Le bureau du maire des événements spéciaux à Chicago et l'Illinois Restaurant Association travaillent ensemble pour planifier et exécuter ce festival alimentaire annuel .
Planification d'un festival d'alimentation communautaire
Qu'il s'agisse d'un grand festival gastronomique comme le Taste of Chicago ou d'une version plus petite de la même, la planification de festivals communautaires est une responsabilité importante pour les planificateurs d'événements municipaux et gouvernementaux. The Taste of Chicago est une excellente étude de cas pour toute communauté envisageant un programme similaire. Les principaux domaines fonctionnels de tout festival d'alimentation communautaire seront les suivants:
- Opérations
- Vendeurs de nourriture
- La programmation
- Parrainage
- Marketing / Relations publiques
- Comptabilité / Gestion des contrats
Nous allons creuser plus profondément dans chaque domaine, mais d'abord, nous allons avoir une idée de la chronologie et la gestion générale d'un tel événement en utilisant la planification réelle du goût de Chicago.
Chronologie de la planification du Festival de l'alimentation communautaire
Pour quiconque aborde ce type d'événement pour la première fois ou pour ceux qui envisagent une extension à un festival existant, il est important de commencer à planifier au moins un an avant votre événement.
Pour un exemple concret, le Bureau des événements spéciaux du maire suit l'horaire approximatif suivant pour Taste of Chicago:
- 12 mois : Identifier l'emplacement, les dates et le croquis de la carte du festival. Impliquer les agences municipales pertinentes à chaque étape du processus
- 9 mois : Mettre à jour la carte du festival et commencer les appels d'offres pour les zones fonctionnelles
- 6 mois : Confirmer les fournisseurs, les commanditaires, la programmation et les fournisseurs
- 4 mois : Finaliser le divertissement et re-confirmer le domaine fonctionnel
- 3 mois : Produire du matériel de marketing de festival
- 1 semaine : Gérer les opérations de chargement
- 1 jour : Gérer le chargement du fournisseur
- Conclusion de l'événement : Gérer le chargement des opérations
- 1 semaine après : Tenir une réunion de conclusion et faire des recommandations
Gestion générale des festivals communautaires
En tant qu'organisme gouvernemental, le Bureau des événements spéciaux du maire est responsable de Taste of Chicago et d'une longue liste d'autres événements le long du lac de Chicago, des festivals de quartier et d'autres régions. The Taste est unique à Chicago parce que c'est un événement gratuit, mais les recettes de Taste sont payantes pour la majorité des autres événements gérés par le bureau.
Avec une expérience de gestion de festival de nourriture qui remonte à 1980, la plupart des équipes fonctionnelles dans le Bureau du maire des événements spéciaux et Illinois Restaurant Association sont très expérimentés dans leurs domaines. Cela permet au directeur général de Taste of Chicago de se concentrer sur les efforts de planification et d'exécution de toutes les parties impliquées et de garder l'événement sur la bonne voie.
En plus des membres du bureau, le directeur général travaille avec au moins 20 bureaux et agences de la ville différents, y compris (mais sans s'y limiter) ce qui suit:
- Service de police
- Pompiers
- département de santé
- Rues et assainissement
- Park District
- Bureau des communications en gestion des urgences
Un autre secteur fonctionnel important du Bureau des événements spéciaux du maire est la gestion de la comptabilité et des contrats. Étant un événement gouvernemental, il s'agit d'un processus d'approvisionnement hautement structuré et tous les accords doivent respecter les directives de la ville.
Avec un calendrier de planification des événements en place et la gestion générale des événements sécurisés, nous pouvons maintenant examiner chacune des principales zones fonctionnelles de l'événement.
Après avoir été présenté à l'histoire de l'événement Taste of Chicago et en utilisant sa planification et son exécution comme étude de cas, nous sommes prêts à approfondir un peu plus dans chacun des principaux domaines fonctionnels de l'événement.
Opérations
La zone des opérations est responsable de la préparation du site, de la scène et de la production, du support des événements, de la sécurité, etc.
Les opérations nécessitent de nombreuses réunions avant l'événement, et l'équipe des opérations est étroitement liée à la disposition de la carte d'événements.
Selon le directeur des opérations de Taste of Chicago, cela fait une grande différence d'impliquer toutes les agences de la ville au début du processus. L'équipe des opérations gère les processus suivants:
- Chargement préalable à l'événement (configuration)
- Opérations pendant l'événement
- Chargement après l'événement (démontage)
Ces processus comprennent les fermetures de rues, les tentes de construction, les chariots élévateurs, les charpentiers, les électriciens, l'équipement et le personnel d'entretien, la sécurité, la logistique pour les camions des fournisseurs, les remorques de gestion, etc. Réfléchissez à ce que votre équipe des opérations va gérer elle-même et à ce qu'elle sous-traitera pour votre événement. Avec quelles autres agences votre équipe devra-t-elle travailler? Contactez-les dès que possible.
Restaurants / Vendeurs
Compte tenu de la complexité et de la taille des festivals culinaires comme le Taste of Chicago, l'Illinois Restaurant Association prend la tête de la gestion des vendeurs de nourriture qui participent à l'événement annuel. Pour 2015 Taste of Chicago, l'événement s'est associé avec plus de 60 vendeurs de nourriture, y compris 19+ nouveaux restaurants qui représentaient beaucoup de quartiers distincts de Chicago. Bien sûr, à Chicago, certains articles seront toujours trouvés chez les vendeurs de nourriture sélectionnés pour l'événement, y compris la pizza, les côtes levées, la crème glacée et le gâteau au fromage. Votre festival d'alimentation communautaire aura probablement aussi ses aliments traditionnels.
C'est un endroit convoité pour être sélectionné en tant que vendeur de restaurant qui participe à ce festival de la nourriture et les critères exigent que les participants soient des restaurants locaux qui reflètent les quartiers de Chicago. De plus, ils doivent être capables de gérer le volume et avoir un statut complètement propre avec la ville. Les restaurants participants suivent les cours et vérifications suivants:
- Compléter le cours de certificat d'assainissement du festival d'été de l'Illinois Restaurant Association
- Le département de la santé publique de Chicago visite les kiosques trois fois par jour
- Gérer le flux de l'inventaire entre leurs cabines et les camions frigorifiques
En ce qui concerne votre événement communautaire, réfléchissez aux critères que vous pourriez exiger des fournisseurs de produits alimentaires participants et à ceux que vous aimeriez avoir. La première année peut être difficile, mais avec le succès de chaque année, vous trouverez probablement que vous avez de plus en plus de participants volontaires.
La programmation
The Taste of Chicago est un événement communautaire général. Cela signifie que si la «nourriture» attire les foules, ce sont les autres activités qui retiennent les gens. Au fil des ans, l'équipe de programmation a incorporé bon nombre des éléments suivants dans le programme global:
- Concerts gratuits sur plusieurs scènes (artistes nationaux et locaux)
- Pavillon de démonstrations de cuisine avec les meilleurs chefs et auteurs de livres de cuisine
- Village familial comprenant une scène pour enfants
- Tente environnementale pour l'éducation "verte"
- Pavillon des sports avec des conseils de remise en forme
- Pavillon international (shopping)
- 2-mile de marche
- Fournisseurs d'aliments
- Budweiser Clydesdales et leurs compagnons dalmatiens
- Manèges
- Programme de feux d'artifice
- Cérémonie d'ouverture
Pensez aux autres programmes et activités que vous pourriez inclure dans votre festival de la gastronomie.
Parrainage
Le Taste of Chicago comprend plusieurs catégories de commandites , ce qui constitue une source majeure de financement et de soutien en nature. Les spécialistes du marketing d'entreprise et les planificateurs d'événements corporatifs ont tendance à participer à des événements communautaires comme le goût de renforcer leur marque et de gagner en visibilité.
L'accueil est un élément que certains commanditaires incluent dans leurs forfaits, ce qui permet à ces commanditaires de bénéficier d'un accès privilégié à certains coins salons et à des tentes privées pour accueillir leurs propres événements clients.
Les types de commanditaires au Goût étaient les suivants:
- Communications cellulaires
- Chaîne d'épicerie
- Compagnies de boissons
- Magasins de détail et banques
- Compagnie aérienne et hôtels
- Médias
- Les constructeurs automobiles
- Fournisseurs d'aliments
- Restaurants
- Organismes de conditionnement physique et de soins de santé
- City Park District et les transports publics
Pensez aux commanditaires locaux qui pourraient être intéressés à financer votre événement communautaire et réfléchissez aux types de forfaits et d'avantages que vous pourriez offrir à ces commanditaires.
Marketing / Relations publiques
Les commerçants qui travaillent sur le goût de Chicago sont dans une position enviable parce que c'est le type d'événement qui attire automatiquement l'attention des médias à Chicago et ailleurs. Mieux encore, les sponsors médias aident également à promouvoir le goût. Cela signifie que le Bureau des événements spéciaux du maire n'a pas à dépenser trop sur les formes traditionnelles de publicité pour passer le mot et promouvoir l'événement .
Les spécialistes du marketing font la promotion de l'événement en rédigeant des communiqués de presse dédiés à chaque secteur de l'événement, en entretenant le site Web de l'événement et en produisant la brochure de l'événement. Ces éléments nécessitent une collaboration étroite avec tous les autres domaines fonctionnels pour documenter la planification et la modification du contenu au fur et à mesure qu'ils se produisent.
Au début, il peut être difficile pour les festivals alimentaires communautaires d'obtenir le genre d'exposition que des événements de grande envergure et bien connus comme le Taste of Chicago. Mais pensez à quels médias vous pourriez être en mesure d'atteindre pour obtenir gratuitement la presse et commencer à planifier pour les matériaux de marketing que votre équipe de marketing traitera comme un site Web, des dépliants et des brochures.