Être flexible
Ne vous enfermez pas dans des dates précises. Soyez prêt à déplacer les arrivées et / ou les départs à des jours ou des périodes d'occupation plus bas pour produire un meilleur taux.
Faire votre recherche
Si un autre grand événement doit se produire au cours de vos dates, l'inventaire des chambres sera probablement faible et les tarifs à prime.
Penser à l'avance
Commencez les pourparlers de contrat aussi longtemps à l'avance que vous le pouvez. C'est un marché de planificateur (pour l'instant) et les hôtels sont désireux de verrouiller dans les affaires futures. Mais, gardez un œil sur les prévisions d'hôtel. À mesure que les niveaux d'activité se stabilisent et grimpent, les tarifs des chambres vont augmenter. De plus, assurez-vous d'avoir la souplesse nécessaire pour ajuster les contrats à long terme afin de tenir compte des nouvelles tendances en matière de fréquentation et de réservation.
Ou vivre dans le moment
Les réservations à court terme peuvent également générer des économies importantes. Dans cette économie, certains hôtels offrent des rabais aux planificateurs disposés à accueillir des événements dans un délai serré.
Rendre facile
Soyez clair sur votre valeur et ce que vous voulez en retour. Fournissez une DP détaillée (demande de proposition) en indiquant ce dont vous avez besoin (hébergement, espace de réunion et fourchette de prix), ce que vous souhaitez (concessions) et ce que votre calendrier est pour une réponse.
Faites-leur savoir qui vous êtes
Ne supposez pas que les hôtels le savent. Fournissez des détails sur votre entreprise et vos participants pour montrer pourquoi vous (et ils) en valent la peine, en particulier les données d'hébergement et de dépenses des années précédentes.
La constance compte
Été un client fidèle pendant des années? N'ayez pas peur de rappeler aux hôtels votre dévouement actuel (et futur).
Mais, ne laissez pas cette dévotion vous empêcher de magasiner pour vous assurer que vous obtenez le meilleur prix pour votre argent.
Rechercher des concessions
L'hôtel ne va pas bouger sur le taux? Peut-être qu'ils peuvent aider d'autres façons. Demandez des avantages tels que des surclassements de chambres, des frais de villégiature réduits, une salle de sport gratuite ou un accès Wi-Fi ou même des réceptions gratuites. Vous ne saurez pas ce que vous pourriez obtenir si vous ne demandez jamais. Méfiez-vous, cependant, de demander plus que ce qui est logique pour la taille de votre groupe et ne laissez pas les disputes de concession entraver une relation par ailleurs bonne.
Faites attention à la copie fine
Clauses d'attrition, frais de pénalité, politiques de résiliation ou d'annulation - assurez-vous de lire attentivement les petits caractères. Les amendes peuvent-elles être levées, reportées ou négociées? Les chambres peuvent-elles être revendues sans pénalité?
Etre pro-actif
Demandez le droit à un audit afin que vous puissiez vérifier la liste des invités de l'hôtel par rapport à votre liste de participants. Pouvez-vous obtenir des crédits pour les inscriptions tardives, les départs anticipés ou les participants qui réservent en dehors du bloc? Il pourrait même être possible de recevoir un crédit pour les congressistes qui sont "promenés" vers d'autres hôtels (lorsque les clients sont envoyés à d'autres propriétés en raison de la vente excessive par l'hôtel hôte) ou pour les non-présentations.