Des erreurs comptables se produisent de temps en temps, mais de nombreuses erreurs comptables courantes peuvent être évitées grâce à une planification et une préparation appropriées. Nous savons tous qu'il faut habituellement plus de temps pour corriger une erreur que pour la corriger la première fois. Fait intéressant, il est également moins cher d'identifier et de corriger les erreurs au début d'un projet plutôt que d'attendre pour corriger le problème plus tard.
Si vous traitez votre entreprise comme un projet à long terme, vous voudrez être proactif en prenant conscience des erreurs courantes commises par les autres et en les corrigeant très tôt, ce qui permettra non seulement à votre entreprise de gagner du temps, de l'argent et des maux de tête. vous donne un avantage concurrentiel sur le marché avec des opérations plus rationalisées et une meilleure satisfaction de la clientèle. Ce qui suit sont des erreurs de comptabilité courantes que chaque CPA a vu faire par les propriétaires de petites entreprises.
01 - Ne pas suivre les procédures comptables
Une étape utile consiste à élaborer des formulaires normalisés et des listes de contrôle à compléter pour assurer la cohérence et l'exactitude. Par exemple, vous souhaiterez documenter un processus de configuration de nouveaux fournisseurs.
Vous aurez besoin du nom, de l'adresse, du numéro de téléphone et du numéro d'identification de l'employeur (EIN) du vendeur, parmi d'autres documents tels que des certificats d' assurance , des lettres de recommandation ou des contrats signés. Ensuite, vous devrez entrer cette information dans votre logiciel de comptabilité afin que vous puissiez traiter les paiements.
Vous voudrez prendre le temps nécessaire pour examiner l'information dont vous avez besoin auprès de vos fournisseurs, élaborer un formulaire normalisé ou une liste de contrôle pour vous assurer d'obtenir cette information, puis avoir une politique écrite que vos employés peuvent suivre.
02 - Travailler sans budget
Créez un budget afin d'avoir une base de référence pour évaluer les résultats d'exploitation de votre entreprise. Les budgets ne sont pas seulement utiles pour réduire les dépenses excessives, mais ils peuvent aussi servir à établir des objectifs financiers réalistes et écrits. Les budgets devraient toujours être ancrés dans la réalité, mais vous pouvez certainement utiliser votre budget pour établir des objectifs financiers raisonnables, qu'il s'agisse d'augmenter les revenus ou de réduire les dépenses d'exploitation.
03 - Erreurs de saisie de données
Des erreurs de saisie de données se produisent de temps en temps. Bien que vous ne puissiez pas empêcher toutes les erreurs de saisie de données, vous pouvez avoir une politique pour effectuer divers rapprochements en temps opportun afin de garantir que les entrées de données sont détectées rapidement et peuvent être corrigées.
Par exemple, vous voudrez effectuer des rapprochements bancaires mensuels, ainsi que des rapprochements de comptes débiteurs et créditeurs. Vous pouvez également générer des écarts entre le budget et le montant réel afin d'identifier les erreurs possibles dans le classement des revenus ou des dépenses ou de générer périodiquement des reçus ou des rapports de paiement des fournisseurs pour garantir que tous les encaissements et débours semblent raisonnables.
Les transactions inhabituelles doivent être examinées pour s'assurer qu'aucune erreur de saisie de données n'a été commise et que les transactions sont exactes.
04 - Ne pas sauvegarder le logiciel de comptabilité
Vous devez sauvegarder régulièrement le logiciel de comptabilité de votre entreprise et d'autres données. Beaucoup de programmes de comptabilité de petite entreprise ont une fonction qui vous permet de mettre en place une sauvegarde automatique de votre programme de comptabilité.
Utilise le. Vous devriez également prendre le temps de revérifier vos fichiers de sauvegarde, allant même jusqu'à utiliser le fichier de sauvegarde pour voir si vous pouvez exécuter votre activité comme d'habitude avec.
Parfois, les fichiers sont corrompus. Parfois, vous ne sauvegardez pas toutes les données dont vous avez besoin. Une vérification rapide peut identifier les problèmes avec votre processus de sauvegarde afin que vous puissiez vous assurer d'avoir tout ce dont vous avez besoin pour continuer à exploiter votre entreprise si le besoin s'en fait sentir.
05 - Faire trop de vous-même
L'externalisation des tâches administratives qui n'ajoutent aucune valeur à votre entreprise peut être un avantage.
Par exemple, un comptable fiscal est probablement mieux versé en droit fiscal que vous, donc l'externalisation de la planification fiscale et la préparation de votre comptable vous permettra de réduire votre impôt, augmenter la conformité fiscale, et vous laisser plus de temps à consacrer à la génération de revenus Activités.
Beaucoup de propriétaires de petites entreprises ne veulent pas déléguer la responsabilité à d'autres professionnels compétents, mais externaliser la comptabilité, juridique, informatique, et d'autres fonctions administratives peuvent réduire les erreurs et augmenter la rentabilité si vous utilisez le temps retrouvé à bon escient.
06 - Ne pas classer correctement les revenus et les dépenses
La méthode de la boîte à chaussures de la comptabilité n'est probablement pas un bon choix pour les petites entreprises avec plus que quelques transactions par an. Tout l'argent entrant et sortant de votre entreprise doit être affecté à la catégorie appropriée.
Les propriétaires d'entreprise qui restent au sommet de leur comptabilité ne se trompent pas. Ils sauront qui a été facturé, combien et si le client a payé.
Vous constaterez également que la préparation de votre déclaration de fin d'année sera beaucoup plus simple que d'essayer de reconstituer les documents dont vous avez besoin pour préparer la déclaration de revenus de votre entreprise juste avant que le retour soit dû.