Les systèmes téléphoniques de classe affaires décrits ici sont pour les bureaux de dix personnes ou plus.
Quelles caractéristiques vous aurez besoin
Les fonctionnalités qui apportent de la valeur à votre entreprise et relient votre entreprise au monde vont augmenter le coût total du système téléphonique.
Le vendeur d'un système téléphonique essaiera de vous vendre tous les gadgets (c'est leur travail), mais vous devez regarder chaque fonctionnalité et décider si cela va ajouter de la valeur à votre entreprise ou vous faire économiser de l'argent.
Caractéristiques de base
Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus courantes disponibles sur un système téléphonique professionnel. Chaque marque est différente, alors demandez au vendeur une liste complète des options.
Le standard automatique prend généralement la place d'une réceptionniste en présentant aux appelants une liste d'options pour acheminer leur appel (par exemple, "Appuyez sur 3 pour parler à quelqu'un dans les ventes"). Il peut également laisser les appelants composer directement l'extension d'une partie.
- Les fonctionnalités de conférence permettent à deux extensions ou plus de se connecter pour partager une conversation. Habituellement, la valeur par défaut est deux. Si vous en avez besoin de plus de deux, demandez quel est le nombre maximum de participants. Certains systèmes autorisent uniquement les extensions internes à être conférences. Si vous avez besoin d'appels de conférence externes, renseignez-vous également à ce sujet.
- Automated Directory permet aux appelants de rechercher le poste d'un employé en entrant les premières lettres de son nom.
- La messagerie vocale permet de laisser des messages pour les employés qui ne sont pas disponibles ou sur le téléphone. Certains systèmes peuvent transmettre des messages vocaux à l'adresse électronique d'un employé et permettre à un équipement de messagerie vocale distinct d'interagir avec leur équipement. Selon le prix, cela pourrait vous faire économiser de l'argent.
- Appel en attente est la capacité de mettre un appel en attente pendant que l'utilisateur s'occupe d'autres questions. Habituellement inclus avec le système.
- Le renvoi d'appel permet à l'utilisateur de transférer temporairement tous les appels vers un autre poste ou vers la messagerie vocale.
- Speed Dial enregistre les numéros de téléphone fréquemment utilisés et permet à l'utilisateur de le composer avec un bouton ou deux. C'est un gain de temps utile pour les numéros fréquemment appelés.
- La recomposition permet de recomposer le dernier numéro appelé en appuyant simplement sur un bouton.
- La radiomessagerie permet à un utilisateur de parler sur un système de sonorisation pour appeler un employé ou faire des annonces.
- Musique en attente donne à vos appelants quelque chose à écouter pendant qu'ils sont en attente. Cela peut être de la musique ou des messages préenregistrés annonçant votre entreprise.
- Back Up Power fournira une autre source d'électricité pendant 10 à 60 minutes en cas de panne d'électricité.
Fonctionnalités avancées
Les fonctionnalités avancées ajouteront un coût significatif au système global et ajouteront un coût continu sur la durée de vie du système. Cependant, cela pourrait être compensé par un service clientèle réduit et des avantages de gain de temps qu'ils apportent.
- La fonction de localisation à distance permet de simples connexions aux employés hors site ou aux petits bureaux distants en composant simplement une extension interne.
- Trouvez-moi / Suivez-moi permet aux utilisateurs de transférer leur téléphone sur demande vers un autre téléphone, téléphone portable, téléphone à la maison, secrétaire, etc.
- L'intégration de téléphone informatique (CTI) permet au système téléphonique d'interagir avec un système informatique. Les exemples incluent la possibilité pour un utilisateur de cliquer sur un numéro de téléphone sur l'écran et que le système téléphonique compose automatiquement le numéro (en réduisant les mauvais numéros et en économisant du temps); ou le passage du numéro de téléphone d'un client à un ordinateur lors d'un appel afin de décrocher le compte du client et de l'afficher sur l'écran de l'employé avant de répondre au téléphone. Cette option est très chère.
Quelle devrait être la taille du système?
La prochaine question à laquelle vous devez répondre est l'endroit où vous voulez les téléphones. La liste suivante identifie les endroits courants où vous voulez localiser une extension de téléphone:
- Réceptionniste
- Chaque bureau
- Télécopieur
- Terminaux de cartes de crédit, ports de données
- Salle de conférence
- Magasin / entrepôt
- Espaces publics (salle d'attente, couloirs, entrées, etc.)
Ensuite, vous devrez déterminer le nombre d'appels téléphoniques simultanés entrant et sortant du bureau. La somme totale des appels entrants et sortants à un moment donné est le nombre de lignes (ou de lignes réseau) dont vous aurez besoin.
Les configurations courantes sont 3, 8, 12, 16, 24 ou 48 lignes. Les systèmes plus grands ont des emplacements d'extension afin que vous puissiez ajouter plus de lignes à une date ultérieure. N'oubliez pas de tenir compte de la croissance future (25% n'est pas rare). Important: si vous le sous-estimez, les appelants recevront un signal occupé si toutes les lignes sont utilisées.
Trouver un revendeur de système téléphonique
Trouver un revendeur n'est pas difficile. Tout d'abord, vous pouvez rechercher sur Internet "Matériel et fournitures téléphoniques" pour trouver un revendeur près de chez vous.
Les foires commerciales d'affaires et de bureau sont également de bons endroits pour commencer. Non seulement vous serez en mesure de rencontrer les gens de ventes et de soutien, mais vous pouvez également essayer un système.
Enfin, le meilleur moyen est de demander autour. Demandez à des personnes que vous connaissez qui ont une entreprise avec un bureau. Vous pouvez également obtenir leur évaluation de la qualité de l'équipement et du niveau de service fourni.
Calculer le coût total
Le coût total du système comprendra les éléments suivants:
- Base Unit / System est l'unité qui contrôle l'ensemble de l'infrastructure téléphonique. Le coût dépend du nombre de fonctionnalités dont vous disposez, du nombre d'appareils téléphoniques qu'il peut gérer et du nombre de lignes provenant de la compagnie de téléphone.
Les combinés / ensembles de bureau sont les unités qui s'assoient sur les bureaux ou sont fixées au mur. Ils viennent dans plusieurs styles, capacités et prix différents. Les prix peuvent varier de 70 $ à 1 000 $. Les exemples incluent: Basic (moins cher), Mid-level, exécutif / haut de gamme, ensembles de réceptionniste (le plus cher) et unités de table de conférence. D'autres options incluent des casques mains-libres et des connexions sans fil. La plupart des combinés sont propriétaires et ne fonctionnent qu'avec un système de base de ce fabricant. Si vous remplacez un système téléphonique existant, le coût de tous les nouveaux combinés (si vous changez de marque) peut faire de la mise à niveau du modèle supérieur supérieur la seule solution abordable.
- Le câblage est les vaisseaux sanguins de l'organisation et ne doit pas être marginalisé. Si vous construisez un bureau, installez des câbles et des prises supplémentaires dans les zones où vous pensez avoir besoin d'un téléphone à l'avenir. Le coût sera une fraction du coût si vous devez y retourner plus tard et percer des trous dans les plafonds et les murs. Si vous l'installez dans un bâtiment avec un câblage existant, demandez au concessionnaire de vérifier la compatibilité du câblage avant de signer le contrat.
- L'installation et la configuration initiale seront la partie la plus longue du projet. Les systèmes téléphoniques ne fonctionnent pas correctement et devront probablement être installés et configurés initialement par un technicien qualifié. Afin de démarrer et de courir aussi vite que possible, assurez-vous que cela est inclus dans le contrat. D'autres options qui peuvent être négociées sont la maintenance, les modifications futures et la formation de vos employés.
Prendre la décision finale
La décision finale repose sur vos épaules. Les vendeurs de systèmes téléphoniques peuvent être agressifs, mais rappelez-vous que vous êtes «le client» et que vous êtes responsable. Afin d'obtenir le meilleur prix pour le système que vous voulez, livrez vos besoins à plusieurs entreprises et laissez-les enchérir sur le projet. Assurez-vous d'avoir une proposition détaillée couvrant tous les domaines décrits ci-dessus.
Vous ne récupérerez pas la comparaison entre pommes et pommes, demandez donc que le coût des caractéristiques soit indiqué séparément (ou détaillé, si elles sont incluses dans un ensemble de fonctionnalités). Cela vous permettra de déterminer ce qui cause les différences de prix. Si vous n'êtes toujours pas sûr d'un leader clair, demandez à voir une démonstration sur le site d'un client existant. Enfin, comparez les propositions et choisissez celle qui répond à vos besoins, permet la croissance et, surtout, vous vous sentez le plus à l'aise.