Préparation et dépôt du formulaire W-3

Transmission des relevés de salaire et d'impôt

Nouvelle date de dépôt antérieure pour les formulaires W-2 et le formulaire W-3

L'IRS a annoncé que la date limite de production des formulaires W-2 et 1099 de 2017 , y compris les formulaires W-3, est le 31 janvier 2018. C'est un mois plus tôt que l'ancienne date de dépôt.

Cette date antérieure signifie que la date limite de soumission de ces formulaires à la Social Security Administration (SSA) est la même que la date à laquelle vous devez soumettre des formulaires aux employés. Si vous pouvez obtenir

Qu'est-ce que le formulaire W-3?

Le formulaire W-3 est une déclaration de compilation / résumé, qui montre les totaux des formulaires W-2 que vous avez soumis aux employés. Le W-3 doit être soumis à l'IRS avec ces déclarations. Si vous envoyez vos W-2 par e-mail avec le site Business Services Online de l'Administration de la sécurité sociale, vous n'avez pas besoin d'inclure un formulaire W-3; le W-3 est calculé automatiquement. En savoir plus sur la façon d'e-déposer des W-2 .

Comment obtenir des copies du formulaire W-3 dans un fichier?

Vous pouvez acheter des formulaires imprimés dans un magasin de fournitures de bureau ou vous pouvez créer des formulaires remplis dans la section Services aux entreprises en ligne de la Social Security Administration. Les versions commerciales des principales applications logicielles de préparation de déclarations ont généralement des copies des formulaires W-2 et W-3 que vous pouvez utiliser.

Si vous voulez imprimer le formulaire W-3, vous devez utiliser des formulaires numérisables spéciaux; vous ne pouvez pas imprimer le formulaire à partir d'un site Web et l'utiliser.

Quand dois-je déposer le formulaire W-3?

Le formulaire W-3 doit être soumis à l' Administration de la sécurité sociale au plus tard le 31 janvier de l'année suivant l'année d'imposition, avec une copie de tous les états W-2 qu'il résume.

C'est la date d'échéance pour les rapports papier et électronique. Si le 31 janvier tombe un week-end ou un jour férié, le formulaire est dû le jour ouvrable suivant.

Où dois-je déposer le formulaire W-3 / W-2? Puis-je déposer en ligne?

Vous pouvez déposer des formulaires W-2 en ligne en vous inscrivant au programme Business Services Online de la Social Security.

Vous n'avez pas besoin de produire le formulaire W-3 avec les formulaires W-2 que vous produisez en ligne. Si vous produisez 250 formulaires W-2 ou plus, vous devez les déposer en ligne.

Si vous déposez des formulaires papier, vous pouvez envoyer les formulaires W-2 et W-3 à l'Administration de la sécurité sociale par l'intermédiaire du bureau de poste ou du service de livraison privé.

Comment puis-je remplir le formulaire W-3?

1. Le numéro de contrôle (case a) est facultatif.
2. Dans la case b, cochez la case qui décrit comment vous payez les taxes d'emploi . Vous payez probablement sur le formulaire 941 ou le formulaire 944 .
3. Dans la case c, entrez le nombre total de W-2 que vous joignez. Entrez votre numéro d'identification de l'employeur dans la case e.
4. Dans les cases f et g, entrez le nom et l'adresse de votre entreprise.
5. Les cases 1 à 14 correspondent aux cases du W-2 et vous devez entrer les totaux pour tous les W-2 pour chacune de ces catégories. Par exemple, dans l'encadré 1, entrez le total des salaires , des pourboires et toute autre compensation sur tous les W-2 que vous soumettez.
6. Les cases 15 à 18 sont l'identifiant de votre État et les totaux pour le revenu de l'État et la retenue pour tous les W-2.
7. Enfin, le W-3 doit être signé pour vérifier son exactitude.

Comment soumettre des formulaires W-3 corrigés?

S'il y a des erreurs sur les formulaires originaux W-2 et W-3, vous pouvez soumettre ces formulaires corrigés par voie électronique à l'Administration de la sécurité sociale.

Si vous déposez des copies papier du formulaire W-3C, envoyez-les au Centre des opérations directes de l'Administration de la sécurité sociale, CP 3333 Wilkes-Barre, PA 18767-3333.

Autres instructions pour les formulaires W-3

Le W-3, avec la copie A de tous les W-2, doit être soumis à l'administration de la sécurité sociale, pas l'IRS! Vous n'avez pas besoin de préparer et de soumettre des formulaires W-3 pour les formulaires W-2 que vous produisez par voie électronique.

Assurez-vous que toutes les informations sur le W-3 à votre sujet, y compris votre EIN, sont les mêmes que sur les formulaires W-2 que vous soumettez et que tous les totaux correspondent aux montants totaux sur les W-2.

N'oubliez pas de signer et de dater le formulaire.

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