Systèmes de comptabilité pour un cabinet d'avocats
Un bon système de comptabilité pour toute petite entreprise comprendra des contrôles internes solides pour surveiller les revenus et les dépenses.
En tant qu'avocat, vous devez vous assurer que votre système de comptabilité dispose de contrôles internes solides, tant les frais facturés que les frais et les dépenses avancés, pour les clients.
Peu importe si les factures sont fondées sur un mandat particulier, une provision annuelle, des honoraires conditionnels ou des honoraires de recommandation, vos honoraires sont basés sur le temps consacré aux projets de vos clients. C'est la raison pour laquelle les avocats tiennent généralement des dossiers détaillés pour suivre le temps passé sur les cas.
Vous pouvez utiliser des systèmes manuels ou électroniques pour suivre votre temps et vos dépenses. Les cartes de grand livre des clients ont été utilisées pour enregistrer ces informations avant l'avènement du logiciel de facturation et de temps légal . Quelle que soit la méthode de gestion des dossiers que vous préférez, vous voudrez généralement enregistrer ce suivi du temps passé par le client sur les affaires du client, ainsi que les dépenses facturables.
De temps à autre, vous pouvez payer des frais au nom de votre client pour les frais de dépôt ou d'autres frais.
La plupart des dossiers d'avocats pratiquants ces coûts avancés sont enregistrés dans le système de la même manière que les autres comptes débiteurs.
Le logiciel de comptabilité aura des journaux spéciaux pour enregistrer un seul type de transaction fréquente. Pour les avocats, le journal des encaissements montrera la répartition (1) des honoraires reçus et (2) des remboursements de dépenses, y compris une répartition entre les frais généraux réguliers payés et les frais payés par le client.
La complexité du journal des encaissements variera en fonction de la taille du cabinet d'avocats, le plus fondamental étant simplement l'extrait de compte et les copies de contrôle.
Autres documents essentiels
En plus des dossiers discutés ci-dessus, les avocats conservent généralement au moins les éléments suivants:
- Livre de rendez-vous: Un carnet de rendez-vous contient des enregistrements de rendez-vous, généralement sous forme de calendrier.
- Journal des comptes débiteurs: Le journal des comptes clients affiche les comptes débiteurs facturés mais non collectés.
- Les grands livres clients: Ces comptes comprennent une description des services rendus, des frais et des crédits, un résumé des frais non facturables et des factures définitives.
- Enregistrements de temps de cas: Les enregistrements de temps sont enregistrés pour chaque client.
- Registre des cas en cours: Ce registre résume tout travail juridique en cours et est généralement organisé par nom de client.
- Rapports récapitulatifs de temps: Les rapports de temps peuvent généralement être triés par l'avocat ou par le client et contenir des informations telles que l'heure, les dates travaillées, les facturations et autres dépenses imputables.
Ce sont les livres de base et les dossiers que la plupart des avocats, indépendamment de la spécialité auront au dossier pour leurs entreprises. De nombreux avocats utilisent un logiciel de comptabilité et un logiciel de gestion de la pratique juridique pour tenir leurs livres et registres sous format électronique.
Alors que certains cabinets d'avocats utilisent QuickBooks, de nombreuses autres entreprises utilisent des logiciels juridiques spécifiques à l'industrie, tels que Abacus Next, Clio ou ProLaw pour gérer leurs pratiques.
NOTE : Cet article est destiné à des fins éducatives seulement; vous devriez consulter un fiscaliste pour discuter des questions ou des problèmes que vous avez avec votre comptabilité, votre tenue de dossiers ou votre revenu.