Comment l'initiative de l'APEX a changé la planification d'événements corporatifs

La poussée originale pour normaliser la communication dans l'industrie de l'événement

L'une des demandes les plus courantes des planificateurs d'événements et de réunions d'entreprise est d'utiliser un logiciel standardisé de planification d'événements pour faciliter la communication entre les professionnels de l'industrie et l'efficacité globale. Bien qu'un système ou logiciel totalement normalisé et prescrit n'ait pas encore été adopté dans l'industrie, le Conseil de l'industrie du congrès (CIC) a lancé une initiative qui a fourni une direction sans précédent aux planificateurs d'événements, aux professionnels de l'industrie et ce qu'on appelle APEX.

L'échange de pratiques acceptées de CIC

L'APEX est l'abréviation de «Accepted Practices Exchange», une initiative du Conseil de l'industrie de la convention (CIC) visant à fédérer l'ensemble de l'industrie des réunions, conventions et expositions pour élaborer et mettre en œuvre des normes volontaires . En dépit de sa nature volontaire, il a été un changeur de jeu dans l'industrie.

Plus de 2 500 membres de l'industrie dans 60 villes des États-Unis et du Canada ont participé à des discussions pratiques et plus de 350 professionnels de l'industrie ont participé en tant que bénévoles depuis 2001. Grâce à la collaboration, les participants à l'APEX pratiques, qui définiraient des normes pour les logiciels de planification d'événements et d'autres outils. Cette initiative a finalement évolué vers la création des outils de planification d'événements de l'APEX, qui comprennent une série de ressources pour les planificateurs d'événements et le développement continu d'un nouveau logiciel de planification d'événements.

Outils et ressources APEX

En 2001, l'initiative de l'APEX était la seule initiative à l'échelle de l'industrie et cohérente à élaborer des normes pour l'outil de planification d'événements. Finalement, cela a mené à l'élaboration d'outils, de modèles et de lignes directrices sur les pratiques exemplaires que de nombreux planificateurs d'événements utilisent encore aujourd'hui sous une forme ou une autre. Toutes les ressources sont toujours disponibles pour une utilisation en ligne ou disponibles au téléchargement en format Microsoft Word de PDF.

Les outils sont tous disponibles gratuitement.

1. Le glossaire en ligne de l'industrie APEX
   Cet outil en ligne interactif est la référence complète pour la terminologie, le jargon et les acronymes utilisés dans l'industrie des réunions et des événements. Il constitue une excellente ressource pour assurer la cohérence des termes et s'avère toujours un outil de formation utile pour les nouveaux employés.
2. Le modèle ESG (Event Specifications Guide)
   Les planificateurs d'événements utilisaient le terme «reprendre» pour faire référence aux spécifications de réunion. L'acronyme ESG (qui signifie guide de spécifications d'événements) a remplacé ce terme après le lancement d'APEX par un outil normalisé à utiliser pour préparer et partager des instructions complètes et des détails pour des événements de toutes tailles.
3. APEX Logement et inscription
   Ces pratiques acceptées ont été élaborées pour la collecte, la communication et la récupération de données complètes sur le logement et l'inscription aux réunions, congrès et autres événements. Il s'est également avéré être une ressource pour traiter des questions de logement telles que les fournisseurs de logement, les questions d'Internet, le logement international et la divulgation.
4. Le modèle PER (rapport post-événement)
   Remplaçant les anciens rapports «historiques», le rapport post-événement ou PER est toujours le format accepté par l'industrie des réunions et des événements pour collecter, stocker et partager des données de rapport post-événement précises et complètes sur les événements de tous types (bien que de nouvelles versions existent). divers programmes).

1. Modèles de demande de proposition (RFP)
   En plus d'un livre blanc publié par le CIC en collaboration avec les délégués de l'APEX et la GBTA, le CIC fournit toujours des formats de DP standards qui répondent aux besoins de base et répondent aux besoins uniques de divers besoins de DP: audiovisuel, destination société de gestion, entrepreneur de service, installation unique, transport, horaire des fonctions et configuration des fonctions. Ces modèles facilitent la sollicitation de la bonne information, la comparaison des réponses et la prise de décisions éclairées.

Ressources et logiciels de planification d'événements

L'objectif de l'initiative APEX du Convention Industry Council était de changer fondamentalement la façon dont les professionnels communiquaient dans l'industrie des réunions et des événements, des planificateurs d'événements aux fournisseurs, fournisseurs, entrepreneurs et autres professionnels des services événementiels.

Avant l'APEX, ses lignes directrices normalisées, ses pratiques exemplaires et, ultimement, ses outils et ressources en ligne, la communication constituait le principal défi pour les professionnels de l'industrie.

Beaucoup de choses ont changé depuis le début des années 2000. Alors que l'idée de l'APEX et de ces objectifs a commencé dès 1997, le CIC s'est concentré principalement sur la phase conceptuelle de 2000-2004 en attente de lancement jusqu'en 2004 et 2005. Depuis le lancement des normes et outils APEX, de nombreuses autres ressources et événements Des logiciels de planification ont été mis au point, mais aucune autorité n'a annulé le CIC en ce qui a trait à la prescription des normes de pratique de l'industrie.