La planification de la reprise après sinistre consiste à créer un document qui détaille la façon dont votre entreprise se remettra d'un événement catastrophique. Toutes les entreprises ont besoin d'un plan de reprise après sinistre, mais peu d'entreprises prennent le temps de rédiger un plan détaillé et exhaustif.
Il existe différents types et types d'événements catastrophiques. Nous allons nous concentrer sur la création d'un plan de reprise après sinistre que vous pouvez utiliser si vous perdez votre bureau, mais pas les capacités de production de votre entreprise. Par exemple, un incendie détruit les bureaux mais pas l'usine.
01 - Liste d'emplois
La première étape de la création d'un plan de reprise après sinistre consiste à dresser une liste de tous les travaux de bureau qui doivent être déplacés vers un autre emplacement afin que l'entreprise puisse continuer à fonctionner. Marquez chaque travail avec une étoile (ou un astérisque) que vous considéreriez comme critique si vous étiez en mode de reprise après sinistre. En d'autres termes, quels sont les emplois dont vous avez besoin et qui fonctionnent le plus rapidement possible. Par exemple, les représentants du service à la clientèle et le personnel de la comptabilité devraient être considérés comme critiques, alors que les personnes faisant du télémarketing qui effectuent des appels de vente sortants ne devraient pas l'être.
02 - Inventaire du matériel de bureau nécessaire
Pour chaque employé, n'indiquez que l' équipement de bureau et le mobilier dont ils ont besoin pour effectuer leur travail. Rappelez-vous qu'en cas de catastrophe, l'espace, le temps et l'argent seront rares. Concentrez-vous sur les articles vraiment nécessaires et pas tous les articles qu'ils utilisent actuellement. La liste de reprise après sinistre peut inclure les éléments suivants:
Bureau et chaise
Ordinateur
Logiciel
Téléphone
Calculatrice
Caisse enregistreuse
03 - Catalogue des équipements de soutien
Ensuite, jetez un oeil à l' équipement de bureau essentiel qui est utilisé dans les coulisses. Le téléphone sur le bureau des représentants du service doit se connecter à quelque chose. Les ordinateurs du bureau doivent se connecter à une sorte de serveur ou d'application permettant de prendre des commandes, d'expédier du matériel, de faire des services, d'envoyer des factures et de payer la paie. Marcher autour de votre bureau et vous verrez les choses qui lient votre entreprise ensemble.
Votre liste de reprise après sinistre peut inclure les éléments suivants:
Les serveurs
Logiciel serveur
Sauvegardes de données
Système téléphonique professionnel
Bureau sécurisé
Démarrage quotidien de l'argent des tiroirs
04 - Autre espace de bureau
Maintenant que vous avez une liste de personnes, de meubles et d'équipement, vous aurez besoin d'un endroit physique pour les mettre. Cela ne signifie pas que vous devez louer des bureaux et les laisser vides. Ce que cela signifie, c'est que vous devriez déjà avoir fait des recherches sur plusieurs endroits alternatifs pour déménager votre bureau en cas de catastrophe.
Cela peut inclure tout ou partie des éléments suivants:
Agent immobilier local avec une liste d'espaces vacants disponibles
Accord avec une entreprise voisine pour partager des espaces de bureaux en cas de catastrophe
Relocalisation au sein de votre entreprise (c'est-à-dire vers une partie vide de l'entrepôt)
Laissez les employés télétravailler jusqu'à ce que le bureau soit restauré
05 - Assurance et budget
Assurance et budget. Peter Dazeley Budget
Après avoir décidé où placer les gens, vous devrez commencer à leur acheter les choses dont ils ont besoin pour faire leur travail. À partir de la liste «Matériel de bureau nécessaire» que vous avez créée précédemment, commencez à estimer le coût d'achat ou de location de chaque pièce. Le temps passé à l'avance sur cette tâche permettra de réduire les jours de récupération, car vous serez en mesure de fournir une liste à votre agent d'assurance exactement ce dont vous avez besoin. Vous aurez le chèque plus tôt et vous pourrez commencer à acheter des meubles et de l'équipement immédiatement.
06 - Partagez-le et rangez-le hors site
Le meilleur plan de reprise après sinistre ne vous servira à rien s'il est brûlé dans le feu ou que personne ne peut le trouver. La meilleure stratégie consiste à la partager avec au moins une autre personne de votre entreprise et à vous assurer qu'au moins une copie est stockée hors site. Une fois que vous êtes sûr que tous vos employés sont sains et saufs, cela devrait être la première chose à faire après qu'une catastrophe a frappé votre entreprise. Les chances sont contre vous et le temps n'est pas de votre côté. Un plan de reprise après sinistre peut faire la différence entre la faillite et la survie de votre entreprise.