Articles que chaque planificateur d'événements devrait toujours avoir en main
Les planificateurs d'événements consacrent beaucoup de temps à la préparation de leurs événements, mais peuvent parfois ignorer les petites choses dont ils ont besoin - ou leurs clients - le jour même de l'événement. Mais un bon planificateur d'événements n'arrive jamais à un événement les mains vides. Une façon d'éviter le voyage d'urgence de dernière minute au magasin pour un besoin d'événement d' entreprise de base est de construire une trousse d'approvisionnement qui ira avec vous partout où vous allez. Que vous vous installiez pour un séminaire , une conférence ou un autre type d'événement, votre trousse d'approvisionnement pour planificateur d'événements devrait vous aider à vous en sortir. Voici quelques articles que vous voudrez garder votre kit.
Boîte de rangement claire pastic
Nous allons commencer par la boîte de stockage elle-même. Il est important d'acheter une boîte de fournitures de stockage qui n'est pas trop grande mais qui a suffisamment de profondeur pour contenir toute une gamme de fournitures. Une boîte de rangement en plastique transparent est extrêmement utile à cette fin et, en tant que telle, peut contenir de nombreux objets différents.
Le défi consiste à trouver un fournisseur qui a la bonne taille pour contenir des articles plus gros, comme des dévidoirs de ruban adhésif, sans avoir l'impression de trimballer une énorme boîte de rangement à chaque événement auquel vous assistez. Vous pourriez réussir avec des boîtes ou des bacs avec les dimensions suivantes: 5,87 "de haut x 10,62" de large x 16,12 "de profondeur.
Cutter
Les planificateurs d'événements et de réunions expédient une quantité incroyable de matériel dans des boîtes pour chaque événement. Même un petit séminaire pour 35 personnes nécessitera souvent l'ouverture d'une douzaine de boîtes en carton. En fonction de ce qui est expédié, des articles promotionnels et autres sont parfois expédiés dans des boîtes plus petites dans ces boîtes. C'est là qu'un coupe-boîte sera utile.
Certaines personnes aiment les couteaux plus gros et encombrants qui permettent une forte adhérence. Cependant, d'une manière générale, vous ne faites habituellement que du ruban adhésif à l'extérieur des boîtes. Pour votre kit d'approvisionnement d'événement, le poids léger est presque toujours le meilleur choix.
Ruban postal et de stockage avec distributeur
La bande d'expédition et le distributeur de stockage sont tout aussi importants que le cutter. Une fois l'événement terminé, tout doit être remis en boîte et renvoyé au bureau ou au lieu de l'événement suivant.
Un pistolet à ruban est généralement trop grand pour la plupart des besoins, mais un distributeur à main est extrêmement facile à utiliser et fait le travail. Emportez un rôle avec un distributeur dans votre trousse, ce qui vous permettra de vous préparer facilement à l'expédition.
Les ciseaux
Il semble que ce soit un objet qui ne soit pas très utilisé, mais les ciseaux sont extrêmement importants pour tout couper, des nappes mal cousues avec des fils exposés aux achats de dernière minute qui ont besoin d'étiquettes de prix enlevées.
Une paire de ciseaux classiques de 5 "s'adaptera confortablement dans la boîte (plus il sera plus léger) .La plupart des ciseaux disponibles dans les magasins de fournitures de bureau sont légèrement plus grandes à environ huit pouces .Pour trouver une paire faite d'un acier inoxydable de bonne qualité ils dureront à travers l'usure de base.
Nom Tags ou Badges
L'un des derniers articles à être produits avant tout événement d'entreprise est le badge de nom d'invité . En effet, de nombreuses personnes confirment et / ou refusent les invitations à la dernière minute, ce qui oblige les planificateurs de réunions à attendre jusqu'à la dernière heure pour produire les étiquettes de nom afin de ne pas être sous ou sur commande.
Cependant, inévitablement, il y aura des noms qui peuvent être mal orthographiés, et certaines personnes arriveront à l'improviste. Pour ces situations, il est plus facile d'avoir une réserve d'étiquettes vierges pour que les gens écrivent simplement leurs noms. Si vous êtes un peu trop performant, vous pouvez également apporter des étiquettes de nom vierges portant le logo de l'entreprise ou de l'association imprimées au laser pour donner un aspect plus soigné et professionnel à l'étiquette de nom «d'urgence». Nous aimons garder 3 "x 4" (la taille la plus populaire) à tout moment.
Sharpie Marqueurs et Surligneurs
Garder une réserve de marqueurs et de surligneurs est utile dans de nombreuses situations pour les planificateurs d'événements. La plupart d'entre vous n'ont pas besoin de moi pour signaler les utilisations évidentes pour mettre en évidence des éléments dans les carnets d'événements, etc. Cependant, il est intéressant de considérer les demandes externes que vous pouvez recevoir lorsqu'un surligneur sera utile.
Par exemple, les dirigeants d'entreprise et d'autres arrivent généralement préparés pour leurs propres présentations et ont généralement des pages de notes pré-imprimées. Mais les conférenciers comptent souvent sur le planificateur de la réunion pour fournir des messages d'ordre administratif et autres que les présentateurs peuvent avoir besoin de transmettre. J'ai écrit ces éléments dans certains cas directement sur des pages de notes et mis en évidence dans des couleurs non traditionnelles comme l'orange pour faire ressortir ces situations.
Stylos et crayons
Dans la même veine, ce n'est jamais une mauvaise idée d'apporter quelques boîtes supplémentaires de stylos et de crayons à votre événement. On s'attend généralement à ce que le planificateur de la réunion ou de l'événement dispose de ces fournitures, non seulement pour lui-même, mais aussi pour les présentateurs, les participants et même le personnel de l'événement .