Bien que de nombreux entrepreneurs puissent limiter l'utilisation de leur feuille de calcul Excel à leurs systèmes de comptabilité, car ils considèrent que le programme convient mieux au suivi, à l'enregistrement et à l'enregistrement des transactions, Excel peut être aussi agile pour les opérations comptables. Avec une compréhension des bonnes formules et des méthodes de traitement de base, même le propriétaire d'entreprise le plus mathématique trouvera les feuilles de calcul Excel faciles à naviguer.
Ce que les feuilles de calcul Excel ont à offrir
Excel est un programme Microsoft Office conçu pour vous aider à calculer, à classer, à tracer et à comparer des données pour référence actuelle et future. Et comme la plupart des autres programmes Microsoft, ses fonctionnalités sont robustes et peuvent être utilisées avec une complexité aussi faible que possible.
Au-delà de la simple comptabilité, les fonctionnalités comptables d'Excel peuvent vous aider à déterminer où se situe votre entreprise, générer des rapports détaillés, suivre les listes de fournisseurs, d'employés et de clients et préparer vos dossiers chaque année.
Voici quelques exemples d'utilisation des feuilles de calcul Excel pour la comptabilité de base des petites entreprises.
Comment utiliser Excel pour suivre les fournitures, les achats et les dépenses
Saisie des données dans Excel pour maintenir un enregistrement de vos achats de fournitures, les ventes et les dépenses est relativement simple. À l'ouverture de Microsoft Excel, démarrez une nouvelle feuille de calcul et commencez à attribuer des étiquettes aux colonnes qui contiendront les dates et les valeurs numériques pour chaque commande de fournitures, chaque vente et chaque dépense.
Une fois que vos colonnes sont étiquetées, entrez les montants d'achat, de vente ou de dépenses d'approvisionnement dans chaque colonne de la rangée appropriée avec la date correcte.
Pour voir ce processus simple en action, voici un tutoriel vidéo qui vous guidera à travers les étapes: Comment utiliser Microsoft Excel pour Small Business Accounting.
Comment utiliser les formules de base et les raccourcis dans Excel
Dans le didacticiel précédent, vous avez peut-être remarqué les formules de calcul créées par l'enseignant dans Excel pour calculer le bénéfice en fonction des achats, des ventes et des dépenses. Formules aident les professionnels de la comptabilité et les entrepreneurs à naviguer les fonctionnalités d'Excel plus efficacement.
Donc, avant de vous plonger dans des explications plus détaillées de la comptabilité de base des petites entreprises avec les données que vous avez saisies dans votre feuille de calcul Excel, il peut être utile d'en apprendre davantage sur les conseils, astuces et formules que vous pouvez utiliser.
Voici un didacticiel vidéo pratique couvrant certaines des formules les plus courantes et les plus utiles dans Excel: les 25 meilleurs conseils et astuces Excel 2016.
Comment utiliser Excel pour créer un relevé de profits et pertes
La plupart des entrepreneurs préfèrent que les informations relatives aux bénéfices ou aux pertes de leur entreprise soient séparées des autres données. Cela leur permet d'examiner et de comparer leurs revenus au cours de différentes périodes de l'année, les changements spécifiques dans leurs projets ou leur charge de travail, ou pour un certain nombre de conditions qui peuvent affecter la santé financière d'une entreprise.
Le meilleur moyen de visualiser cette information séparément est un état des profits et pertes (P & L) ou un état des résultats.
Heureusement, Excel a des modèles prêts à l'emploi pour vous aider à créer, remplir et tenir à jour un état des profits et des pertes lorsque vous exploitez votre entreprise. Mais il est préférable d'apprendre comment les relevés P & L fonctionnent manuellement, peu importe si vous choisissez d'utiliser les modèles fournis dans le programme.
Pour voir comment créer une simple déclaration de profits et pertes dans Excel sans l'aide d'un modèle, voici un didacticiel vidéo qui illustre comment démarrer: Création de comptes de gestion à l'aide d'Excel: état des profits et des pertes.
Comment utiliser Excel pour générer des rapports et des feuilles
Rapports de dépenses, rapports de ventes, bilans, comptabilité générale, vous l'appelez. S'il y a une chose que les comptables et les comptables aiment à créer, ce sont les rapports.
Heureusement, Microsoft Office a facilité la génération de rapports à chaque nouvelle mise à jour de logiciel Excel.
En tant que propriétaire d'entreprise, la création de rapports n'est pas quelque chose que vous préparez simplement pour vos investisseurs, partenaires commerciaux ou un agent de crédit bancaire. Les rapports vous permettent de capturer un aperçu général ou un détail spécifique sur la santé financière de votre entreprise sans une grande quantité de données pour expliquer la conclusion. À ce titre, ils vous sont extrêmement utiles en tant qu'entrepreneur pour évaluer en un coup d'œil l'état de votre entreprise en tout temps.
Pour apprendre comment générer des rapports récapitulatifs simples, voici un didacticiel vidéo expliquant comment créer un rapport sur les ventes dans Excel: Création d'un rapport sur les ventes dans Excel: niveau de base.
Les rapports de dépenses nécessitent quelques étapes différentes. Pour commencer, voici un didacticiel vidéo expliquant comment créer un rapport de dépenses ou une feuille: Microsoft Excel: Création d'une feuille de dépenses simple.
Si vous souhaitez ajouter davantage de graphiques visuels à vos rapports pour permettre aux lecteurs de mieux comprendre les informations, voici un didacticiel vidéo sur la création de tableaux croisés dynamiques, graphiques à barres et tableaux de bord: Introduction aux tableaux croisés dynamiques, tableaux et tableaux de bord dans Excel .
Et que serait un système de comptabilité des petites entreprises sans un grand livre général? Voici un didacticiel vidéo complet sur la création d'un grand livre général pour votre entreprise: Créer un grand livre à l'aide d'Excel.
Étendre votre savoir-faire Microsoft Excel
Si Microsoft Excel est un programme que vous avez rarement utilisé avant de posséder une entreprise, il peut sembler intimidant malgré sa configuration simplifiée. Cependant, il y a des professionnels qui utilisent quotidiennement Excel et qui ne sont pas encore sûrs de toutes les fonctionnalités les plus avancées du programme. C'est cette polyvalence et l'accessibilité complète qui le rend approprié comme un outil pour la comptabilité des petites entreprises.
L'un des moyens de faire en sorte que vos rêves d'entreprise puissent s'épanouir et passer au niveau supérieur est de jouer un rôle actif dans les procédures comptables de votre entreprise. En commençant par ses fonctions les plus simples, les propriétaires de petites entreprises peuvent apprendre à gérer leurs dossiers financiers et développer leurs compétences Excel ainsi que la santé financière de leurs entreprises.
En plus des didacticiels vidéo inclus ci-dessus, Microsoft a également sa propre bibliothèque de formation Excel qui peut vous aider à affiner vos compétences Excel afin que vous puissiez exploiter encore plus l'outil dans votre petite entreprise.