De toute façon, lorsque cela se produit, vous devez apporter des modifications à votre transaction d'origine après avoir été enregistré, et vous pouvez le faire facilement dans le logiciel de comptabilité QuickBooks en faisant une entrée de journal.
Vous pouvez effectuer des écritures dans QuickBooks pour ajuster ou corriger des transactions et des écritures comptables qui ne peuvent pas être effectuées autrement, comme des ajustements de profits ou pertes.
Le processus d'écriture au journal est assez simple, mais vous ne pouvez créer une écriture que pour un client ou un fournisseur à la fois. Si vous souhaitez corriger plusieurs soldes de clients ou de fournisseurs de cette manière, vous devrez poster des entrées séparées. À l'heure actuelle, QuickBooks n'a pas lancé d'option d'entrée groupée, bien que QuickBooks 2017 propose certaines options de saisie de données qui permettent de gagner du temps.
Qu'est-ce qu'une entrée de journal?
Une écriture de journal générale est une transaction comptable qui est entrée ou publiée directement dans le grand livre général . Le grand livre général d'une société constitue son principal groupe de comptes utilisé pour enregistrer les transactions au bilan et au compte de résultat.
Par exemple, vous avez peut-être entré accidentellement la facture mensuelle de services publics de 100 $ dans le compte de frais d' assurance de votre entreprise. Vous pouvez comptabiliser une entrée au journal d'ajustement pour réduire ou créditer le compte de frais d'assurance de 100 $ et l'augmenter, ou débiter le compte de frais d'utilité de 100 $ pour corriger votre erreur.
Tous vos comptes seraient alors dans le bon ordre, et vous n'auriez pas à modifier le montant dû par votre fournisseur parce que cette partie de la transaction a été enregistrée correctement.
Entrées de journal pour les activités de fin d'année
Votre comptable public agréé ou comptable pourrait vouloir faire des écritures de journal pour compléter les activités de fin d'année, comme l'affichage des ajustements fiscaux à vos livres, l'enregistrement des dépenses d'amortissement ou le reclassement des revenus et des dépenses.
Votre professionnel de la comptabilité peut vous fournir des informations spécifiques si vous souhaitez publier les écritures de journal vous-même à la fin de l'année, ainsi que des explications sur les raisons pour lesquelles les entrées étaient nécessaires pour votre situation particulière.
Comment faire des entrées de journal général dans QuickBooks
Vous pouvez créer des entrées de journal générales dans QuickBooks en suivant ces instructions pas à pas:
- Allez à Société > Créer des entrées de journal générales à partir du menu en haut de l'écran.
- Modifiez le champ Date , si nécessaire, dans la fenêtre Make General Journal Entries. QuickBooks par défaut à la date actuelle, donc si vous souhaitez publier une entrée pour un mois ou une année précédente, assurez-vous de le modifier afin que votre entrée soit enregistrée dans la période financière appropriée.
- Entrez un numéro pour votre écriture dans le champ N ° d'entrée. QuickBooks numérotera automatiquement les entrées de journal suivantes de manière séquentielle.
- Entrez le numéro de compte du grand livre général dans la colonne Compte. Vous pouvez également sélectionner le premier compte à partir d'un menu déroulant dans la colonne Compte.
- Entrez le montant débiteur ou créditeur du compte que vous avez sélectionné dans les colonnes Débit ou Crédit. Les débits et crédits doivent être égaux pour que l'entrée soit équilibrée et permettre à QuickBooks de publier l'entrée.
- Entrez un mémo descriptif dans la colonne Mémo. Il sera affiché sur les rapports qui incluent cette entrée de journal. Cette étape est facultative, mais elle est recommandée afin que vous vous souveniez plus tard pourquoi l'entrée a été faite.
- Répétez les étapes 4 à 6 jusqu'à ce que les entrées se compensent complètement et que la transaction atteigne un solde nul. Votre total dans la colonne Débit doit être égal au total dans la colonne Crédit, et l'écriture au journal sera alors correctement équilibrée.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer pour enregistrer l'écriture et fermer la fenêtre, ou cliquez sur Enregistrer et nouveau pour enregistrer l'écriture et ouvrir une nouvelle fenêtre.
Vous pouvez faire les entrées de journal les plus générales dans QuickBooks en utilisant ces étapes, mais si vous voulez faire des écritures qui affectent le compte client d' un client particulier ou les comptes créditeurs d'un fournisseur, vous devez placer le client ou le vendeur sur la première ligne du entrée.