Comment augmenter la participation aux séminaires et événements professionnels

by Rob Hard

Conseils pour augmenter votre présence aux événements corporatifs

L'étape la plus importante pour surmonter les craintes d'un manque d'assiduité à un événement ou pour augmenter la liste de RSVP est de reconnaître que les gens aiment vraiment assister à des séminaires et autres événements bien exécutés. En assistant à des réunions d'affaires, le participant a l'occasion d'apprendre de nouvelles informations et d'interagir avec ses pairs et les leaders dans leur domaine. Mais les réunions les plus réussies vont au-delà des discours vedettes et des présentations inspirantes; ils créent un environnement chaleureux et convivial pour tous, ce qui les rend plus agréables. Voici comment vous pouvez planifier un événement d'affaires agréable qui attirera un grand taux de participation.

01 - Créer un grand ordre du jour

Une fois que les hôtes comprennent que les gens aiment assister aux événements, il est important de créer un programme qui vaut la peine d'y participer. L'ordre du jour devrait être axé sur un seul thème pour ne pas submerger les participants, mais devrait avoir assez de variété pour maintenir l'intérêt des participants. Par exemple, l'exemple de calendrier de séminaires d'une demi-journée suivant considère les besoins des participants à la réunion de la nourriture aux pauses en présentations:

8h00 Arrivées et petit déjeuner
8h45 Message de bienvenue
9h00 Conférencier principal
10h00 Pause
10h15 Table ronde
11h30 Remarques de clôture

02 - Soyez sensible au calendrier et à l'horloge

Malgré le meilleur programme, les participants à l'événement ont des préférences quant au moment où ils veulent assister à de tels programmes et quand ils ne le font pas. Dans certaines industries saisonnières, c'est parfois impossible. Tenez compte des éléments suivants lors de la planification des dates et des heures pour votre événement:

Les participants préfèrent les horaires du matin pour les séminaires
Les participants préfèrent les événements d'appréciation immédiatement après le travail
Les mardis et jeudis sont des jours de réunion populaires
Évitez de tenir des réunions le vendredi si possible
Évitez d'organiser des réunions pendant les vacances et la veille des vacances
Soyez sensible aux exigences de voyage des participants pour l'événement

Il est tout aussi important d'établir une réputation de commencer à l'heure et de terminer à temps - en particulier pour les événements annuels ou répétés.

03 - Identifier un emplacement unique et pratique

La plupart des réunions d'affaires ont lieu dans des hôtels et ce type de lieu n'est pas si unique. Vous pouvez choisir de casser le moule et de trouver un grand lieu de non-hôtel ou vous pouvez reconnaître que tous les hôtels ne sont pas créés égaux et trouver un bon hôtel. Le point principal ici est de choisir un endroit où vos invités voudront aller. Après tout, ils vont faire un détour de leur routine et veulent profiter de l'événement. Considérez les facteurs suivants:

Sélectionnez un lieu proche de la majorité des participants
Sélectionnez un lieu où les participants s'amuseraient
Sélectionnez un lieu expérimenté pour accueillir des événements similaires

Pour plus de conseils sur le choix d'un lieu, n'oubliez pas de consulter le Guide du planificateur d'événements pour la planification des sites.

04 - Compiler une liste d'invités appropriée

Les réunions réussies ont un sujet ou un message spécifique et un public cible pour ce message. Il est utile de compiler une liste d'invités incluant les participants appropriés, même s'ils sont classés par ordre d'importance. Trop souvent, les hôtes vont compiler une liste principale d'invités potentiels pour ensuite ouvrir la réunion aux masses. Cela ne fonctionnera que si vous essayez de remplir les sièges en fonction du nombre de parties.

Une réunion d'affaires, une conférence ou un séminaire ne devrait pas être considéré comme un effort de publipostage avec des taux de réponse de 1-3%. Je préfère encadrer les clients pour générer des listes spécifiques de participants ciblés - les gens qu'ils veulent vraiment y assister avec des taux de RSVP de 50% ou mieux.

Une dernière réflexion sur les participants: Essayez d'inviter des personnes de rang et d'expérience similaires à la réunion.

05 - Invite, Invite, Invite!

L'une des clés pour atteindre une grande participation à votre événement est d'inviter les gens tôt et de les suivre. Cela signifie envoyer des rappels à ceux qui n'ont pas répondu et confirmations à ceux qui ont. Envoyer un rappel d'événement juste avant l'événement aux invités confirmés n'est généralement pas une mauvaise idée non plus.

Il est important de générer de l'enthousiasme autour de l'événement. Les invitations imprimées traditionnelles sont appropriées, mais il devient de plus en plus courant d'utiliser le courrier électronique et même les médias sociaux en fonction de votre public. Essayez cette approche:

Mentionnez l'événement à des invités que vous ou votre équipe connaissez personnellement avant d'envoyer des invitations.
Envoyez une sauvegarde de la date au début du processus de planification (papier ou électronique).
Envoyer une invitation détaillée, y compris les points saillants de l'ordre du jour (papier ou électronique) avec une demande RSVP.
Envoyez à nouveau l'invitation détaillée avec une note personnalisée à vos amis ou connaissances personnels (électronique). *
Suivi auprès des invités confirmés un à deux jours avant l'événement prévu (électronique ou par téléphone).

* Vous pouvez également choisir d'appeler officiellement des invités et de prolonger une invitation personnelle à l'événement.

06 - Ne sous-estimez pas la puissance des invitations personnelles

Une invitation physique - qu'elle soit imprimée ou électronique - est agréable, mais elle ne devrait pas être considérée comme un substitut à une invitation personnelle à des amis, des collègues ou des connaissances (à moins, bien sûr, d'organiser un grand colloque ou une convention ou plus de participants). C'est l'étape qui fait grincer beaucoup d'hôtes ... ils ne veulent pas décrocher le téléphone, mais cela peut faire la différence entre des taux élevés de RSVPs (avec de faibles taux de non-présentation) et un résultat moins qu'idéal.

Pour certains événements, il peut être utile de partager cette responsabilité. La liste des invités d'un événement est souvent compilée à partir de listes de contacts qui sont gérées par une variété de personnes, et les personnes ayant les relations les plus étroites avec les invités devraient adresser une invitation directe à leurs propres invités.

07 - Établir une réputation pour la prestation d'excellents programmes

Tout le monde a assisté à de bonnes conférences et de mauvaises conférences. La même chose vaut pour les séminaires et autres événements d'appréciation. Heureusement pour les planificateurs d'événements, les gens apprécient plus souvent les réunions auxquelles ils assistent.

La clé ici est d'aider votre client à établir une réputation pour la prestation d'excellents programmes d'affaires. Aussi simple que cela puisse paraître, si quelqu'un aimait assister à votre dernier événement, il ou elle est plus susceptible d'assister à de futurs programmes - et peut-être même d'amener un ami ou un collègue.

08 - Envoyer des communications de suivi et remercier les participants

Parce que les gens assistent à des réunions pour recueillir de nouvelles informations, de nombreux participants apprécient recevoir des documents supplémentaires et des documents qui ont été référencés par les présentateurs et d'autres personnes au sein de votre organisation. Le suivi est une excellente occasion de partager cette information et de transmettre des messages de remerciement à ceux qui ont assisté à l'événement.

La note de remerciement et la communication de suivi est quelque chose que de nombreuses organisations négligent souvent, mais ceux qui n'en récoltent pas les bénéfices.