Le formulaire W-9 est un document fiscal qui doit être signé par des entrepreneurs indépendants pour fournir un numéro d'identification fiscale (numéro de sécurité sociale ou numéro d'identification de l'employeur). Si l'employeur n'a pas de numéro d'identification de contribuable, ou si l'identification du contribuable est incorrecte, l'entrepreneur indépendant doit retenir l'impôt fédéral sur le revenu (c'est ce qu'on appelle la «retenue de réserve»). Voici quelques-uns des points les plus importants de son article, avec mes commentaires.
Le formulaire W-9 est un document fiscal standard souvent utilisé dans les transactions commerciales et financières. Donc, en soi, un formulaire W-9 ne pose pas beaucoup de problèmes. Pourtant, il y a quelques problèmes simples à connaître.
Assurez-vous de connaître la personne ou l'entreprise qui vous demande de remplir le formulaire W-9
Étant donné que le formulaire W-9 vous demande votre nom, votre adresse et votre numéro de sécurité sociale ou d'identification de l'employeur, vous devez faire preuve de prudence lorsque vous donnez cette information. Assurez-vous de savoir qui vous demande de remplir le formulaire, et pourquoi, et comment vos informations fiscales seront utilisées.
Assurez-vous d'avoir correctement renseigné vos informations d'entreprise
Le formulaire W-9 vous oblige à inclure des informations sur votre type d'entreprise.
L'IRS a simplifié le formulaire W-9 (un peu). Pour compléter le nouveau formulaire W-9 , procédez comme suit:
- Assurez-vous que vous entrez correctement votre identifiant de contribuable et que vous entrez le bon identifiant de contribuable. C'est le but principal du formulaire, pour vérifier cette information. Les questions viennent quand votre entreprise est une LLC. Une LLC à un seul membre produit des déclarations de revenus fédérales en tant que propriétaire unique et des fichiers LLC à plusieurs membres en tant que société de personnes. Cet article contient plus d'informations sur l'identifiant du contribuable à utiliser.
- Il vous sera demandé si vous êtes soumis à une retenue de réserve. La plupart des gens ne le sont pas, mais si vous avez des questions, consultez cet article sur la rétention de sauvegarde .
- Il vous sera demandé si vous êtes sujet à déclarer des actifs étrangers. Sauf si vous avez des actifs dans un pays étranger, cette section ne vous concernera pas.
Assurez-vous de transmettre le W-9 en toute sécurité
Le W-9 contient des informations sensibles qui doivent rester confidentielles et sécurisées. N'envoyez pas votre W-9 rempli comme pièce jointe non sécurisée ou non cryptée. Utilisez plutôt des méthodes sécurisées de transmission, telles que la remise en mains propres, le courrier ou les pièces jointes cryptées à un courriel à la personne qui l'a demandé. (Les employeurs d'entrepreneurs indépendants ne transmettent pas les formulaires W-9, ils sont conservés dans le fichier d'emploi.)
Réception d'un W-9 à la place d'un W-4
Si vous commencez un nouvel emploi et que votre nouvel employeur vous remet un formulaire W-9 à remplir, demandez si votre nouvel emploi est un entrepreneur indépendant ou un employé. Les employés remplissent le formulaire W-4 pour définir leur niveau de retenue d'impôt.
Les travailleurs indépendants (entrepreneurs indépendants) n'ont pas d'impôt sur le revenu ou d'impôt de sécurité sociale / Medicare retenu. Vous et votre employeur pouvez discuter de la question de votre statut, mais c'est l'IRS qui décide finalement si un travailleur est un employé ou un entrepreneur indépendant (travailleur indépendant).
Si vous n'êtes pas sûr de votre statut, lisez en plus sur la différence entre les employés et les entrepreneurs indépendants .
Soyez conscient des règles de retenue de sauvegarde
L'IRS veut s'assurer que tous les contribuables déclarent toutes les sources de revenu. Ainsi, ils ont institué des règles pour s'assurer que tous les formulaires W-9 ont un numéro d'identification de contribuable correct et complet. Si vous soumettez un formulaire W-9 sans numéro d'identification de contribuable valide, ou si votre numéro d'identification fiscale est invalide, votre employeur devra retenir les impôts sur le revenu fédéral de vos paiements. Cette réglementation est appelée " retenue de réserve ".