Les bons de commande sont généralement des documents préimprimés et numérotés générés par le système de gestion financière du détaillant. En d'autres termes, si vous utilisez un logiciel de comptabilité comme QuickBooks , lorsque vous commandez des produits auprès d'un fournisseur, il crée une commande d'achat pour vous dans le système. Le but de la commande d'achat est de créer un document traçable au sein de votre comptabilité ou système de point de vente pour être utilisé dans toutes sortes de façons bénéfiques pour gérer votre entreprise.
Comment cela fonctionne avec un système d'inventaire
- Un bon de commande indique à votre système d'inventaire ce que vous avez commandé. Si vous utilisez un système ouvert à l'achat , il sait ne plus commander un produit car il est déjà commandé.
- Il peut établir des détails d'achat avec le vendeur. Par exemple, il contient évidemment les quantités de chaque produit que vous commandez, mais il détaille également le mode de paiement, les conditions dans lesquelles vous paierez les produits (y compris la datation ) et la méthode selon laquelle vous souhaitez que les produits soient expédiés le magasin.
De nombreux fournisseurs ont un ensemble ou un système par défaut qu'ils utilisent pour la facturation et le fret. Ainsi, sans aucune instruction, ils seront par défaut UPS au sol lors de l'expédition à vous par exemple. Mais vous pouvez en avoir besoin plus rapidement, et l'OP peut communiquer cela.
- Un PO est un document de responsabilisation pour toutes les parties. Il est très facile de faire des erreurs lors de la commande. Mais quand tout est écrit, il est difficile d'argumenter. Je me souviens de nombreuses fois où j'ai été facturé et facturé incorrectement par un fournisseur, mais que ma commande d'achat l'a sauvegardée et l'a corrigée ou corrigée.
Un exemple de ceci, j'ai eu une facture pour 300 boîtes de crème de chaussure et quand j'ai commandé 300 morceaux. Il y a 100 pièces dans une boîte, alors vous pouvez imaginer combien la facture était plus élevée que ce qu'elle était censée être.
- Lorsque la marchandise arrive du vendeur, vous pouvez l'enregistrer contre le bon de commande et vous assurer que l'envoi est correct. Cinquièmement, cela permet à tous vos employés d'être impliqués. Par exemple, un employé peut commander et un autre peut recevoir.
Je me souviens de mon premier magasin de détail il y a 26 ans, alors que nous n'avions pas de système de commande. Comme j'étais celui qui commandait, je devais aussi vérifier tout pour m'assurer que tout allait bien. Utilisation inefficace de mon temps en tant que propriétaire d'un magasin.
L'un des autres avantages des bons de commande est votre solvabilité. Les banques examinent souvent vos bons de commande pour déterminer si vous êtes solvable. Un processus de commande d'achat solide peut vous aider à obtenir l'approbation. Un pauvre vous conduira à ne pas obtenir de prêt. Il peut également être utilisé pour le crédit avec le vendeur. Par exemple, certains fournisseurs peuvent vous demander de payer en espèces lorsque vous commandez. Après une période de travail avec vous, ils peuvent vous permettre de soumettre un bon de commande par rapport à une carte de crédit. C'est énorme dans la gestion de votre flux de trésorerie .
Les OP sont une pratique courante dans le commerce de détail. Et tout POS ou logiciel de comptabilité que vous pourriez installer dans votre magasin aura un composant PO pour vous.