Conseils pratiques de logiciel de comptabilité pour la pratique des avocats
Les bonnes pratiques comptables sont l'une des tâches administratives les plus importantes auxquelles les avocats sont confrontés dans la gestion de leurs pratiques juridiques. Que vous soyez un praticien exerçant seul, un petit avocat ou un associé dans une grande entreprise, vous avez les mêmes responsabilités comptables que tous les autres avocats. Bien que la complexité de vos tâches de comptabilité et de tenue de livres puisse changer avec la taille de votre pratique, les principes comptables de base demeureront les mêmes.
En fait, vous devrez suivre les règles et règlements de votre état concernant la comptabilité des fonds des clients. Puisque ces règles varient d'un état à l'autre, vous devez vous assurer de vous familiariser avec les règlements de votre état dans ce domaine. Toutefois, si vous ou votre cabinet d'avocats utilise QuickBooks dans votre pratique, le conseil suivant peut vous aider à faire le suivi des paiements anticipés ou des acomptes que vous recevez de vos clients.
Comment configurer le compte Client Retainer
Certains États peuvent autoriser la comptabilisation séparée des honoraires de clients dans les registres comptables, mais pour que les fonds soient déposés dans le compte bancaire d'exploitation du cabinet d'avocats. D'autres États exigent l'utilisation de comptes en fiducie, où les retenues des clients sont non seulement comptabilisées séparément, mais conservées dans un compte bancaire distinct du compte d'exploitation de votre entreprise utilisé pour les dépenses courantes de l'entreprise. Certains avocats ont établi les règles de l'American Bar Association.
Les étapes suivantes peuvent être utilisées lorsque vos clients paient des frais à l'avance, et lorsque votre état vous permet de déposer les fonds dans le compte courant de votre cabinet d'avocats.
- Allez dans le menu Liste .
- Sélectionnez le plan comptable .
- Cliquez sur le bouton Compte .
- Sélectionnez Nouveau .
- Sélectionnez d' autres types de compte .
- Sélectionnez Autre responsabilité à court terme .
- Cliquez sur Continuer .
- La fenêtre Ajouter un nouveau compte s'affichera.
- Dans le champ Nom du compte , entrez Client Retainers .
- Cliquez sur Enregistrer et fermer pour terminer le processus.
Étant donné que les retenues ne sont pas gagnées, vous enregistrerez un passif pour ces avances; vous ne devriez pas l'enregistrer comme revenu lorsque vous obtenez une provision. La provision sera reconnue comme un revenu lorsque les honoraires sont gagnés lorsque votre client reçoit des services juridiques.
Comment appliquer un rétention à une facture
Lorsque vous avez fourni des services juridiques à votre client, vous pouvez créer une facture et appliquer le montant de la provision à la facture. La provision sera alors soustraite du montant que le client vous doit, et la provision sera retirée du compte de passif et comptabilisée comme revenu à ce moment-là.
- Allez à la page d'accueil .
- Cliquez sur l'icône Créer des factures .
- Sélectionnez la facture personnalisée de votre cabinet d'avocats dans la liste.
- Cliquez sur la flèche déroulante Customer: Job et sélectionnez un client dans la liste.
- Cliquez sur la première ligne de la colonne Article .
- Cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez un élément.
- Entrez les informations de facturation.
- À la fin des postes de facture, entrez l' article Retenue (Note: utilisez une Quantité de -1 et un Taux égal au montant de la provision que vous appliquez à la facture.)
- Cliquez sur Enregistrer et fermer pour créer la facture.
Conseils pratiques
Comme mentionné, les cabinets d'avocats sont soumis à des exigences comptables strictes pour les fonds des clients. Ces exigences varient d'un État à l'autre. Alors que tous les états exigent des avocats d'utiliser des comptes en fiducie pour détenir des fonds de clients dans certaines circonstances, vous devrez vous familiariser avec les exigences spécifiques de votre état. Il se peut que vous deviez détenir vos acomptes provisionnels dans le compte en fiducie de votre entreprise, ou vous pourriez être tenu de déclarer séparément les acomptes provisionnels dans les registres comptables de votre entreprise. La différence est qu'avec les comptes en fidéicommis, vous devez mettre en place une conduite éthique distincte pour gérer les fonds des clients. Le non-respect de ces règles et pratiques pourrait entraîner des sanctions administratives, civiles ou pénales.