Qu'est-ce qu'une exemption de retenue?
Retenue est un terme général pour les montants prélevés sur les salaires des employés pour les impôts sur le revenu fédéral et étatique, et pour les impôts FICA (Sécurité sociale et Medicare).
Certains employés peuvent ne pas être tenus de retenir l'impôt fédéral sur leur salaire si leur revenu est inférieur à un certain niveau. L' IRS permet aux employés de demander une exemption de retenue à la source dans une année donnée si les deux situations suivantes s'appliquent:
- Au cours de l'année précédente, ils avaient droit à un remboursement de l'impôt fédéral sur le revenu retenu parce qu'ils n'avaient aucun impôt à payer, et
- Pour l'année en cours, ils s'attendent à un remboursement de tous les impôts fédéraux retenus parce qu'ils s'attendent à ne pas avoir d'impôt à payer.
Certains types d'employés peuvent être exemptés: les étudiants, les travailleurs à temps partiel, les personnes de plus de 65 ans et les employés aveugles.
Comme vous pouvez le voir, une exemption de retenue n'est valable que pour une année. Il doit être réclamé chaque année, et il doit être réclamé avant le 15 février. Après le 15 février, vous ne pouvez pas accepter une demande de dispense de retenue. L'employé devra attendre l'année suivante pour réclamer l'exemption.
Comment puis-je savoir si un employé est exempté de la retenue d'impôt?
La principale chose à retenir dans cette situation est que vous ne pouvez changer de retenue en fonction de la documentation que l'employé vous donne.
Jusqu'à ce que l'employé vous donne le formulaire ou les formulaires corrects, vous devez continuer à retenir les impôts fédéraux, provinciaux et locaux sur la base des formulaires les plus récents remplis par l'employé. Vous ne pouvez pas prendre la parole de l'employé sur la demande d'exemption.
Pour demander une exemption de retenue, l'employé doit remplir un nouveau formulaire W-4 au plus tard le 15 février de chaque année pour changer de retenue d'impôt.
Le formulaire W-4 comprend des renseignements sur l'état matrimonial de l'employé et le nombre de prestations demandées, afin de calculer la retenue d'impôt.
Si l'employé demande une exemption, voici à quoi doit ressembler le formulaire W-4:
- Ligne 5 - Nombre total de quotas - sera vide
- Ligne 6 - Montant additionnel à retenir - sera vide
- Ligne 7 - La demande d'exemption - affichera le mot «Exempt».
Que dois-je savoir d'autre au sujet des demandes d'exemption de retenue?
Une demande d'exemption de retenue ne dispense pas l'employé de payer sa part des taxes FICA, y compris la taxe Medicare supplémentaire . Toutes les taxes FICA doivent être payées à la fois par vous en tant qu'employeur et par l'employé. La retenue d'employé pour la sécurité sociale s'arrête au maximum de la sécurité sociale , mais votre contribution à la sécurité sociale en tant qu'employeur continue pour tout salaire.
La demande d'exemption de l'impôt sur le revenu fédéral n'a rien à voir avec l' impôt sur le revenu de l'employé et la retenue d'impôt local. L'employé devra vérifier auprès des organismes fiscaux nationaux et locaux pour savoir comment cette exemption fonctionne dans ces juridictions. Comme indiqué ci-dessus, jusqu'à ce que l'employé vous donne les documents signés pour la demande d'exonération d'impôt d'état ou local, vous devez continuer à retenir ces taxes.
Si l'employé veut demander une exonération de retenue, mais qu'il a déjà reçu une retenue d'impôt sur sa rémunération au cours de l'année, vous ne pouvez pas lui rembourser cet argent. Au moment des impôts, vous informerez l'employé de la retenue sur le formulaire W -2 pour l'année. L'employé peut alors réclamer la retenue. Par exemple, Carlton vient à vous en Février et dit qu'il veut demander une exemption de retenue à la source pour cette année. Il remplit un nouveau formulaire W-4, mais vous avez déjà retenu 276 $ de son salaire en janvier. Il devra attendre pour produire sa déclaration de revenus et réclamer les 276 $.
Ne présumez pas qu'un étudiant, un travailleur à temps partiel ou un travailleur saisonnier sera exempté de la retenue. Tous les employés doivent remplir un formulaire W-4 à la location, et ce formulaire est ce que l'employé doit utiliser pour demander une exemption.
Puis-je aider les employés à déterminer s'ils sont exemptés de la retenue d'impôt?
Votre avocat vous dira de ne pas aider les employés à remplir les formulaires.
Mais si un employé vous demande, vous pouvez lui donner des informations pour l'aider à prendre la décision lui-même. IRS Publication 505 a un organigramme qui pourrait aider l'employé à décider de demander une exemption de retenue.
Que faire si la demande d'exemption d'un employé est fausse ou fausse?
Si vous pensez que l'exemption de retenue W-4 d'un employé est incorrecte, vous ne pouvez pas la modifier, mais vous pouvez informer l'employé que l'exemption peut être contestée par l'IRS. Peu importe ce que l'employé prétend, vous devez utiliser uniquement le formulaire W-4 signé pour retenir le salaire de l'employé.
Vous n'avez pas besoin de retourner les formulaires W-4 à l'IRS, mais ils peuvent examiner la demande d'exemption d'un employé et ils peuvent vous demander de soumettre le formulaire W-4 d'un employé. Dans certains cas, si l'IRS estime que la demande d'exemption n'est pas valide, il peut envoyer une «lettre de verrouillage» à votre entreprise, avec une copie pour l'employé. Une lettre de verrouillage verrouille la retenue d'impôt de l'employé sur la base de l'examen de l'IRS.
Cette lettre précise le nombre maximal de retenues à la source permises pour l'employé. Une fois que vous recevez cette lettre de verrouillage, vous devez commencer à utiliser cette information pour retenir l'impôt fédéral sur le revenu de la paie de l'employé, en vigueur à la date fixée par l'IRS. Vous ne pouvez pas modifier le montant de retenue jusqu'à ce que vous receviez la permission de l'IRS; vous ne pouvez pas accepter un nouveau W-4 de l'employé pour modifier le montant de la retenue.
Si vous ne changez pas la retenue d'impôt de l'employé en fonction de la retenue dans la lettre de blocage, votre entreprise est tenue de payer le montant d'impôt supplémentaire qui aurait dû être retenu. (Voir cet article de conformité IRS retenue pour plus d'informations.)