Item Master Management est essentiel pour comprendre la santé de votre entreprise
- Qui sont vos fournisseurs
- Quelles sont les matières premières et les composants que vous utilisez
- Combien d'inventaire vous devriez porter
- Quelles devraient être vos marges bénéficiaires
La gestion prudente des articles est essentielle pour comprendre la santé globale de votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un maître d'article?
Chacun des produits que votre entreprise fabrique et vend doit avoir un article principal. Le document principal est un fichier ou un enregistrement généralement hébergé dans votre système de planification des ressources d'entreprise (ERP).
La fiche article doit être configurée lorsqu'un produit est introduit dans votre entreprise. Le maître d'article doit être soigneusement construit (souvent, les entreprises auront une personne dont le seul travail est la maintenance de l'article maître) et contiendra, au minimum, les informations suivantes:
- Nom de l'article
- Description de l'article
- Nomenclature (BOM)
- Coût des marchandises (COGS)
- Routeurs de fabrication
- Délais de fabrication et d'approvisionnement
- Niveaux de stock de sécurité (le cas échéant)
- Quantité minimale de commande (MOQ)
- Commander des multiples
Mais ne vous limitez pas à ces intrants. Votre ERP comportera des champs standard à remplir pour votre fiche article, mais vous pourrez également utiliser des champs personnalisés pour adapter le produit aux besoins spécifiques de votre entreprise.
À partir de l'item master, votre ERP va prendre des informations pour générer des données pour:
- Valeur d'inventaire
- Achat de files d'attente
- Travail de production ou ordres de travail
- Variances de fabrication
- Variations des prix d'achat (PPV)
- Analyses financières
L'information contenue à l'intérieur d'un objet maître est semblable aux brins de gènes à l'intérieur d'une molécule d'ADN.
Ton ADN te dira de quoi tu es fait. Votre maître d'article vous dira de quoi votre entreprise est faite.
Comment utilisez-vous un maître d'article?
Même si c'est un référentiel d'informations incroyablement précieux, vous pouvez réellement ne jamais ouvrir un maître d'article. À moins que votre travail ne consiste à conserver le maître d'élément de votre entreprise (les tâches sont souvent appelées éléments maîtres), vous risquez d'être empêché d'apporter des modifications à un objet maître.
Toutefois, si votre travail s'inscrit dans la chaîne d'approvisionnement de votre entreprise (planification, achats, contrôle des stocks, gestion de la demande, etc.) ou dans la finance ou dans un autre domaine de gestion, vous utilisez des informations.
Le coût des marchandises de vos produits est stocké dans l'article principal. Donc, si vous voulez connaître la valeur de votre inventaire, vous allez prendre le nombre d'articles que vous avez sous la main et multiplier ce nombre par les coûts dans l'article principal.
Et, oh, à propos, si votre produit est un assemblage composé de plusieurs niveaux de sous-assemblages et de composants, tous ces sous-assemblages et composants auront également un objet master.
Variations des prix d'achat et écarts de fabrication
Payez-vous le bon montant pour les articles que vous achetez?
Utilisez le maître de l'objet pour le découvrir. Prenez vos prix d'achat réels et comparez-les au coût (souvent appelé le coût standard) trouvé dans votre article maître.
La beauté de votre article maître est que c'est un fichier vivant. Si le responsable de l'article vous dit que vous avez acheté le produit X pour 10 USD et que vous avez acheté le produit X l'année dernière pour 9 USD, alors quelqu'un de votre entreprise (peut-être pas vous) peut réviser votre article pour que le coût standard est égal au prix d'achat.
La même chose vaut pour les délais de fabrication. Si votre article a été configuré avec 45 minutes comme temps de fabrication pour le produit Y et après avoir généré un rapport d'écarts de fabrication, vous découvrez qu'il vous faut réellement 55 minutes pour fabriquer le produit Y, vous (ou quelqu'un d'autre dans votre entreprise) peut réviser le maître d'article.
File d'achat
En plus de payer vos employés, l'achat de votre inventaire est l'une des activités les plus coûteuses que vous et votre entreprise faites régulièrement. Vous devriez vous fier à votre ERP pour vous dire quoi acheter et quand l'acheter - et devinez où va votre ERP avant de vous envoyer vos signaux d'achat?
Vous l'avez deviné, votre maître de l'objet.
Votre maître d'œuvre héberge ces points de données d'achat critiques:
- Délai de mise en œuvre
- MOQ
- Commander des multiples
- Niveaux de stock minimum
- Niveaux de stock maximum
- Coût d'achat
Votre ERP utilise ces informations et les réconcilie avec les niveaux d'inventaire actuels et la demande des clients ou de la production pour répondre aux besoins d'achat.
Si votre fiche article est inexacte, vous risquez d'acheter trop tard (c'est-à-dire que le délai de livraison de votre fournisseur est en réalité de 6 semaines, mais que le responsable de vos articles indique qu'il ne s'agit que de 3 semaines). Ou vous pourriez commander trop (si votre MOQ indique que les unités minimum que vous pouvez acheter du produit X est 100 unités, mais votre fournisseur vous vendra réellement 50). Ou votre niveau de stock maximum ne vous permettra pas d'acheter la quantité dont vous avez besoin pour couvrir la demande de votre client .
Et, encore une fois, les écarts de prix d'achat (PPV) sont une mesure que de nombreuses entreprises suivent, et votre indicateur PPV peut être signalé de manière incorrecte si le coût d'achat (standard) dans votre fiche article est incorrect.
Qui sont ces maîtres d'objets?
Oui, parfois le travail d'une personne s'appelle le Maître de l'Objet. Ces emplois sont pour les personnes qui gèrent des objets maîtres, mais ils ne sont pas appelés gestionnaires de points maître (pour la plupart). Item Master a l'air bien plus cool dans une signature électronique.
Les maîtres d'articles relèvent généralement d'un gestionnaire de la chaîne d'approvisionnement, du gestionnaire des matériaux, du gestionnaire du contrôle des stocks ou même d'un directeur des finances.
Si vous êtes un maître d'article, vous devez avoir une attention méticuleuse aux détails. Vous devez être obsessionnellement compulsif à propos de votre propriété de l'article maître de votre entreprise. Et vous devez être en mesure de vous assurer que tous les détails de la fiche article de votre entreprise sont précis.
Parce que la seule gestion du temps se soucie de l'ADN - le maître de l'objet - c'est quand il y a quelque chose qui ne va pas . Et ce petit détail apparemment faux a conduit à une erreur d'achat ou d'inventaire ou de planification, causant des dépenses inutiles.