À présent, vous avez probablement examiné si vous avez vraiment besoin d'embaucher et de payer un autre membre du personnel pour vous aider dans votre travail. Avant de rédiger une description de poste et de commencer à vous interviewer, prenez le temps d'examiner si vous pouvez accomplir certaines ou la plupart des fonctions qu'un assistant administratif ou un secrétaire exécutif peut utiliser en utilisant la technologie.
Ce qui sépare ce travail de bureau des autres emplois de bureau plus bureaucratiques et routiniers est le niveau de responsabilité et de confidentialité associé à ce poste. En plus des fonctions de base du bureau, l'adjointe administrative ou secrétaire exécutive est également responsable de rédiger / préparer des rapports, organiser / planifier des réunions, examiner la correspondance reçue pour déterminer son importance, préparer des ordres du jour pour des réunions importantes, préparer des voyages et combler les lacunes. faire tout ce qui est nécessaire, comme le classement pour vous aider à rester organisé et donc concentré sur vos tâches.
Le titre et le salaire de cette personne déterminent à quel point son rôle sera supérieur:
- Assistant administratif d'entrée de gamme
- assistant administratif
- Assistant administratif senior
- Secrétaire exécutif
- Secrétaire exécutif principal
- Responsable administratif
- Gestionnaire principal de bureau
À mesure que la taille d'une entreprise augmente, le besoin d'une personne hautement organisée et capable d'effectuer une grande variété de tâches augmente.
Cela est particulièrement nécessaire pour les dirigeants qui dirigent l'entreprise afin de maintenir un niveau élevé de confidentialité et d'intégrité pour l'entreprise qui est menée. Par conséquent, il s'agit d'une position critique dans l'entreprise et qui devrait exiger une description de travail réfléchie et un processus d'embauche.
La première tâche à accomplir est de préparer une description de poste pour le nouvel employé en fonction des domaines de travail que le gestionnaire d'embauche estime que le mieux est de traiter avec quelqu'un d'autre afin de poursuivre la croissance et la gestion de l'entreprise. . Il existe différentes versions de descriptions de travail comme celle-ci, mais en fin de compte seulement vous savez ce dont vous aurez besoin et donc un certain niveau de personnalisation sera nécessaire pour créer une description de travail qui vous convient et qui répond à vos préférences personnelles.
Après avoir créé une description de travail, trouvez un endroit pour annoncer le travail comme sur Indeed.com ou Monster. Selon mon expérience, les candidats commenceront immédiatement à postuler pour le poste si vous l'avez rédigé de façon appropriée et avez décrit le type d'environnement de travail dans lequel ils travailleront. Assurez-vous donc que la description de travail créée ne rend pas le travail inintéressant.
Il doit être bien écrit et attrayant afin d'attirer les bons candidats.
Une fois que vous avez vos meilleurs candidats, la prochaine étape consiste à les interviewer, et idéalement, il s'agit d'une entrevue en face à face parce que ce candidat, s'il est embauché, aura beaucoup de temps avec vous et il est préférable de savoir s'il y a un ajustement dès que possible. Utilisez ces questions d'entrevue pour guider le processus.
Trouver le bon assistant administratif ou le secrétaire exécutif peut faire toute la différence dans votre journée de travail et, dans une large mesure, dans quelle mesure vous réussirez lorsque vous aurez le temps de vous concentrer sur votre entreprise et de la gérer.
Autres descriptions de travail
Réceptionniste:
Secrétaire médical ou adjoint exécutif: