Étapes à suivre pour traiter les plaintes des locataires

Augmentez vos chances de succès

Lorsque les locataires ont un problème à leur propriété locative, ils se plaindront à leur propriétaire. Ces plaintes ne doivent pas toujours causer de conflit entre le propriétaire et le locataire. Le propriétaire peut prendre des mesures pour traiter ces plaintes avec succès. Voici cinq façons pour un locateur de régler les problèmes de locataires.

Avant d'apprendre comment gérer une plainte de locataire, voici deux points d'avertissement :

1. Chaque situation est unique : les personnes ont des personnalités différentes et des points de déclenchement différents, il peut donc être difficile d'évaluer comment une personne réagira face à un conflit.
   

1. Ne vous mettez pas dans une situation où vous vous sentez dangereux: Si vous pensez que votre sécurité est en danger, vous devez vous retirer de la situation. J'espère que cela n'arrivera jamais à ce stade, mais si c'est le cas, vous devez partir et consulter les autorités compétentes, si nécessaire. Il n'y a aucun sens à mettre votre vie ou votre carrière en péril en raison d'un conflit locataire.

5 étapes pour traiter avec succès les plaintes des locataires

Il y a d'innombrables choses dont les locataires peuvent se plaindre. Peu importe la nature de la plainte, vous ne devriez pas modifier la façon dont vous, en tant que locateur, répondez à la plainte.

Être compréhensif, calme et professionnel aura un effet énorme sur votre capacité à résoudre le problème. Bien que vous deviez peut-être ajuster légèrement votre réponse en fonction du type de plainte, vous devez toujours prendre certaines mesures.

Étape 1: Écoutez la plainte

Une façon de parvenir à une résolution réussie est d'écouter réellement ce que votre locataire vous dit.

Être respectueux et comprendre le problème du locataire peut aider le locataire à rester calme et vous aider à être plus réceptif à son problème.

Par exemple, vous pouvez être conscient d'une petite fuite de toit qui se produit dans la salle de bain lorsqu'il y a une forte pluie. Si le locataire vous appelle pour vous dire qu'il y a une fuite dans sa salle de bain, vous pouvez l'ignorer car la fuite dont vous êtes déjà au courant doit être réparée.

Cependant, si vous ne posez pas de questions sur l'emplacement exact de la fuite et la force du débit d'eau, vous ne réaliserez pas que ce n'est pas la fuite dont vous avez déjà eu connaissance, c'est en fait un tuyau qui doit éclater. être réparé immédiatement. Donc, vous devriez toujours écouter attentivement la plainte exacte du locataire et poser des questions de suivi afin que vous sachiez exactement ce qui se passe.

Étape 2: être disponible

Si un locataire se sent comme si vous n'êtes jamais disponible, ils seront facilement frustrés. Cela ne veut pas dire qu'un locataire devrait pouvoir vous joindre 24 heures par jour, tous les jours de la semaine.

Vous devriez avoir des heures normales de travail lorsqu'un locataire peut vous contacter, par exemple de 9 h à 18 h en semaine. Pendant ces heures, vous devriez facilement répondre aux appels téléphoniques ou aux courriels des locataires.

Vous devez faire savoir que les locataires ne devraient pas vous contacter en dehors de ces heures sauf s'il s'agit d'une urgence. Assurez-vous d'avoir un plan d'urgence en place à votre propriété afin que vos locataires sachent ce qui est considéré comme une véritable urgence et ce qui peut attendre jusqu'à heures normales d'affaires.

Étape 3: Traiter les plaintes de manière opportune

Un autre facteur important est la rapidité avec laquelle vous répondez au problème d'un locataire. Selon la gravité de la plainte, vous n'avez pas nécessairement à tout laisser tomber pour y remédier, mais vous devez résoudre le problème dans un délai raisonnable.

Une fuite ou une serrure de porte d'entrée cassée doit être réparée immédiatement, tandis que des choses comme une poignée d'armoire de cuisine cassée ou une tuile fissurée peuvent attendre quelques jours.

Étape 4: montrer une préoccupation réelle

Rejeter la préoccupation d'un locataire est un moyen rapide de créer de l'hostilité. Peu importe ce que vous pensez de la validité de leur plainte, vous devez toujours leur faire sentir que leur plainte est importante et que vous ferez tout ce qui est en votre pouvoir pour la réparer le plus rapidement possible. Vous voulez que le locataire se sente de son côté, plutôt que d'être son ennemi juré.

Étape 5: Soyez professionnel

Vous devez toujours vous comporter de manière professionnelle. C'est votre affaire et vous ne pouvez pas permettre aux émotions d'assombrir votre jugement.

Si un locataire crie, ne criez jamais en arrière. Ne maudis pas. Ne vous mettez pas en danger juridique en menaçant ou en recourant à des tactiques comme ignorer les demandes d'entretien ou de jouer avec les services publics d' un locataire.

Il est de votre responsabilité de garder votre sang-froid à tout moment.

Types courants de plaintes des locataires:

Cette liste n'est nullement exhaustive en ce qui concerne les plaintes que votre locataire pourrait avoir, mais elle représente certaines des questions les plus courantes auxquelles les locateurs doivent faire face.

1. Voisins bruyants
2. Problèmes de maintenance
3. Problèmes de ravageurs
4. Problèmes d'animaux de compagnie
5. Propreté de la propriété / locataires