Dates d'échéance, comment remplir, où envoyer des formulaires W-2
Un formulaire W-2 est une déclaration qui doit être préparée par les employeurs chaque année pour les employés, montrant les gains bruts totaux de l'employé, les revenus de la sécurité sociale, les revenus Medicare, et les impôts fédéraux et étatiques retenus de l'employé. Le but de ce formulaire est de fournir à l'employé des informations qui doivent être incluses dans son formulaire d'impôt sur le revenu. Il donne également l'Administration de la sécurité sociale et l'IRS des informations pour vérifier la déclaration de revenus de l'employé.
Quand le formulaire W-2 est-il dû?
CHANGEMENT IMPORTANT: À compter des rapports d'impôt annuels de 2016 et pour toutes les années subséquentes, les formulaires W-2 et W-3 doivent être déposés auprès de la Social Security Administration (SSA) au plus tard le 31 janvier de l'année suivante. Ainsi, pour les paiements d'impôt de 2017, vous devez déposer avant le 31 janvier 2018. Le changement a été mis en œuvre afin de réduire la fraude fiscale. Les échéances du rapport annuel de la taxe sur la masse salariale de 2018 pour les paiements d'impôt de 2017 indiquent les dates exactes pour l'année en cours.
Le formulaire W-2 doit être fourni aux employés au plus tard à la fin de janvier, avec les renseignements de l'année civile précédente. Cette date limite n'a pas changé. Les W-2 doivent inclure un formulaire de transmission W-3, sauf si vous déposez en ligne avec la SSA. La date limite du 31 janvier s'applique aux envois postaux et en ligne à la SSA. Le dépôt après la date limite peut entraîner des pénalités pour production tardive.
Oui, vous devez déposer les W-2 auprès de la Social Security Administration (SSA) dans les mêmes délais que ceux que vous fournissez aux employés.
C'est une bonne raison pour donner aux employés leurs formulaires au début de janvier, de sorte que vous puissiez trouver et corriger les erreurs avant de les déposer auprès de la SSA.
Parties du formulaire W-2
Un formulaire W-2 est une forme en plusieurs parties:
- La copie A va à l'administration de la sécurité sociale. La copie A est habituellement imprimée sur une forme rouge pouvant être balayée par un laser spatial. Si vous produisez une copie papier, vous devez utiliser uniquement le papier fourni par la SSA.
- La copie 1 est pour la ville, l'état ou la localité
- La copie B est destinée à être déposée avec la déclaration de revenus fédérale de l'employé
- La copie C est pour les dossiers de l'employé
- Copie 2 est une autre copie pour une ville, un état ou une localité
- La copie D est pour les dossiers de l'employeur.
Où puis-je obtenir des formulaires W-2?
Vous ne pouvez pas simplement copier le formulaire W-2 à partir d'Internet. Comme indiqué ci-dessus, la copie A du formulaire est imprimée sur du papier spécial. Vous devez utiliser les formulaires officiels. Vous pouvez obtenir les formulaires W-2 officiels auprès d'un magasin de reprographie, de certains logiciels d'impôt (recherchez la version pour petites entreprises) ou de votre préparateur d'impôt.
De quelles informations ai-je besoin pour remplir les formulaires W-2?
Informations sur votre entreprise
Pour chaque W-2, vous devrez inclure des informations sur votre entreprise:
- Votre numéro d'identification de l'employeur
- Votre nom d'entreprise
- Votre adresse professionnelle
- Numéro d'identification fiscale de votre entreprise (vérifiez auprès du département des recettes de votre état)
Informations sur vos employés
Pour chaque employé, vous aurez besoin d'informations personnelles à jour:
- Numéro de sécurité sociale ou autre numéro d'identification fiscale
- prénom
- Adresse
Information sur les gains des employés
Ensuite, vous aurez besoin d'informations sur les salaires totaux et la retenue pour chaque employé pour l'année dernière:
- Total des salaires, pourboires et autres rémunérations
- Total des salaires de la sécurité sociale (jusqu'à concurrence de la sécurité sociale maximale )
- Total des salaires Medicare (identique au salaire total)
- Conseils sur la sécurité sociale et conseils attribués
Information sur les régimes de retraite
Dans la case 12, vous devrez indiquer, pour chaque W-2, si chaque employé participe à un régime de retraite ou à un régime non qualifié auprès de votre entreprise, si cet employé est un employé statutaire ou si la personne a reçu une rémunération de tiers. .
Informations sur les prestations spéciales
La case 13 du W-2 exige des renseignements sur les déductions pour les régimes d'avantages sociaux des employés et d'autres déductions qui doivent être déclarées dans la déclaration de revenus de l'employé. Les instructions du formulaire W-2 contiennent un guide de référence pour les codes de la case 13.
Numéro de contrôle (facultatif)
Vous voudrez peut-être ajouter un numéro de contrôle interne sur chaque formulaire W-2 si vous payez plusieurs employés. Vous pouvez générer le numéro vous-même, ou votre logiciel de préparation de la paie peut générer ce numéro.
Où puis-je trouver les informations pour le W-2?
L'information pour ce formulaire provient de votre registre de paie , qui montre les totaux cumulatifs de chaque employé pour le salaire et la retenue, ainsi que les déductions pour les régimes médicaux, les comptes d'épargne-santé et d'autres articles. Vous aurez également besoin d'un formulaire W-4 actuel pour chaque employé. Le formulaire W-4 est utilisé par l'employé pour vous donner son adresse et numéro de sécurité sociale (ou numéro d'identification fiscale ).
Comment puis-je remplir le formulaire W-2?
Cet article sur la façon de remplir le formulaire W-2 vous guide étape par étape .
Comment envoyer le formulaire W-2? Puis-je envoyer ces formulaires en ligne?
Vous envoyez le formulaire W-2 à la Social Security Administration (SSA) avant la fin du mois de février. Oui, vous pouvez soumettre ces formulaires en ligne à la SSA en utilisant leur service Business Online. Si vous avez 250 formulaires W-2 ou plus, vous devez les soumettre à l'ASS en ligne.
Que faire si je fais une erreur sur un formulaire W-2?
Avant d'envoyer ces formulaires aux employés, vérifiez les erreurs courantes. Si vous faites une erreur, vous pouvez facilement corriger le formulaire et remettre le formulaire corrigé à l'employé. Si l'erreur est découverte après que vous avez soumis les formulaires à l'administration de la sécurité sociale, voici le processus de correction du formulaire . Vous devez également soumettre à nouveau le formulaire de transmission W-3.