Propriétaires d'entreprise et employés
Avant de déduire les frais d'automobile, assurez-vous de consulter votre conseiller fiscal.
Cet article fournit des informations générales pour vous aider à démarrer, mais ce sujet fiscal est complexe et votre situation professionnelle individuelle est unique.
Comment déduire les dépenses
L'IRS permet deux façons différentes de déduire les dépenses pour la conduite des affaires: les dépenses réelles et une déduction de kilométrage standard. Lequel vous choisissez dépend de votre situation et des allocations et limitations de l'IRS.
Les dépenses réelles pour la conduite d'une entreprise qui peuvent être déduites comprennent:
- Dépréciation (mais voir les limites ci-dessous)
- Paiements de location
- Frais d'immatriculation du véhicule
- Licences
- Gaz
- Assurance
- Réparations
- Pétrole
- Location de garage
- Titres de véhicules
- Péages
- Frais de parking
- Frais d'intérêt sur un prêt automobile (propriétaires d'entreprise autonomes seulement)
La déduction de kilométrage IRS standard pour la conduite des affaires, qui change chaque année, est la plus facile à utiliser. Il vous suffit de multiplier les milles parcourus pour l'année par le taux pour cette année et d'utiliser ce montant sur le formulaire d'impôt approprié.
En savoir plus sur les avantages, les inconvénients et les limites de la déduction standard par rapport à la déduction des dépenses réelles.
Non inclus dans la déduction standard sont le stationnement et les péages; Vous pouvez déduire ces frais en plus de la déduction standard.
L'utilisation des dépenses standard par rapport aux dépenses réelles est limitée. Si vous commencez à utiliser la méthode standard, vous ne pouvez généralement pas passer aux dépenses réelles. Vous devez utiliser la méthode standard avec les véhicules loués.
Vous ne pouvez pas utiliser la méthode standard si votre entreprise a 5 voitures ou plus, et si vous prenez certains types de dépréciation (voir ci-dessous).
Conduire en tant que propriétaire d'entreprise
La dépense de conduire une voiture pour des affaires est une dépense d'entreprise légitime, et vous pouvez déduire ces dépenses sur votre déclaration de taxe professionnelle.
La façon dont vous consignez la déduction pour votre entreprise dépend de votre type d'entreprise et du type de déclaration de revenus de vos fichiers d'entreprise. La plupart des propriétaires de petites entreprises utilisent l' annexe C pour déclarer les profits et les pertes des entreprises.
Employés conduisant pour affaires
Les employés qui conduisent à des fins commerciales peuvent déduire le coût de la conduite d'affaires, dans les circonstances suivantes:
- Ces frais de conduite n'ont pas été remboursés par l'employeur. Vous ne pouvez pas obtenir une déduction d'impôt pour une dépense que votre employeur vous a payée.
- Vous devez être en mesure de prouver que vous avez payé ces frais si vous voulez utiliser le taux de kilométrage réel, ou prouver les miles parcourus, si vous voulez utiliser le taux de kilométrage standard.
Les déductions des employés pour la conduite d'une entreprise sont consignées dans la déclaration de revenus personnelle, ainsi que les autres dépenses d'entreprise admissibles, sur le formulaire 2106.
William Perez, expert en planification fiscale, a un article avec plus d'informations sur la déduction des dépenses d'entreprise des employés.
Tenue de registres pour les taxes
Pour être en mesure de déduire les frais de voiture pour la conduite des affaires, vous devez être en mesure de fournir une preuve des dépenses. Ceci est vrai même si vous prenez la déduction standard. Vos dépenses de voiture d'affaires, comme les autres dépenses d'entreprise, doivent être
- Complet, indiquant toutes les informations, y compris la date, le lieu, le kilométrage, les dépenses réelles et le but commercial
- Précis, ce qui signifie que vous devriez avoir des sauvegardes pour les dépenses individuelles
- En temps opportun, au moment de la dépense, pas créé plus tard.
En savoir plus sur la façon de créer d' excellents dossiers pour les déductions de frais de conduite d'affaires.
Dépenses d'amortissement
Si vous utilisez la déduction standard, vous ne pouvez pas déduire l' amortissement du véhicule. Des règles spéciales s'appliquent si vous utilisez votre voiture à 50% ou moins à des fins professionnelles. L'amortissement et les frais d'automobile sont des sujets compliqués, alors assurez-vous de consulter votre conseiller fiscal avant de prendre une décision sur la méthode de déduction à utiliser.
Frais de conduite professionnelle non déductibles
Vous ne pouvez pas déduire de conduite professionnelle:
- Pour usage personnel de la voiture. Vous devez séparer l'utilisation professionnelle et personnelle de la voiture, qu'il s'agisse de votre voiture personnelle ou d'une voiture appartenant à l'entreprise. Les dépenses personnelles ne sont jamais déductibles.
- Pour les frais de transport quotidien (aller et retour pour travailler de la maison)
- Utilisation de la voiture pour transporter du matériel professionnel lors de vos déplacements ou pour effectuer des appels professionnels sur votre téléphone portable. L'IRS dit que ces circonstances ne font toujours pas les dépenses déductibles parce que vous utilisez la voiture principalement pour les déplacements.
- Pour l'utilisation de votre véhicule à des fins publicitaires, comme mettre un signe sur votre voiture et circuler. L'IRS dit,
Mettre du matériel d'affichage qui annonce votre entreprise sur votre voiture ne change pas l'utilisation de votre voiture d'un usage personnel à un usage professionnel. Si vous utilisez cette voiture pour faire la navette ou d'autres utilisations personnelles, vous ne pouvez toujours pas déduire vos dépenses pour ces utilisations.
- Coûts quotidiens de conduite entre votre domicile et les lieux de travail temporaires dans votre région métropolitaine
- Les frais de conduite entre votre domicile (pas votre bureau à domicile) et un deuxième emploi, lors de votre journée de congé de votre emploi principal.
Vous pouvez trouver plus de détails et de définitions relatives à la conduite automobile dans la publication IRS 463: Frais de voyage, de divertissement, de cadeaux et de voiture.