'assurance doivent être utilisés, mais ils doivent conserver les mêmes informations que celles requises par le registre OSHA 300.
Quelles sont les formes requises en plus du journal OSHA 300?
Les formulaires suivants doivent être remplis et conservés dans le cadre du processus de consignation OSHA 300:
- OSHA Form 300 Journal des accidents et des maladies liés au travail .
- OSHA Formulaire 300A Résumé des blessures et des maladies liées au travail, et
- le Rapport d'incident de blessure et de maladie (formulaire 301 de l'OSHA).
Avantages de la tenue de dossiers
Ces enregistrements seront bénéfiques pour toutes les activités de construction car ils peuvent être utilisés aux fins suivantes:
- Les évaluations de la sécurité au travail peuvent être analysées pour déterminer les problèmes de sécurité
- Le résumé des événements peut être utilisé pour identifier et prévenir les dangers répétés
- Utilise l'information de l'année précédente pour cibler et améliorer les mesures de sécurité autour de certaines activités qui ont fait partie des incidents au cours des années précédentes
- Le journal OSHA 300 peut être utilisé pour vérifier les enregistrements pendant les enquêtes ou les réclamations en cours.
Quand dois-je publier le journal récapitulatif?
Le formulaire 300 A de l'OSHA doit être affiché chaque année au plus tard le 1er février de l'année suivante, résumant toutes les blessures de l'année précédente. Le journal doit être visible du 1er février au 30 avril.
Cependant, il est important de comprendre que si un employé demande une copie de son rapport de blessure, l'employeur est tenu de lui fournir une copie du registre OSHA 300 avant la fin des affaires le jour suivant la demande. Le journal doit également être signé par un dirigeant de l'entreprise ou un représentant autorisé indiquant que l'information est vraie et exacte.
Citation et pénalités pour ne pas tenir votre journal OSHA 300
Lors d'une inspection de l'OSHA, le journal de 300 sera normalement le premier document qu'on vous demandera de fournir. C'est une obligation de présenter et de maintenir ce journal. Sinon, vous pouvez recevoir une amende pouvant aller jusqu'à 8 000 $ pour chaque année de violation. Les entreprises et les industries de la construction peuvent faire face à des pénalités de 1000 $ pour chaque année où ils ne parviennent pas à maintenir le formulaire OSHA 300. Il y a aussi la probabilité qu'une citation séparée puisse être émise pour chaque formulaire OSHA 301 non rempli complètement ou incorrectement.
Liste des erreurs courantes lors du classement du journal OSHA 300
Soyez prudent lorsque vous faites les annotations sur le journal et essayez d'éviter ces problèmes courants:
- Les employeurs pourraient déformer ce qu'est un événement enregistrable OSHA
- Penser que le travail léger n'est pas une restriction de travail
- Ignorer la déclaration de l'employé n'est pas exacte ou ne peut pas être utilisée comme référence
- Les employeurs ne signalent pas la blessure parce que l'employé touché ne l'a pas signalé à temps ou immédiatement
- Le traitement médical est enregistrable à moins qu'il ne relève d'une exception dans la réglementation, dont les premiers soins
- Oublier de garder trace de la journée perdue lors d'événements à long terme
Qui est exempt de maintenir le formulaire?
Dans la première section de notre article, nous avons expliqué que toutes les entreprises ne sont pas tenues de conserver le formulaire OSHA 300. Certains employeurs sont exemptés de l'exigence fédérale, y compris l'affichage 300 A. La liste des industries exemptées peut être consultée sur le site Web de l'OSHA. N'oubliez pas que le Bureau of Labor Statistics peut toujours sélectionner des employeurs exemptés de participer à une enquête statistique annuelle, et vous devez visiter le site Web de l'OSHA pour les derniers règlements et exigences relatives à la ligne directrice de déclaration et de tenue de dossiers.
Tous les formulaires peuvent être obtenus sur le site Web de l'OSHA ainsi que des informations sur les derniers règlements.