Rendez-le bref mais invitant
Mim Carlson et Tori O'Neal-McElrath, auteurs de Winning Grants, étape par étape , soulignent que la lettre de présentation devrait:
- présenter votre organisation à la bonne personne;
- assurer le bailleur de fonds que ce projet bénéficie du soutien de votre conseil d'administration ;
- et énoncez ce que vous demandez ... combien et pour quoi.
Quand incluez-vous une lettre de motivation?
Utilisez une lettre de motivation pour les propositions à des sociétés et des fondations, mais pas pour les demandes de subventions fédérales ou étatiques. Ces bailleurs de fonds veulent seulement ce qu'ils demandent. Ils demandent rarement une lettre de motivation.
Attributs d'une bonne lettre d'accompagnement
Votre lettre de motivation devrait être:
- bref
- arriver au point rapidement
- ne devrait pas seulement répéter les informations contenues dans la proposition
- devrait indiquer au lecteur à quel point vous comprenez le bailleur de fonds et comment votre subvention répond aux exigences du bailleur de fonds
Beverly A. Browning, l'auteure de Grant Writing for Dummies , suggère que vous écriviez la lettre d'accompagnement une fois que vous avez terminé la proposition complète, et lorsque vous êtes dans une ambiance de réflexion. Browning dit:
«Tandis que vous considérez votre grande réussite (la demande de financement terminée), laissez le côté créatif de votre cerveau entrer en jeu et reliez vos sentiments d'accomplissement à la personne qui aidera à réaliser vos plans.
Formatage de votre lettre d'accompagnement
Suivez ces bases, et vous ne pouvez pas vous tromper:
- Utilisez l'en-tête de votre organisation. Mettez la même date sur la lettre d'accompagnement qui figure sur la demande de subvention remplie. C'est la date à laquelle vous enverrez la proposition de subvention au concédant. L'utilisation de la même date rend tous les documents de votre package de proposition cohérents.
- Pour l'adresse interne (en haut de la lettre), utilisez le nom et le titre de la personne-ressource de la fondation ou de l'entreprise, suivi du nom, de l'adresse, de la ville, de l'État et du code postal de la source de financement. Vérifiez ces informations avec un appel téléphonique ou un e-mail. Ces informations changent fréquemment, alors assurez-vous d'avoir le nom et l'adresse actuels. En outre, lorsque vous soumettez une demande de subvention électronique , vous ne pouvez pas connaître un nom particulier.
- Dans votre salutation, utilisez "Cher" plus le titre personnel (M., Mme, Mme, Dr., MM., Etc.), suivi du nom de famille. Il est essentiel que vous adressiez la lettre à une personne en particulier. Appelez la fondation ou le siège social pour vous assurer que vous avez la bonne personne et le bon titre personnel. Ces détails peuvent sembler sans importance, mais ils ont de l'importance.
- Votre premier paragraphe devrait être court et ciblé. Présentez votre organisation (son nom légal) et dites au bailleur combien d'argent vous demandez et pourquoi. Ajoutez une phrase ou deux à propos de ce que fait votre organisation, puis incluez un point basé sur la recherche qui montre qu'il existe un besoin pour ce que fait votre organisation.
- Écrivez un ou deux paragraphes plus courts. Énoncez le but de votre projet et comment il correspond à la mission ou aux priorités de financement du bailleur de fonds. Inclure le fait que votre conseil d'administration appuie pleinement le projet.
- Terminez votre lettre avec un paragraphe résumant. Ajoutez ce que ce partenariat de financement peut signifier pour le public cible de votre projet. Vous pouvez également inclure une invitation pour une visite de site.
- Utilisez une fermeture comme "Sincèrement".
- La lettre doit être signée par le directeur exécutif ou le président du conseil, ou les deux. Sous la signature, tapez le prénom du signataire, son initiale, son nom de famille et son titre. Bien que le directeur général ou le président du conseil d'administration doive signer la lettre, incluez les coordonnées de la meilleure personne pour répondre aux questions à la fin du dernier paragraphe.
- Au bas de la lettre, ajoutez le mot «ENCLOSURE» (en majuscules).
Combien de temps la lettre d'accompagnement doit-elle être?
La plupart des experts suggèrent que vous limitiez votre lettre de motivation à une page avec trois ou quatre paragraphes. Puisque le lecteur a toute une proposition à faire, vous ne voulez pas l'impatienter en lisant une longue lettre d'accompagnement.
Le ton et les spécificités de votre lettre de motivation peuvent varier selon que vous avez été invité à soumettre une proposition complète après l'envoi d'une lettre d'information , ou si ce projet est la première approche de votre organisation à cette fondation en particulier.
Exemple de lettre d'accompagnement
Mary Smith, PhD
Agent de programme
Fondation communautaire
4321 voie commune
Certains ville, YZ 55555
Cher Dr. Smith,
Le Centre des aînés de Some City demande respectueusement une subvention de 50 000 $ pour notre projet pilote de sensibilisation des aînés de la communauté latino-américaine.
En tant que plus grand centre pour personnes âgées d'Any County, desservant plus de 450 aînés chaque jour, nous sommes conscients des changements démographiques dans notre zone de service. Et nous sommes déterminés à développer et adapter notre centre pour répondre aux besoins émergents. Le projet pilote de sensibilisation communautaire latino-américaine nous permettra de piloter un effort d'un an pour déterminer si notre centre peut effectivement:
- offrir un accès complet aux services sociaux et de santé aux aînés des communautés latino-américaines desservies par notre centre, et
- élever et intégrer pleinement les compétences culturelles du conseil d'administration, du personnel et des bénévoles du Some City Senior Centre.
Notre conseil d'administration est enthousiaste à propos de ce programme et désireux de le lancer afin que nous puissions devenir le centre le plus inclusif et le plus culturellement compétent pour les aînés de toutes les collectivités qui ont besoin de ces services. Devrions-nous trouver à la fin de notre année pilote que ce programme est couronné de succès? Notre conseil s'est engagé à inclure une partie des dépenses annuelles du projet dans notre budget de fonctionnement annuel afin que le programme devienne partie intégrante de nos services de base. .
Grâce à ce projet, le Centre deviendra la principale référence donnée par Health Access Latinos, Families of Any County, et trois cliniques communautaires dans un rayon de quinze milles de notre centre. Nous accepterons également les références de personnes âgées hispanophones de toute autre agence communautaire dans notre zone de service immédiate.
Merci pour votre considération de notre demande. Je vous contacterai la semaine prochaine pour répondre à vos questions et pour savoir si nous pourrions vous rencontrer pour discuter des mérites de notre proposition. En attendant, si vous avez des questions, n'hésitez pas à communiquer avec Connie Jones, notre directrice du développement, au (555) 555-5555, poste 555, ou cjones@scsc.org.
Cordialement,
Jane Lovely
Directeur exécutif
ENCEINTE
* Lettre réimprimée (avec modifications) avec la permission de Winning Grants, étape par étape , deuxième édition, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009.
3 façons de gâcher votre lettre d'accompagnement
- Écrire trop. Une lettre de motivation n'est pas une dissertation, ni une proposition complète. Restez bref et précis Conseil: Demandez à quelqu'un d'autre de le lire. Est-ce qu'ils le comprennent?
- En utilisant de grands mots . Si vous avez été aux études supérieures, vous avez appris à écrire d'une manière compliquée. Ne fais pas ça ici. Vous n'essayez pas d'impressionner quelqu'un avec votre érudition. Vous voulez seulement énoncer votre cas aussi naturellement que possible. Si vous ne savez pas quand vous compliquez trop votre écriture, utilisez une application comme Hemingway. Il vous dira quand vos phrases sont difficiles à lire et quand vous êtes trop verbeux.
- Faire des erreurs grammaticales . Si vous n'êtes pas sûr de votre grammaire, ne prenez pas de risques. Utilisez la vérification grammaticale dans WORD, et exécutez également votre brouillon grâce à une application telle que Grammarly. Il existe une version gratuite, mais la version payante va bien au-delà du contrôle grammatical nécessaire.
Comment pouvez-vous faire ressortir votre lettre d'accompagnement?
Triste à dire, mais votre proposition de subvention peut être parmi des centaines ou des milliers qu'une fondation typique verra au cours d'une année moyenne. Votre lettre de motivation peut faire la différence en faisant la coupe à la prochaine étape vers le financement. Mais comment pouvez-vous faire ressortir?
Eh bien, n'essayez rien "mignon". Les fonctionnaires de la Fondation ne seront pas impressionnés. Mais vous pouvez inclure un paragraphe expliquant pourquoi votre organisation est celle qui peut le mieux accomplir cette mission. Sondez vos organisations de compétition et évaluez juste comment et où vous excellez. C'est peut-être à cause de la force de votre personnel et de vos bénévoles, de votre expérience avec ce problème particulier ou du soutien de la communauté que vous aimez.
Vous n'avez pas besoin de mentionner les noms des concurrents ou de les critiquer. Soulignez simplement vos points forts. Ce serait un bon moment pour consulter les autres autour du bureau. Tirez quelques personnes ensemble et réfléchissez à la façon dont votre but non lucratif excelle.
Ressources:
Storytelling pour Grantseekers , deuxième édition, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Acheter sur Amazon.
Winning Grants étape par étape: Le manuel complet pour la planification, le développement et la rédaction de propositions réussies, 4e édition, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, Acheter sur Amazon
Grant Writing for Dummies , 5ème édition, Beverly A. Browning, Wiley, 2014. Acheter sur Amazon