Des mesures pour contrôler les coûts et protéger les résultats de votre entreprise
Si vous êtes un employeur qui a des employés qui engagent des dépenses dans le processus de faire des affaires, un excellent moyen de surveiller ces dépenses et de contrôler les coûts est avec les cartes de crédit d'entreprise pour les employés. Utilisées correctement, les cartes de crédit d'entreprise peuvent vous aider à atteindre plusieurs de vos objectifs d'affaires. Malheureusement, ils peuvent aussi s'avérer être la perte de vous et vos employés comme ils ouvrent la voie à la chute libre des entreprises, ou au moins quelques échelons dans l'échelle.
Qu'est-ce qu'une carte de crédit d'entreprise?
Les cartes de crédit d'entreprise sont un ensemble d'arrangements séparés et distincts du crédit aux particuliers et aux petites entreprises. Une entreprise peut fournir à ses employés des cartes de crédit d'entreprise pour les frais professionnels approuvés, généralement de nature voyage. Une carte de crédit d'entreprise est normalement émise au nom de l'entreprise et avec le nom de l'employé. Contrairement aux cartes de crédit personnelles et aux petites entreprises, les cartes de crédit professionnelles sont émises par seulement quelques organisations. Ils sont également émis directement entre l'entreprise et l'émetteur.
Connaître les règles
Peu importe d'où vient une carte de crédit d'entreprise, il devrait être accepté avec une compréhension complète de la façon dont cela fonctionne. Cela vaut non seulement pour la personne qui utilise la carte, mais aussi pour l'entreprise. Cela évite beaucoup de malentendus qui peuvent coûter tout le monde. Premier parmi ceux qui est responsable du paiement.
Certaines cartes contiennent la disposition selon laquelle, même s'il s'agit d'une carte de crédit d'entreprise, l'employé est responsable de s'assurer que le paiement est effectué. Pour les autres, l'entreprise pour laquelle un employé travaille est responsable du paiement.
Mettre les règles en action
L'un des principaux avantages de l' utilisation des cartes de crédit professionnelles est le fait qu'elles permettent aux employeurs de surveiller de plus près les dépenses de leurs employés, surtout lorsqu'ils sont en déplacement.
Toute entreprise qui émet une carte de crédit professionnelle doit s'assurer que ses politiques concernant les procédures, les limites de dépenses et les restrictions sont comprises et respectées par les employés. Par exemple, certains coûts tels que les billets d'avion et les locations de voiture peuvent être placés sur la carte de crédit , tandis que ceux tels que les frais de carburant et de péage doivent provenir de la poche de l'employé.
Les employés doivent également comprendre que même lorsque des frais de nature spécifique sont approuvés, des limites peuvent leur être imposées. Des règles comme celle-ci peuvent être appliquées à large brosse ou selon certaines catégories de commerçants. Par exemple, une entreprise peut approuver une certaine limite de dépenses pour les repas, surtout lorsque les clients sont divertis, mais si le même représentant décide d'envoyer des fleurs à un client, cela pourrait ne pas être autorisé. Des restrictions antérieures sur les dépenses pour une carte peuvent limiter ce type de dépenses.
Éviter les pièges
Chaque fois qu'une carte de crédit d'entreprise est émise, l'employé doit comprendre comment cette carte peut être utilisée. Certaines entreprises offrent même des cours de formation sur l'utilisation des cartes de crédit d'entreprise afin que les informations de base sur leur utilisation soient communes à tous et personne ne peut dire qu'ils n'étaient pas au courant des règles d'émission.
Le principal danger des cartes de crédit d'entreprise est lorsque les employés mélangent l'utilisation personnelle et professionnelle . Évidemment, à aucun moment, une dépense personnelle ne devrait être imputée à une carte de crédit d'entreprise. Heureusement, avec les bons contrôles sur cette carte, ces types de problèmes de dépenses peuvent être contrôlés et éliminés. Dans la plupart des cas, ces problèmes surviennent lorsqu'un employé veut éviter les tracas de faire deux transactions différentes en même temps, en pensant «Je peux rembourser l'entreprise plus tard». D'autre part, dans de nombreux cas, ce calcul n'a jamais lieu, et il met l'employé sur une trajectoire de collision avec la direction de l'entreprise.
Une application libérale du sens commun
S'il y a un avantage à l' utilisation des cartes de crédit d'entreprise , c'est la capacité des entreprises de tenir leurs employés au courant qu'ils sont surveillés.
Cela ne devrait cependant pas être un sujet de préoccupation. Il devrait avertir les employés que leurs dépenses au nom de l'entreprise sont importantes et qu'ils devraient faire preuve de bon sens dans la façon dont ils dépensent les coffres de l'entreprise. Tout le reste n'affecte que négativement la rentabilité d'une entreprise, ce qui affecte également les employés.