Apprenez les bases de la construction d'un budget d'événements

En tant que planificateur d'événements , rester dans le budget de votre client est la clé. Et pour ce faire, vous avez besoin d'un budget d'événement détaillé sur lequel vous et votre client êtes d'accord. Que vous soyez novice en matière de planification d'événements ou professionnel expérimenté, le fait de tenir un budget vous aidera à rester organisé et prêt à répondre à toute demande de renseignements de la part des clients, et à éviter de dépasser votre budget. Pour un événement de base, comme un séminaire ou un dîner, Excel ou d'autres tableurs peuvent être utiles.

Listez les quatre catégories suivantes en haut:

• Article
• Dépenses projetées
• Dépenses réelles
• Détails

Ensuite, catégorisez et suivez les postes de dépenses.

Gérer un budget d'événement

1. Suivre les coûts de location du site. Lorsque vous planifiez l'événement lui-même et que vous rencontrez le responsable des ventes de votre site, effectuez le suivi de tous les frais de location prévus pour l'événement et l'espace de travail, l'entretien ménager, la manutention des bagages et les dépenses connexes.

2. Estimer les coûts de restauration. Cela inclut tous les frais de nourriture et de boisson, y compris les pourboires et les pourboires - qui peuvent représenter jusqu'à 30%.

3. Documenter les frais de transport. Cela comprend les navettes, les entraîneurs, les transferts d'événements et toutes les dépenses connexes.

4. Ajouter les dépenses de décor. La plupart des événements comprennent des dépenses pour la décoration, tels que les centres de table, les fleurs, la location de tentes, etc. C'est là que vous énumérez ces coûts.

5. Document de divertissement et frais d'équipement. Les dépenses communes dans cette catégorie incluent l'équipement A / V, mais c'est aussi un bon endroit pour énumérer des honoraires aux conférenciers ou si vous embauchez des artistes.

1. Résumer les frais d'impression. Plusieurs charges de petit objet se combinent réellement pour faire un élément de ligne de dépenses plus important. Ceux-ci incluent des invitations, des insignes de nom, des livrets de programme, la signalisation d'événement, et des bannières.

2. Élément de campagne pour les cadeaux. Un conseil d'événement commun est de ne jamais permettre à un invité de partir les mains vides. Ainsi, quel que soit le cadeau ou les cadeaux que vous fournissez, suivez le coût pour eux séparément; vous seriez étonné de voir combien ces articles peuvent coûter.

1. Identifier les dépenses d'activités. Si votre événement comprend des activités telles que le golf, le tennis, le spa, le rafting, le vélo ou d'autres activités, vous voudrez noter le coût de ces frais séparément. Envisagez de récapituler le coût total dans votre feuille de calcul et de joindre une ventilation.

2. Poster d'autres dépenses. Si une dépense ne correspond à aucune des catégories ci-dessus, indiquez-la ici comme dépense divers.

3. Donnez-vous une catégorie de fonds de prévoyance. Selon la taille ou la complexité d'un événement, vous pouvez vous donner jusqu'à 20% du budget de l'événement ici. Malgré la meilleure planification, les frais vont dépasser les projets prévus avec des dépenses que vous ne considérez jamais. Cela vous évitera de dépasser le budget à chaque fois.

4. Résumer les dépenses projetées Au fur et à mesure que vous construisez votre programme d'événements, vous aurez une bonne projection des dépenses totales. Ce sont les informations que vous partagerez avec le client de l'événement pour vous assurer qu'il connaît le budget de l'événement afin qu'il n'y ait pas de surprises plus tard.

5. Résumer les dépenses réelles Cela arrive après la fin de l'événement. Sous-total des factures dans les 10 catégories ci-dessus et documenter le budget réel. Si c'est extrêmement favorable, identifiez les économies dans le budget réel par rapport au budget projeté, démontrant ainsi la valeur que vous avez apportée au rôle.