Utilisez ces quatre conseils d'experts pour réduire les coûts liés aux heures supplémentaires
Non seulement les heures supplémentaires sont considérées comme l'une des dépenses les plus importantes pour la plupart des entreprises, mais la gestion correcte ou incorrecte des heures supplémentaires peut faire la différence entre des poursuites coûteuses, un moral bas et une vulnérabilité aux modifications des heures supplémentaires.
Au cours des dernières années de conjoncture économique précaire, de nombreux employés se sont montrés désireux de faire leurs preuves en tant que travailleurs acharnés qui ne se plaignent pas de travailler un peu plus longtemps, sans nécessairement inclure tout ou partie de leurs feuilles de temps.
De nombreux employeurs ont tacitement, voire explicitement, approuvé cette attitude. Ashley Dinsdale, un acheteur pour Macy's qui travaille plus de 50 heures par semaine, dit: «Des licenciements sont survenus au bureau de mon employeur précédent. Maintenant, j'arrive tôt et j'envoie des courriels pour qu'ils sachent que je suis là. "
Penser de manière proactive
Bien que les heures supplémentaires soient souvent truffées de dépenses et d'embûches, cela ne doit pas être le cas. Gérer de manière proactive les heures supplémentaires de vos employés, éviter les surprises et préparer l'avenir peut réduire vos dépenses, protéger votre entreprise contre les poursuites judiciaires et améliorer le moral de toute l'entreprise.
Les quatre conseils d'experts suivants peuvent éclairer certains des problèmes liés aux heures supplémentaires et vous aider à éviter les pièges et les surprises majeurs lorsqu'il s'agit de gérer les problèmes potentiels.
1. Suivre l'heure des employés. Le travailleur américain moyen, selon le Bureau of Labor Statistics, travaille un peu plus de quatre heures supplémentaires par semaine. C'est 208 heures par année.
Estimant un salaire moyen de 21 dollars par heure et demie de salaire, le total général s'élève à 6 552 dollars par employé et par an. Avec un effectif de 20 employés, cela représente 131 040 $ de dépenses en heures supplémentaires seulement.
Que pouvez-vous faire pour éviter les surprises en ce qui concerne les heures supplémentaires? L'une des plus grandes ressources disponibles est le suivi du temps mobile qui comprend des alertes pour informer les employés et les gestionnaires lorsque les seuils d'heures supplémentaires empiètent.
Le suivi du temps des employés permet également aux gestionnaires et aux propriétaires d'entreprise de voir et d'aborder les tendances à l'échelle de l'entreprise et au niveau des employés individuels en ce qui concerne les heures supplémentaires. Un employé accumule-t-il régulièrement des heures supplémentaires chaque semaine?
Les heures supplémentaires sont-elles attribuables à des pénuries de personnel, à des charges de travail importantes ou à un employé qui a plus de temps à consacrer à ses tâches et qui veut obtenir un salaire supplémentaire? Avec une vue d'ensemble du temps passé et de la façon dont il est affecté à différents projets, les gestionnaires peuvent prendre des décisions éclairées concernant les ressources et les heures supplémentaires.
Ne pas hésiter à suivre les heures juste pour les employés horaires. Il est essentiel de savoir exactement combien d'heures chacun contribue à faire des choix intelligents et à gérer les éventuels changements à venir dans la réglementation fédérale sur les heures supplémentaires.
Le suivi du temps évite également l'arrondissement des feuilles de temps, ce qui arrive généralement assez innocemment, mais tombe généralement en faveur de l'employé. L'American Payroll Association estime 10 minutes d'arrondi par quart par employé. Assurez-vous que le système que vous choisissez vous aide avec la conformité DCAA et DOL, pour vous protéger avec des dossiers faciles à trouver en cas de vérifications gouvernementales ou de conflits de travail.
2. Jetez un coup d'œil à la classification des employés. Vous devez savoir que si votre employé est salarié mais gagne moins de 23 660 $ par année, vous devez quand même payer des heures supplémentaires, et ce seuil est sur le point d'augmenter brusquement.
Sans compter que classer un employé comme exonéré avec un salaire inférieur à 23 660 $ par année ou dans un poste qui n'est pas admissible au statut d'exemption simplement pour éviter d'avoir à payer des heures supplémentaires n'est pas une bonne stratégie. Une partie importante des poursuites en matière de travail qui sont en hausse depuis 2004 est attribuable à une erreur de classification et à une réparation pour les paiements rétroactifs dus en heures supplémentaires pour les heures supplémentaires non travaillées.
Aux fins de la déclaration de culpabilité, peu importe que les tribunaux classifient délibérément ou classifient innocemment les employés; C'est votre travail en tant qu'employeur de vous assurer que la classification est correcte pour vos employés et non manipulée dans le but de réduire les coûts. Les pénalités pour mauvaise classification comprennent jusqu'à deux ans de paiements rétroactifs pour les heures supplémentaires dues, et si vous êtes considéré avoir mal classé l'employé intentionnellement, vous devrez trois années de salaire rétroactif.
Pour vous assurer que vos classifications sont à la hauteur, évaluez régulièrement les tâches et les relations de vos employés avec l'entreprise et consultez un avocat dans les zones grises. Il pourrait être un peu pénible de payer les frais juridiques, mais c'est une petite pincée par rapport aux conséquences potentielles.
3. Communiquer les attentes. L'un des meilleurs moyens de maîtriser les heures supplémentaires est d'améliorer la communication autour du sujet. Faites en sorte que les attentes soient claires pour les employés, expliquez clairement aux gestionnaires et aux employés les attentes et étouffez dans l'œuf toutes les habitudes des employés de ne pas enregistrer les heures supplémentaires «par la bonté de leur cœur».
Il peut y avoir beaucoup de règles tacites sur le moment d'enregistrer le travail pour les employés horaires que les gestionnaires ou les propriétaires d'entreprise réalisent, mais le travail sans rémunération est toujours un motif d'action juridique, même si l'approbation est tacite. Et peu importe à quel point le cœur de votre employé est bon, le travail sans salaire finit par miner le moral et la transparence au sein de l'entreprise.
Il est particulièrement important de clarifier vos attentes en matière de technologie. Le fait de vérifier les courriels et de s'attendre à ce que les employés répondent en dehors des heures de travail peut sembler assez anodin, mais les minutes s'additionnent. Beaucoup d'entreprises s'attendent à ce que les employés soient disponibles en dehors des heures de bureau pour la communication par courriel, mais cela a été confirmé au tribunal comme travail. Vous pourriez être choqué de trouver combien d'heures vos employés déconnectent réellement des heures sur cette seule tâche.
Katharine C. Giovanni, présidente de Triangle Concierge, a déclaré: «Tout le monde essaye de passer de 36 heures à 24 heures sur 24. En fait, la technologie n'aide pas parce que vous pouvez emmener votre bureau avec vous, donc nous travaillons tout le temps. "Clarifiez vos attentes en ce qui concerne le courrier électronique et assurez-vous de tenir tout le monde, les gestionnaires et les employés, aux normes que vous définissez.
4. Mettre l'accent sur la formation croisée. Dans certaines entreprises, les dépenses en heures supplémentaires s'additionnent rapidement pour certaines personnes simplement parce que personne d'autre ne peut faire leur travail. Non seulement les heures supplémentaires s'additionnent, mais des goulots d'étranglement se développent et la bande passante de certains employés finit au maximum tandis que d'autres finissent par être sous-utilisées.
Mettre l'accent sur la formation croisée autant que possible pour répartir le fardeau et permettre aux différents employés d'intervenir dans les projets à mesure que la charge de travail augmente ou que des situations d'urgence se présentent. Une formation polyvalente efficace peut également améliorer le moral, permettre à davantage de membres du personnel de contribuer à des projets clés et alléger une partie du fardeau imposé aux autres membres du personnel.
La formation croisée peut également vous permettre d'être plus flexible avec la planification. Trop souvent, les entreprises sont obligées de prévoir des horaires pour des personnes ayant des connaissances spécialisées au détriment d'heures supplémentaires importantes. Bien qu'il ne soit pas possible, ou idéal, d'offrir une formation polyvalente sur toutes les tâches ou compétences, l'identification des tâches qui peuvent facilement être apprises par plusieurs employés peut réduire considérablement les heures supplémentaires tout en augmentant la productivité et l'efficacité.
Une action en justice
Les employés qui s'inquiètent de leur travail ou de leur rendement voudront peut-être enregistrer des heures sans avoir à se charger du temps. Cependant, les entreprises ne devraient pas considérer ce type de comportement comme une bonne chose. Fermer les yeux ou encourager ce type de comportement en amont peut avoir des répercussions financières désastreuses plus tard, si ces mêmes employés décident d'intenter une action en justice pour erreur de classification ou temps travaillé sans rémunération.
Selon la National Employment Lawyers Association, les conflits de travail et les salaires ont augmenté de 77% depuis 2004 et ce n'est pas une coïncidence si 2004 a été la dernière fois que le DOL a révisé la Fair Labor Standards Act. Avec la discussion en cours sur les changements aux règlements sur les heures supplémentaires, les propriétaires d'entreprises peuvent s'attendre à voir plus de vagues de conflits de travail et de salaires.
Rien qu'en 2014, le ministère du Travail a ordonné aux entreprises du pays de payer près de 241 millions de dollars en arriérés de salaire en raison d'une erreur de classification des employés afin d'éviter les heures supplémentaires, en demandant ou en encourageant les employés à travailler plus de 40 heures par semaine. les employés sont sensibles aux courriels, aux textes et aux appels téléphoniques en dehors des heures de travail, sans rémunération. Des employés d'EMS à Charleston aux travailleurs de la santé à Santa Barbara et les directeurs des magasins d'articles de sport, de nouvelles poursuites continuent d'apparaître chaque jour.
A propos d'Amy Bailey
Amy supervise toutes les opérations de financement, de ressources humaines et de construction chez TSheets. Elle est une fière Idaho Vandal qui a passé huit ans en comptabilité publique chez Coopers & Lybrand, et plus de 20 ans dans des sociétés technologiques publiques et privées à forte croissance comme Extended Systems, ProClarity, Microsoft et Silverback. Elle a deux enfants et vit avec son mari et un Mastiff anglais nommé Scout.