Vous pouvez, en fait, être demandé si vous êtes un planificateur de fête ou un planificateur de réunion. Dans le domaine de la planification des événements, les titres d'emploi sont aussi diversifiés et nombreux que les services offerts et il peut souvent être difficile de les décrire et de les différencier les uns des autres.
Il peut être difficile de préparer un portefeuille de planification d'événements, de chercher du travail ou de travailler avec un client qui ne comprend pas bien votre fonction et vos responsabilités.
Gestion des événements et planification d'événements
Bien que très proches, la gestion d'événements et la planification d'événements sont deux fonctions très différentes. La différence clé réside dans ces deux mots: gestion et planification. En termes très simples, les gestionnaires d'événements gèrent l'événement et les planificateurs d'événements planifient l'événement.
Cela dit, les gestionnaires d'événements peuvent également planifier certains aspects des événements et les planificateurs d'événements peuvent gérer certains éléments du processus de planification d'événements. Les gestionnaires d'événements et les planificateurs d'événements travaillent côte à côte et leurs responsabilités peuvent se chevaucher.
Pour rendre les choses encore plus confuses, les planificateurs d'événements individuels fournissent souvent des services de gestion d'événements, et les gestionnaires d'événements peuvent également offrir des services de planification d'événements. Si tout cela vous a égratigné la tête, alors jetons un coup d'œil à la gestion des événements.
La gestion d'événements implique la gestion de projet
La gestion d'événements implique la création et le développement d'événements à grande échelle pouvant inclure des conférences, des conventions, des concerts, des foires commerciales, des festivals et des cérémonies. La gestion des événements consiste à identifier le public cible, à formuler le concept d'événement, à planifier la logistique globale de l'événement et à gérer l'ensemble de l'événement, y compris la gestion des équipes responsables de chaque fonction, le budget et la supervision de l'exécution. de l'événement.
Les gestionnaires d'événements supervisent également les services de tous les fournisseurs et professionnels externes, y compris les planificateurs d'événements.
Les responsabilités spécifiques d'un gestionnaire d'événements peuvent inclure:
- Sélectionner et réserver des lieux
- Coordination des fournisseurs externes
- Engager des haut-parleurs ou du divertissement
- Prendre des dispositions pour le transport et le stationnement
- Obtention des permis nécessaires et assurance appropriée
- Responsabilité quant au respect des normes de santé et de sécurité
- Élaborer des plans d'urgence en cas d'urgence
- Gestion de crise et de situation à l'événement
- Concevoir un plan de sécurité
- Suivi de l'événement
Cette liste n'est en aucun cas complète. Selon la portée de l'événement et les autres professionnels embauchés, les responsabilités peuvent varier.
Le rôle des services de gestion d'événements
Les sociétés de gestion d'événements sont fréquemment embauchées pour planifier et exécuter des réunions d'entreprise à grande échelle et des événements spéciaux. Alors que les mariages et les concerts sont des événements communs pour un professionnel de la gestion d'événements, les événements sportifs, les réunions et les grands partis sont aussi des occasions qui peuvent bénéficier de la gestion d'événements.
Les organismes gouvernementaux, les organismes sans but lucratif, les associations et les sociétés utilisent tous des sociétés de gestion d'événements pour coordonner des événements importants et des réunions. La fonction de gestion d'événements peut souvent être trouvée dans un département de marketing ou de relations publiques d'entreprise ou dans le cadre de leur dotation en événements spéciaux.
Des compétences pour réussir
Comme pour la plupart des fonctions de planification d'événements, la gestion d'événements requiert d'excellentes compétences organisationnelles pour réussir. La capacité d'effectuer plusieurs tâches en même temps et de jongler avec de nombreuses pièces mobiles est essentielle et, avec cette organisation de premier ordre, il est nécessaire d'acquérir des compétences efficaces en gestion du temps.
Être capable de prioriser et de rester à la tâche est ce qui mène à un événement réussi. La gestion de l'événement commence par le processus de création d'une vision de l'événement, puis de son exécution jusqu'à l'exécution, ce qui nécessite créativité et flexibilité.
Parce que la gestion de projet est un élément clé et implique la gestion non seulement des fonctions mais des équipes de personnes, les compétences interpersonnelles sont également importantes. L'interaction avec les individus à tous les niveaux d'une organisation fait partie du travail et avoir des compétences de communication stellaires et d'être à l'aise et de la personnalité ira un long chemin dans le développement de ces relations.