Comment écrire une lettre d'attribution gagnante

by Joanne Fritz

Bien que les propositions de subventions soient loin d'être un slam dunk ou une réponse à une urgence de financement, elles ont un rôle à jouer pour soutenir la plupart des organismes de bienfaisance. Les subventions, pour réussir, devraient faire partie de votre plan global de collecte de fonds , avoir leur propre calendrier , et un rédacteur de subvention dédié, soit sur le personnel ou sous contrat .

Les subventions proviennent de diverses sources, comme une fondation , une société ou un organisme gouvernemental , mais la plupart exigent des informations similaires. Il existe également au moins trois types de propositions différentes, allant d'une lettre à une proposition à part entière.

Voici les sections les plus courantes des propositions de subvention, et les informations que vous devriez inclure. Même si la proposition que vous écrivez n'est pas la proposition standard, vous aurez probablement besoin de la plupart des informations qui composent la proposition complète, mais sous une forme abrégée.

01 - Lettre d'accompagnement

Bien que vous écrivez votre lettre de motivation en dernier, ne lui donnez pas la note courte. Pensez-y comme le porche de votre proposition de subvention. Comment le bailleur de fonds se sent à propos de votre but non lucratif dépend de cette première impression.

Vous voudrez adresser votre lettre à une personne en particulier, énoncer brièvement ce que votre proposition demande et résumer votre programme. Gardez à l'esprit que ce sera votre première occasion de communiquer avec les personnes qui peuvent financer votre subvention. Faites-leur attention à votre mission.

02 - Résumé

Le résumé vient après votre lettre de motivation. Cela aide le concédant à comprendre d'un coup d'œil ce que vous demandez. Le résumé peut être aussi court que quelques phrases, mais pas plus d'une page. Vise à être complet mais bref. Le résumé donne un avant-goût de la proposition à venir. Cela devrait inciter le lecteur à continuer.

03 - Énoncé de besoin

L'énoncé des besoins est la viande de votre proposition de subvention . Vous devez convaincre le bailleur de fonds que ce que vous proposez de faire est important et que votre organisation est la bonne pour le faire.

Ne présumez jamais que le lecteur de votre résumé en sait beaucoup sur le sujet. Utilisez votre expertise pour l'expliquer, mais simplifiez la compréhension.

Ne soyez pas victime de la malédiction de la connaissance. Rappelez-vous ce que c'est que d'être un novice et écrivez votre déclaration de besoin en conséquence. Expliquez pourquoi le problème est important et quelles recherches avez-vous faites pour connaître les solutions possibles?

04 - Buts et objectifs

Vos buts et objectifs expliquent ce que votre organisation prévoit de faire à propos du problème. Indiquez ce que vous espérez accomplir avec le projet (objectifs) et énoncez les résultats spécifiques (objectifs) que vous comptez atteindre. Considérez les objectifs comme des résultats généraux et des objectifs en tant que mesures spécifiques que vous prendrez pour atteindre ces résultats. Brush sur les objectifs SMART.

05 - Méthodes, stratégies ou conception de programme

Marcher le concédant à travers exactement comment vous allez atteindre les buts et objectifs que vous avez définis plus tôt. Il se peut que vous deviez fournir un modèle logique dans cette section, qui explique graphiquement comment les parties de votre proposition fonctionnent ensemble pour réaliser ce que vous espérez accomplir. Soyez aussi détaillé que possible avec une chronologie et des détails sur qui fera quoi et quand.

06 - Section de l'évaluation

Comment allez-vous évaluer les réalisations de votre programme? Les bailleurs de fonds veulent savoir que leurs dollars ont fait du bien. Alors décidez maintenant comment vous allez évaluer l'impact de votre projet. Indiquez les enregistrements que vous conserverez ou les données que vous collecterez, ainsi que la manière dont vous utiliserez ces données. Si la collecte de données coûte de l'argent, assurez-vous d'inclure ce coût dans votre budget. De nombreuses organisations embauchent un évaluateur externe pour obtenir une évaluation objective.

07 - Autre financement ou durabilité

Avez-vous reçu des fonds dédiés d'autres sources? Ou avez-vous demandé à d'autres sources? La plupart des bailleurs de fonds ne souhaitent pas être la seule source de soutien pour un projet. Assurez-vous de mentionner les contributions en nature auxquelles vous vous attendez, comme les salles de réunion ou l'équipement. Est-ce un projet pilote avec un échéancier limité? Ou va-t-il aller dans le futur? Si oui, comment prévoyez-vous le financer? Est-ce durable sur le long terme?

08 - Informations sur votre organisation

En quelques paragraphes, expliquez pourquoi le bailleur de fonds peut vous faire confiance pour utiliser ses fonds de manière responsable et efficace. Donnez un bref historique de votre organisation, énoncez votre mission , la population que vous desservez et donnez un aperçu de vos antécédents. Décrivez ou énumérez vos programmes.

Soyez complet dans cette partie de votre proposition même si vous connaissez le bailleur de fonds ou si vous avez obtenu des subventions de cette organisation auparavant. Ne tenez jamais pour acquis que la personne qui lit cette proposition connaît votre histoire.

09 - Budget du projet

Combien coûtera votre projet? Joindre un budget court indiquant les dépenses et les revenus prévus. La partie des dépenses devrait inclure les coûts de personnel, les coûts directs du projet et les frais administratifs ou généraux. Le revenu devrait inclure le revenu gagné et le revenu contribué tel que des donations.

10 - Matériel supplémentaire

Les bailleurs de fonds voudront probablement voir ce qui suit:

Lettre de l'IRS prouvant que votre organisation est exonérée d'impôt .
Liste de votre conseil d'administration et de leurs affiliations.
Un budget pour votre année fiscale en cours.
Le budget pour votre prochain exercice financier si vous êtes dans quelques mois de cette nouvelle année.

11 - Tout mettre ensemble

Si vous soumettez une proposition par la poste, mettez tout avec votre feuille de couverture et une lettre de motivation.

Vous devrez peut-être demander à votre chef de la direction et au président du conseil de signer la feuille de couverture ou la lettre. Vous n'avez pas besoin d'un classeur de fantaisie, mais tout devrait être soigneusement typé et exempt d'erreurs. Les demandes de subvention en ligne sont devenues très populaires auprès de nombreux bailleurs de fonds.

La collection la plus complète d'échantillons de subventions peut être le Guide des propositions gagnantes du Centre de la Fondation. Il a 35 propositions de subvention qui ont été financées. Chaque échantillon comprend une critique.

Le Centre de la Fondation possède également une collection en ligne de modèles de subventions, de propositions de lettres et de lettres d'enquête soumises par ses utilisateurs sur la page Exemples de documents de son site Web.