Conseils pour planifier votre horaire de travail pour des résultats maximums
Voici des suggestions sur la façon d'organiser votre journée afin que vous ne perdiez pas de temps et que votre entreprise fasse de l'argent.
Connaissez votre temps de travail de pointe
De nombreux livres sur la productivité suggèrent que vous ne mettez pas les courriels comme votre premier rendez-vous le matin. D'autres recommandent de faire vos tâches les plus difficiles en premier. Mais la vraie productivité vient quand vous comprenez vos temps de pointe et planifiez votre travail en conséquence. Pour certains, l'installation en mode travail prend du temps, donc commencer par le courrier électronique est un moyen facile de commencer la journée. Pour les autres, leur énergie est drainée après le déjeuner, il est donc préférable d'envoyer un courriel dans l'après-midi et de se concentrer sur des tâches plus importantes le matin alors que votre énergie est élevée.
Certains propriétaires d'entreprise à domicile ont plusieurs pics d'énergie et les bas pendant la journée. Par exemple, ils pourraient être stimulés à travailler tôt le matin et encore tard dans la nuit. Dans ce cas, travailler pendant ces périodes et faire autre chose en fin de matinée et en début d'après-midi est l'horaire idéal.
Prioriser vos tâches
L'un des plus grands défis de la gestion d'une entreprise à domicile est de s'assurer que vous êtes concentré sur les tâches qui font de l'argent. Avoir un système de classement est important, mais pas plus important que de faire du travail pour un client ou d'expédier votre produit. Idéalement, vous devriez hiérarchiser vos tâches dans l'ordre de leurs résultats:
- Fait de l'argent maintenant: Faire du travail ou facturer un client
- Fait de l'argent dans un proche avenir: Nouveaux projets, marketing, service à la clientèle
- Fait de l'argent dans un avenir lointain: des projets qui prennent du temps à mettre en place
- Gestion d'entreprise: e-mail de non-marketing ou service client, réalisation de livres, classement, etc.
Organisez et planifiez votre journée
La plupart des entreprises à domicile auront la possibilité d'avoir un horaire fixe avec des tâches répétées. Par exemple, un rédacteur pigiste peut avoir un temps défini pour écrire chaque jour. Un assistant virtuel aura un temps défini pour gérer les médias sociaux des clients et d'autres tâches. Bien que le travail à domicile permette de la flexibilité, il n'est pas mauvais d'avoir une routine pour les tâches que vous faites régulièrement. Un calendrier crée une routine et une habitude, de sorte que vous n'avez pas à penser à ce que vous devez faire. Il vous aide à organiser et planifier les aspects non réguliers de votre journée autour de vos activités normales.
Pour qu'un horaire fonctionne, vous devez y rester fidèle. Donc, si vous trouvez que vous tergiverser beaucoup, il est temps de revenir à l'examen de vos heures de travail de pointe ou envisager d' embaucher un assistant virtuel pour faire les tâches non lucratives que vous évitez.
Gérer les inconnus et les interruptions
Le plus grand défi pour les propriétaires d'entreprise à domicile est de gérer les distractions et de gérer les tâches qui ne sont pas prévues.
Trop souvent, vous êtes interrompu par un appel téléphonique ou un problème imprévu (votre site Web tombe en panne), ce qui désynchronise votre routine habituelle. Une autre question liée à la gestion de vos tâches concerne les activités liées aux projets à long terme, qui sont souvent mises de côté pour des tâches plus urgentes. Pour gérer au mieux les activités que vous n'avez pas planifiées, vous voulez évaluer leur importance et soit le faire, le planifier ou le déléguer.
- Faites-le: Ce sont des problèmes pressants ou des crises qui doivent être traitées. Le défi consiste à savoir si une tâche est si importante qu'elle est automatiquement placée en tête de liste. Tout ce qui peut affecter votre revenu devrait être considéré comme important. Donc, si votre site Web est en panne, vous voulez le traiter en premier. Si un client se plaint, vous devez le réparer rapidement.
- Programmez-le: Pour les tâches à faire qui doivent être effectuées, mais pas nécessairement dès que possible, intégrez-les dans votre planning plus tard.
- Déléguez-le : chaque fois que vous pouvez retirer une tâche de votre assiette, vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur les importantes tâches lucratives. Donc, si un problème surgit, et que vous avez un bon assistant virtuel, voyez s'il peut gérer le problème.
Lorsque vous travaillez sur un projet à long terme, la meilleure façon de gérer ces tâches dans votre emploi du temps est de:
- Décomposez le projet dans ses tâches à faire.
- Choisissez une date "Terminé" lorsque vous voulez que le projet soit terminé.
- Horaire dans les tâches à partir de maintenant jusqu'à la date de fin.
- Traitez-les comme des tâches «importantes» qui ne peuvent être repoussées.
Utiliser un système
Il existe de nombreux systèmes en ligne et imprimés pour vous aider à organiser et à planifier votre journée. L'astuce consiste à trouver celui qui fonctionne pour vous. Les systèmes numériques sont souvent dotés d'applications Web et de smartphones, ce qui vous permet de rester organisé lorsque vous n'êtes pas chez vous. Certains propriétaires d'entreprise préfèrent un système d'impression et la possibilité de vérifier physiquement les tâches à effectuer. Certaines personnes utilisent une combinaison des deux.
Si vous n'êtes pas sûr de ce qui vous convient le mieux, testez les différentes options, en tenant compte de la façon dont vous travaillez, et du nombre de signaux, de déclencheurs ou d'alarmes dont vous avez besoin pour respecter votre horaire.
Idéalement, vous voudrez planifier pour la semaine, peut-être même un mois. Cependant, il est important de revoir et d'ajuster votre plan quotidien au besoin.