Choses à inclure lorsque vous rédigez une facture pour vos ventes e-commerce
L'un des documents comptables les plus courants est la facture. Dans la plupart des cas, en particulier lorsque l'acheteur veut demander une déduction, les clients de votre site de commerce électronique auront besoin d'une facture. Cela ajouté au fait que la fiscalité est toujours spécifique au territoire, il est important que la facture de vos ventes e-commerce inclue un certain niveau minimum d'informations.
Lorsque vous concevez une facture pour votre entreprise de commerce électronique , voici quelques éléments à prendre en compte:
01 - Le mot "facture"
- Bon de livraison
- Note de débit
- Courrier Détails
02 - Numéro de série de la facture unique
Comme il s'agit d'un document d'impôt officiel, vous devez suivre une logique d'attribution d'un numéro de série à chaque facture. Dans la forme la plus simple, le numéro de série est juste un nombre supérieur au numéro de série précédent. Dans un système un peu plus complexe, vous pouvez initialiser le numéro de série chaque année financière. Dans les systèmes encore plus complexes, vous voudrez peut-être avoir une numérotation séquentielle alphanumérique. Dans ce système, la lettre peut indiquer le client ou la catégorie de produit spécifique.
03 - Votre nom d'entreprise officiel et vos noms secondaires
Votre facture doit inclure votre nom d'entreprise officiel. S'il existe d'autres noms associés, ceux-ci doivent également être mentionnés. Un exemple pourrait être "Quality Merchants" comme nom de l'entreprise, et "une franchise de XYZ Online Markets" comme un indicateur secondaire.
04 - Informations de contact
Au strict minimum, votre ville et votre pays doivent être mentionnés. En l'absence de cette information, le lieu de taxation ne serait pas clair. Bien sûr, si je recevais une facture mentionnant simplement la ville et le pays, je m'inquiéterais de l'authenticité de l'entreprise de commerce électronique. C'est une bonne idée d'inclure votre adresse postale complète, numéro de téléphone et adresse e-mail.
Des informations de contact supplémentaires pourraient également avoir un sens dans les cas venir. Certaines de ces informations supplémentaires pourraient être:
- Adresse du bureau de la succursale
- Liste séparée des adresses e-mail pour un service différent tel que le service client, la facturation, le support commercial ...
05 - Codes de taxation et autres codes d'enregistrement d'entreprise
Si vous ajoutez des taxes sous la forme de taxe de service, de TVA, de TPS ou d'une autre sorte où le client peut bénéficier d'une compensation, il est nécessaire que vous incluiez vos codes d'enregistrement pour ce type de taxe spécifique. En outre, en fonction de votre emplacement, il peut être nécessaire d'inscrire l'identifiant de votre entreprise sur la facture.
06 - Détails du client
Une facture n'est pas un instrument au porteur. Cela signifie qu'une facture n'est pas la propriété de la personne qui la possède. Au lieu de cela, la facture doit être adressée à une entité spécifique. Donc, vous devez lister l'acheteur. Habituellement, le nom complet officiel est adéquat. Cependant, la plupart des commerçants en ligne préfèrent inclure l'adresse et l'adresse e-mail.
07 - Description de l'article
Le nom, la taille (le cas échéant), le type (le cas échéant), la quantité, le prix unitaire et le prix total doivent être mentionnés pour chaque article acheté par le client.
08 - Ajouts et déductions aux coûts
Les ajouts pourraient inclure, affranchissement, manutention d'expédition, la fiscalité, les cotisations en suspens antérieurs. Les soustractions peuvent inclure des remises, des crédits, des coupons, etc.
09 - Détails et modes de paiement
Il devrait y avoir une mention des différentes méthodes par lesquelles le client peut payer. Il peut inclure des détails sur le nom dans lequel le chèque doit être tiré, ou l'identifiant PayPal auquel le montant doit être versé, ou les coordonnées bancaires. Dans la plupart des e-commerce B2C, la facture est effectivement générée après la réception du paiement. Dans ce cas, les détails du paiement reçu doivent être mentionnés.
10 - Termes et conditions
Les termes et conditions relatifs à la vente doivent être mentionnés. Lorsque les entreprises utilisent des formulaires de facture pré-imprimés, ces termes et conditions ont tendance à être pré-imprimés sur la papeterie elle-même. Les termes et conditions communs incluent des détails sur les remboursements, les retours , les réparations, les garanties et les garanties. En outre, puisque nous parlons de commerce électronique, il pourrait être logique d'inclure votre politique de confidentialité ici.