Une nouvelle lettre de bienvenue du client est un élément précieux de l'acquisition de nouveaux clients , surtout si votre entreprise est axée sur les relations personnelles. Prendre le temps d'écrire une nouvelle lettre de bienvenue à un client présente quelques avantages, notamment:
- Montre à vos clients que vous appréciez leur entreprise
- Officiellement introduit votre entreprise à de nouveaux clients
- Rassure les nouveaux clients qu'ils ont pris la bonne décision en choisissant votre entreprise
- Fournit des informations de contact importantes
Ce didacticiel étape par étape vous guidera à travers un nouveau format de lettre de bienvenue client et les sections qu'il inclut, afin que vous puissiez l'utiliser comme modèle dans votre propre entreprise.
01 - Papier à en-tête de l'entreprise
Votre nouvelle lettre de bienvenue devrait être imprimée sur le papier à en-tête de votre entreprise, ou inclure au moins vos coordonnées.
Avoir du papier à en-tête professionnel avec la marque de votre entreprise est un excellent moyen de renforcer votre marque à travers vos lettres de bienvenue et toute la communication avec le client. Mais si vous n'avez pas d'en-tête pour votre nouvelle lettre de bienvenue, vous devez inclure:
- Nom de la compagnie
- Adresse de retour
- Numéro de téléphone
- Adresse e-mail
Vous pouvez également inclure un numéro de fax, un site Web d'entreprise et toute autre méthode de contact disponible.
02 - Date et adresse du destinataire
Le début de votre nouvelle lettre de bienvenue doit inclure la date de la lettre et l'adresse postale de votre destinataire, toutes alignées à gauche.
La zone d'adresse du destinataire doit généralement inclure:
- Nom complet (avec préfixe)
- Titre
- Compagnie
- Adresse mail
03 - Salutation
Dans cette section de votre nouvelle lettre de bienvenue, vous accueillerez généralement votre destinataire par son nom, suivi d'un deux-points.
Que vous saluiez le destinataire avec son prénom (par exemple, Jane), ou plus formellement, un préfixe et un nom de famille (par exemple, Chère Mme Doe), dépendra de votre relation avec le client.
04 - Message de bienvenue
La première phrase d'une nouvelle lettre de bienvenue du client vient après le message d'accueil, et devrait inclure un message de bienvenue au client.
Voici un exemple de phrase d'ouverture dans une nouvelle lettre de bienvenue du client:
"Au nom de toute l'équipe de Smith Consulting, je profite de l'occasion pour vous accueillir en tant que nouveau client et nous sommes ravis de vous compter parmi nous."
05 - Présentation de la société
Le corps de votre nouvelle lettre de bienvenue devrait inclure une introduction à votre entreprise, ainsi que la réitération de vos capacités.
Voici un exemple d'introduction d'une entreprise:
"Chez Smith Consulting, nous sommes fiers d'offrir à nos clients un service réactif, compétent et excellent.Nos clients sont la partie la plus importante de notre entreprise, et nous travaillons sans relâche pour assurer votre entière satisfaction, maintenant et aussi longtemps que vous êtes un client "
Dans cette section, vous voudrez également vous présenter et faire savoir au client quel rôle vous allez jouer dans ses relations avec votre entreprise.
Voici un exemple d'introduction personnelle:
"Je suis également heureux de vous informer que je serai votre principal point de contact dans l'entreprise, et je vous encourage à me contacter à tout moment avec vos questions, commentaires et commentaires."
06 - Informations de contact
L'une des parties les plus importantes d'une nouvelle lettre de bienvenue du client est la section qui comprend diverses méthodes pour vous contacter, le tout en un seul endroit. Cette section de votre lettre de bienvenue doit indiquer clairement comment et quand votre client peut vous contacter lorsqu'il ou elle a des questions ou d'autres problèmes.
07 - Rassurance
Cette dernière section de votre nouvelle lettre de bienvenue à la clientèle devrait encore une fois remercier le client pour son entreprise, puis renforcer que vous êtes heureux de les accueillir en tant que client et prêt à faire ce qu'il faut pour s'assurer qu'ils sont satisfaits.
L'idée est de clôturer la lettre sur une note positive, et de laisser votre nouveau client se sentir le bienvenu, apprécié et important.
Voici un exemple de la dernière phrase de votre nouvelle lettre de bienvenue:
"Jane, merci encore d'avoir confié à Smith Consulting vos besoins commerciaux les plus importants, nous sommes honorés de vous servir."
08 - Clôture
La fermeture de votre nouvelle lettre de bienvenue à la clientèle comprend une déclaration (sincèrement, salutations, meilleures salutations, votre sincère, etc.), votre signature écrite, votre nom et votre titre.
Il est important de toujours inclure votre signature et non une signature générée par ordinateur pour personnaliser la lettre. Votre signature devrait être comprise entre la valediction et votre nom, donc vous voudrez laisser quelques espaces supplémentaires là-bas.