Questions relatives à la paie et à l'impôt sur l'emploi
Il n'y a pas de lois contre le népotisme (l'embauche de membres de la famille) dans une entreprise privée, mais les lois existent pour empêcher le népotisme dans les positions gouvernementales. Avoir des membres de la famille qui travaillent dans votre entreprise présente des situations fiscales et d' emploi uniques .
Embaucher des membres de la famille - Une règle générale à retenir
Il est préférable de se souvenir d'une règle lorsque vous employez votre conjoint, votre enfant, votre parent ou d'autres membres de la famille: Traitez le membre de la famille comme tout autre employé.
Dans certains cas, les enfants doivent être traités différemment, mais pour les adultes, tout ce que vous faites pour les autres employés et tous les impôts sur le travail que vous payez pour les autres employés et tous les avantages que vous accordez aux autres employés devraient être les mêmes.
Les impôts sur l'emploi comprennent:
- Impôts fédéraux et étatiques sur le revenu
- Les impôts FICA (impôts sur la sécurité sociale et Medicare), et
- Impôts fédéraux sur le chômage (FUTA)
Enfants à la solde : Lois sur le travail des enfants
Avant d'embaucher votre enfant (ou n'importe quel enfant) pour travailler dans votre entreprise), passez en revue les lois fédérales et nationales sur le travail des enfants . Les lois fédérales et étatiques peuvent être différentes, et la loi la plus stricte est le contrôle, alors assurez-vous de regarder les deux. Les lois fédérales sur le travail des enfants limitent les heures de travail, les heures de la journée et les types de travail que les enfants peuvent effectuer à différents âges. Par exemple, les enfants de moins de 18 ans ne sont pas autorisés à utiliser du matériel dangereux, et les enfants de moins de 14 ans ne sont pas autorisés à travailler dans un type d'entreprise.
En savoir plus sur les lois fédérales sur le travail des enfants " .
Si vous êtes le seul propriétaire de votre entreprise et que votre entreprise n'est pas une entreprise, vous avez moins de limitations: vos enfants ne peuvent toujours pas effectuer de travaux dangereux, mais ils ne sont pas limités aux heures ou aux jours de travail.
Les lois de l'État pour embaucher des enfants peuvent être différentes, alors vérifiez auprès de la division de l'emploi de votre état, ou utilisez cette carte des salaires et des heures pour trouver des informations sur les lois sur le travail des enfants dans votre état
Embaucher et payer des enfants
Avant que vos propres enfants travaillent dans votre entreprise, vérifiez les différents types de taxes sur la masse salariale pour voir si vous devez les retenir et les payer. Les charges sociales pour vos enfants en tant que travailleurs dépendent de votre type d'entreprise. Selon l'IRS:
- Si votre entreprise est une société, même si vous contrôlez la société, tout l'argent que vous payez à votre enfant est assujetti aux charges sociales.
- Si votre entreprise est une société de personnes, tout l'argent versé à vos enfants est assujetti aux charges sociales à moins que «chaque partenaire soit un parent de l'enfant». (Cela semble vouloir dire que si un partenaire n'est pas le parent d'un enfant travaillant dans l'entreprise, le salaire de l'enfant est assujetti aux charges sociales.)
Certaines choses que vous devez savoir sur le paiement de vos enfants pour travailler dans votre entreprise et les taxes d'emploi pour les enfants:
- Vous n'avez pas à payer FUTA (impôt fédéral sur le chômage) sur les salaires de vos enfants
- Si l'entreprise est détenue à 100% par une famille et qu'il ne s'agit pas d'une société ou d'un partenariat, aucune taxe FICA (Sécurité sociale et Medicare) ne doit être payée par les enfants ou l'entreprise sur le salaire de l'enfant.
- Demandez à chaque enfant de remplir tous les nouveaux formulaires d'embauche , y compris un formulaire W-4 pour retenir les impôts sur le revenu. Si votre enfant gagne moins de 800 $ par année, l'enfant peut être exonéré d'impôt et aucune retenue n'est requise. Voir cet article sur la façon de remplir le formulaire W-4 pour plus de renseignements sur la retenue et l'exemption de la retenue.
- Vous devez retenir les impôts sur le revenu des enfants. Ils peuvent le récupérer si leur revenu total n'est pas important, mais vous devez toujours retenir.
En savoir plus sur la façon de payer vos enfants pour travailler dans votre entreprise.
Pour tous les employés de la famille
Si un membre de la famille travaille pour vous sans rémunération, cette section ne s'applique pas. Pour les membres de la famille qui sont payés par votre entreprise, vous devez:
- Obtenez un formulaire W-4 de chaque membre de la famille au moment de l'embauche et retenez les impôts fédéraux sur le revenu en fonction de l'information sur le formulaire W-4
- Retenez les taxes FICA sur les membres de votre famille et incluez la rémunération des membres de la famille lors du calcul des taxes FICA que votre entreprise doit
- Inclure la rémunération des membres de la famille dans les calculs des impôts sur le chômage et de l'indemnisation des accidents du travail
- Payer des heures supplémentaires aux membres de la famille de la même manière que les autres employés, à une fois et demie le salaire de base et après 40 heures dans une semaine de travail. Cela comprend le paiement des heures supplémentaires aux membres de la famille qui sont exemptés et dont le revenu est inférieur au seuil de paiement des heures supplémentaires.
Si vous payez pour des vacances ou des congés de maladie ou que vous offrez des vacances payées à d'autres employés, vous devez fournir aux membres de la famille le même congé payé. Si un membre de la famille est admissible à d'autres avantages, tels que le régime d'assurance maladie de votre entreprise, vous devez inclure ce membre de la famille dans le groupe. En d'autres termes, les membres de la famille employés par votre entreprise doivent bénéficier de tous les avantages des autres employés.
Embaucher votre conjoint en tant qu'employé
Si votre conjoint travaille pour un salaire dans votre entreprise, vous devez retenir les impôts sur le revenu fédéral et les impôts FICA de salaire. Si vous êtes un travailleur indépendant (pas une société ou une société de personnes), la rémunération de votre conjoint ne doit pas nécessairement être incluse dans vos calculs de l' impôt sur le chômage . Si votre entreprise est une société ou une société de personnes, vous devez inclure la paie de ce conjoint dans les calculs de l'impôt sur le chômage.
Votre conjoint en tant que copropriétaire
Si vous et votre conjoint avez un mot à dire dans l'affaire, aucun de vous n'est un employé, mais vous pouvez être considéré comme copropriétaire aux fins de l' impôt sur le travail indépendant et comme une société de personnes aux fins de l'impôt . Certaines entreprises mari-femme peuvent être considérées comme une coentreprise qualifiée , ce qui permet des rapports plus simplifiés. Le commerce mari-femme est plus compliqué qu'il n'y paraît, alors vérifiez auprès de votre conseiller fiscal avant de démarrer une entreprise mari-femme ou de payer des taxes d'affaires pour une telle entreprise. Cet article de l'IRS sur les entreprises mari-femme peut également être utile.