Les choses à faire et à ne pas faire en utilisant le courrier électronique dans les affaires
Le courrier électronique est devenu si populaire que, dans certains cas, les gens l'utilisent plus souvent que le téléphone. Parce que le mot écrit peut si facilement être mal compris, la compréhension de l'étiquette électronique est essentielle dans l'environnement des affaires.
Malheureusement, beaucoup de gens ne comprennent pas comment utiliser le courrier électronique à leur avantage, et les avantages qu'il peut conférer à une entreprise sont souvent manqués. Les règles d'étiquette d'e-mail professionnelles suivantes peuvent aider vos employés à composer des e-mails efficaces et efficients.
01 - Envoyer seulement des e-mails clairs et concis
02 - Toujours utiliser une ligne de sujet significative
Ne laissez jamais la ligne d'objet d'un email vide. Une ligne d'objet vide peut marquer votre e-mail comme spam, et il n'atteindra jamais sa destination. Les e-mails comportant des lignes d'objet vides sont souvent négligés, en particulier si le destinataire prévu reçoit généralement de nombreux e-mails chaque jour. Utilisez toujours une ligne d'objet qui reflète correctement le contenu de votre e-mail. Cela aidera vos destinataires à trier plus efficacement leurs courriels et favorisera une réponse plus rapide à vos courriels.
03 - Évitez les courriels formatés de façon extravagante
Envoyer des emails dans des formats professionnels. Évitez les polices et les images multicolores pour les arrière-plans. Ces accoutrements peuvent distraire le lecteur ou rendre le message difficile à lire. Toutes les images d'arrière-plan que vous ajoutez peuvent gonfler la taille du fichier de votre e-mail. Cela peut forcer les destinataires avec des connexions lentes à attendre un temps infiniment long pour que votre message soit téléchargé. Toutes les images d'arrière-plan que vous ajoutez peuvent gonfler la taille du fichier de votre e-mail. Cela peut forcer les destinataires avec des connexions lentes à attendre très longtemps que votre message soit téléchargé.
Si votre entreprise insiste pour que vous utilisiez un papier à lettres particulier pour projeter un aspect cohérent, profitez-en. Le logo de l'entreprise et la ligne de signature peuvent projeter une image professionnelle sur vos emails.
04 - Envoyer des réponses en temps opportun
Ne laissez pas les gens attendre des réponses rapides à leur courriel. Répondez rapidement avec un message clair et concis. Si vous avez besoin de plus de temps pour rechercher une réponse ou recueillir plus d'informations, indiquez à l'expéditeur de l'e-mail quand il peut espérer une réponse.
05 - Utiliser les outils de réponse en cas d'absence du bureau
Si vous devez vous absenter du bureau et ne pas être en mesure de lire votre courrier électronique, utilisez l'outil d'absence du bureau du système de messagerie électronique pour répondre automatiquement à toute personne qui tente de vous contacter. Assurez-vous que votre réponse automatique permet aux expéditeurs de savoir quand ils peuvent s'attendre à recevoir une réponse.
06 - Ne pleure pas avec des drapeaux de haute priorité
La plupart des systèmes de messagerie vous permettent de marquer un e-mail comme "Haute priorité" ou "Rush". Ne pas en faire votre drapeau d'email par défaut. Utilisez-le avec parcimonie, sinon vos destinataires ignoreront le drapeau de priorité. Quand vous envoyez enfin un email vraiment important, il n'obtiendra pas l'attention qu'il mérite.
07 - Envisager si "Répondre à tous" est nécessaire
Ne cliquez pas instinctivement sur le bouton "Répondre à tous" pour chaque e-mail contenant plusieurs expéditeurs ou destinataires. Considérez le sujet et décidez qui a besoin de lire votre réponse. Répondre continuellement à tout le monde inutilement vous permettra de gagner rapidement la réputation d'un «spammeur d'affaires», et les gens peuvent commencer à ignorer complètement vos courriels.
08 - Séparer les comptes de messagerie professionnels et personnels
Sauf en cas d'urgence, n'utilisez jamais l'e-mail de votre entreprise pour la correspondance personnelle. Même si vous possédez votre propre entreprise, c'est une bonne idée d'avoir deux comptes de messagerie distincts. Cela vous permettra de hiérarchiser vos courriels et de garder vos messages personnels sans lien avec le réseau d'affaires.
09 - Utiliser les noms de compte de messagerie professionnels
Utilisez votre propre nom dans le cadre d'une adresse e-mail professionnelle. Par exemple james.bucki@example.com ou jbucki@example.com. Évitez les surnoms, les poignées, les surnoms ou les références obscures. Par exemple, n'utilisez pas soccer.mom@example.com ou baseball.nut@example.com.
10 - Email est le meilleur pour cette réponse?
N'utilisez pas le courrier électronique comme seul outil de communication. Tous les messages ne sont pas envoyés par e-mail, et il y aura des moments où un court appel téléphonique ou une brève visite au bureau peut être un moyen plus efficace de transmettre un message. Rencontrer ou parler au téléphone peut introduire un élément humain dans les interactions, et cela peut faire toute la différence lorsque vous essayez d'expliquer quelque chose, ou que vous voulez persuader quelqu'un de prendre une action.
11 - Soyez sensible et accessible
N'utilisez jamais de courriel pour mettre fin à une relation ou à un contrat. Dans la correspondance commerciale professionnelle, incluez toujours une ligne de signature qui fournit des moyens alternatifs pour vous contacter. Par exemple, vous pouvez inclure vos numéros de bureau, de télécopieur et de téléphone mobile, ainsi que votre adresse postale au bureau.
12 - Éviter d'envoyer des pièces jointes massives par courriel
Vous ne savez jamais comment ni où votre destinataire va accéder à son email. Les appareils mobiles peuvent commencer à télécharger le fichier avant de demander à l'utilisateur de confirmer le téléchargement. Cela peut prendre beaucoup de temps et consommer de la bande passante que le destinataire doit payer. Conservez la taille combinée des pièces jointes de moins de 50 Mo.
Si vous devez envoyer un fichier volumineux, contactez d'abord les destinataires et demandez-leur comment ils souhaitent recevoir le fichier. Vous utilisez également un service de transfert de fichiers pour envoyer le fichier.
13 - Réfléchissez avant d'envoyer cet email
Enfin, prenez un moment et considérez ce que vous avez écrit avant d'appuyer sur le bouton "envoyer". Est-ce quelque chose qui ne devrait pas être envoyé dans un email? Est-il de nature personnelle et ne convient pas d'utiliser le système de messagerie de l'entreprise? Avez-vous écrit l'email tout en colère et inclus des passages que vous pourriez regretter plus tard? Si oui, appuyez sur le bouton "supprimer".