Les lettres de collecte doivent faire deux choses: conserver la bonne volonté du client et vous aider à être payé. Vous savez qu'une lettre fonctionne lorsque vous envoyez un lot de lettres et que votre téléphone sonne ou que les paiements commencent à arriver par la poste.
Si vous envoyez un lot de lettres et qu'il n'y a pas de réponse, il est temps pour les nouvelles lettres de recouvrement.
Afin de comprendre les meilleures pratiques de création de lettres, un exemple de lettre de recouvrement est disponible ci-dessous.
Un exemple de quand utiliser une lettre de recouvrement
Les ventes n'ont tout simplement pas été ce qu'elles étaient l'année dernière en ce moment. Frank secoua la tête alors qu'il regardait la vieille copie de la balance, il savait qu'il devait faire face à un travail inconfortable qui était maintenant une nécessité s'il voulait rester en affaires.
Avec la collection de lettres écrites par un expert qui le guidait, il savait exactement quoi faire. "Envoyez plus tôt plutôt que plus tard", avait ordonné l'expert. Frank a pris sa pile de factures en souffrance et a commencé à entrer des informations sur les clients dans les modèles de lettres de recouvrement. Alors que Frank se frayait un chemin à travers la pile, sa confiance augmentait avec l'idée de se faire payer cet argent qui lui était dû.
Lettre de prélèvement d'échantillon
8 janvier 2018 Franks Plumbing Numéro de compte ou numéro de facture: 123 Solde dû ou solde dû: 100,00 $ Cher Jim, Ceci est un rappel que le solde de votre compte de 100,00 $ était en souffrance depuis le 28 novembre 2008. S'il vous plaît payer ce montant aujourd'hui, j'ai joint une enveloppe de paiement affranchie pour votre commodité. Merci pour votre paiement. Cordialement, Frank Smith Franks Plumbing |
Conseils sur les lettres de collection
Comme vous pouvez le voir dans la lettre de collecte d'échantillons ci-dessus, les lettres de recouvrement les plus efficaces sont courtes, précises et faciles à lire. Essayez d'éviter les mots et les phrases longs ou confus. La lettre plus directe conduit à moins de malentendus. Votre lettre de recouvrement devrait:
- Dites la raison de votre lettre dans la première phrase
- Expliquez-en plus sur la première phrase de votre deuxième phrase
- Proposer une solution
- Remercier le destinataire
Votre lettre de collection est le reflet de votre entreprise, alors gardez-la professionnelle et assurez-vous de signer chaque lettre personnellement. Rappelez-vous que votre lettre est de persuader quelqu'un de vous envoyer de l'argent. Votre formulation et votre ton sont essentiels, surtout s'il s'agit d'un client avec lequel vous souhaitez continuer à faire des affaires. Toujours supposer que le client paiera.
Envelopper une enveloppe pour le paiement est également une bonne idée. Si vous pouvez inclure les frais de port sur l'enveloppe de paiement, c'est mieux. Plus vous facilitez le paiement, plus vous avez de chances d'être payé.
Michelle Dunn aide les entreprises qui veulent avoir des clients qui paient à temps ou en avance, elle travaille avec des entreprises qui éprouvent des difficultés avec des clients qui paient en retard ou qui ne paient pas. Michelle a plus de 21 ans d'expérience en crédit et recouvrement de dettes, est l'auteure de "Become the Squeaky Wheel, un guide de crédit et de collections pour tout le monde" et de nombreux autres livres et possède une connaissance approfondie des produits et services. peut faire une grande différence pour votre entreprise.
Edité par Alyssa Gregory