Information sur la paye et les avantages sociaux pour les employés licenciés
1. Embaucher un avocat de l'emploi
D'abord, embaucher un avocat de l'emploi pour vous aider à faire face aux aspects juridiques et expliquer les lois pertinentes dans votre état. Votre avocat peut vous aider à revoir les politiques de vos employés et à rédiger des documents, comme la lettre «motif de résiliation» décrite ci-dessous.
2. Lisez le document sur les politiques de vos employés
Si vous avez un manuel de l'employé ou un manuel de politiques que tous les employés reçoivent, consultez ce document. Assurez-vous de suivre vos politiques écrites dans les rubriques relatives à la paye et aux avantages énumérées ci-dessous.
3. Vérification de la notification de résiliation / motif de résiliation
Dans la plupart des cas, à moins que vous n'ayez une période de notification spécifique dans vos politiques d'employé, vous n'avez pas besoin de donner à un employé un avis de résiliation ou de licenciement. Les lois du travail fédérales n'incluent aucune exigence de notification de résiliation ou que vous indiquez la raison de la résiliation. Toutefois, si la cessation d'emploi fait partie d'une fermeture d'usine ou d'une mise à pied massive, vous devrez peut-être donner un préavis précis conformément à la Loi sur les préavis d'adaptation et de recyclage des travailleurs WARN, une loi fédérale.
Certains États exigent que vous fournissiez une notification préalable de la résiliation et certains incluent l'exigence que vous donniez une raison écrite pour la résiliation. Vérifiez auprès du département du travail de votre état ou du département de l'emploi.
4. Payer pour le temps payé inutilisé
Beaucoup d'entreprises paient des employés pour leurs congés, sous la forme de congés payés, d'indemnités de vacances et d'indemnités de maladie.
Parfois, ces paiements (autres que les congés payés) sont regroupés dans un montant annuel de congé payé (PTO). Les employés qui ont des congés payés inutilisés (paye de vacances ou temps de maladie ou prise de force générale) doivent être payés pour cette période, à moins que vous ayez une politique d'entreprise qui limite le montant du paiement pour ce temps inutilisé.
Il n'y a aucune loi fédérale qui exige le paiement pour le PTO non utilisé, mais votre état peut avoir des lois qui exigent ce paiement; ces lois de l'État remplaceraient votre politique d'entreprise.
5. Décidez de l'indemnité de départ
L'indemnité de départ est un montant versé à un employé qui est licencié. Le montant de l'indemnité de départ est souvent déterminé par le service de l'employé; Une semaine de salaire pour moins de 5 ans, 2 semaines pour 5 à 10 ans, etc. À moins qu'un employé n'ait reçu un contrat de travail qui spécifie le paiement de l'indemnité de départ, il n'existe aucune loi fédérale exigeant que votre entreprise verse une indemnité de départ.
Si vous décidez de donner une indemnité de départ aux employés licenciés, assurez-vous de ne pas faire de discrimination en faveur des employés hautement rémunérés. C'est aussi une bonne idée d'obtenir un formulaire de décharge signé par l'employé pour vous protéger contre toute réclamation future. Votre avocat peut vous aider avec cette partie du processus de résiliation.
6. Couper la dernière paie de l'employé
La loi fédérale n'exige pas que vous donniez immédiatement un chèque de paie final aux employés licenciés. Certains États exigent que vous donniez le chèque de paie final immédiatement, certains le jour de paie prévu suivant. Dans certains États, le moment de la dernière paie dépend de la raison de la résiliation (abandon ou licenciement). Cet article répertorie les exigences actuelles de la loi de l'État pour la distribution d'un chèque de paie final.
7. Donner des renseignements sur le régime de retraite et les prestations du régime de soins de santé
Si l'employé licencié est dans un régime de retraite parrainé par votre entreprise, vous devrez fournir des informations sur la façon dont la personne a un avantage acquis et comment la personne peut faire face à des prestations dans le plan. Si le régime est un 401 (k) ou un autre régime de retraite spécifique, votre travail en tant qu'employeur est de donner de l'information à l'employé afin qu'il ou elle puisse communiquer avec l'administrateur du régime pour discuter des options.
La plupart des régimes d'assurance-maladie financés par l'employeur prennent fin lorsque l'employé est licencié. En vertu de la loi fédérale, vous devez parler avec ces employés licenciés de leurs options pour la poursuite de la couverture pour une période de temps. Vous devez inclure l'option pour l'employé de s'inscrire à la couverture COBRA , que l'employé paie. Les employés licenciés peuvent également être admissibles à un plan sur le système Affordable Care Act (Obamacare).
Quelques autres considérations:
Prestations de chômage: Selon le motif de la cessation d'emploi, un employé licencié peut être admissible aux prestations de chômage. Vous n'avez pas à payer ces prestations directement, mais la réclamation va à l'encontre de votre compte d'assurance-chômage . Tout employé licencié peut déposer une demande de prestations de chômage, mais vous avez le droit de se défendre contre la demande et de présenter des preuves que l'employé n'est pas admissible à ces prestations. C'est une autre fois que l'aide de votre avocat du travail sera importante.
Résiliation après la Loi sur le congé familial pour raison médicale: Si un employé quitte son emploi ou est licencié directement après un congé en raison des dispositions de la Loi sur le congé pour frais médicaux de famille (FMLA), certaines circonstances particulières s'appliquent. Le guide FMLA du ministère du Travail vous donne des informations sur la rémunération et les avantages dans ce cas.