10 conseils pour des événements internes réussis
Si vous avez été chargé de planifier la fête annuelle des employés pour votre entreprise, suivez quelques conseils de base pour tirer le meilleur parti de votre événement spécial et vous aider à réduire les coûts sans en affecter la qualité. En évaluant soigneusement la meilleure façon d'aborder et d'exécuter cette fête de vacances, vous pouvez créer une expérience qui, non seulement stimule le moral de l'entreprise, mais augmente également la satisfaction des employés et les niveaux de rétention à tous les niveaux.
Il est important de commencer par les éléments de base: quel devrait être le thème, où devrait-il se dérouler, combien de personnes viendraient, quand cela arriverait-il? Quels aliments et boissons seront servis à cette occasion avant de passer à la planification spécialisée? et finalement l'exécution de l'événement.
01 - Les éléments de base d'un événement d'entreprise de vacances
Bien sûr, comme tout autre événement ou projet, vous devez créer un plan de projet qui identifie les détails de l'événement pour la fête des employés. Le thème, le lieu, l'heure, la date, le nombre d'invités, les sélections de nourriture et de boissons, le décor et l'ordre du jour des événements doivent tous être pris en compte avant de commencer votre événement.
Chaque bonne partie a besoin de ces éléments de base pour réussir, mais tout ne doit pas être figé avant de commencer à satisfaire vos besoins (comme sécuriser un lieu, réserver un traiteur ou planifier un programme).
Bien qu'il existe de nombreuses façons d'aborder ces décisions, et que les décisions concernant les idées de haut niveau telles que le thème et le calendrier reviennent souvent aux dirigeants de l'entreprise plutôt qu'au producteur de l'événement, il est préférable de travailler avec une équipe. compagnie.
02 - Choisissez le moment le plus efficace pour organiser votre événement
Malheureusement, tout le monde ne peut pas participer à l'événement parce que quelqu'un doit rester en arrière et répondre aux appels et aux demandes des clients. Mais un événement de l'heure du déjeuner permet à l'organisation de contrôler les coûts et réduit les obligations sur le temps personnel et les engagements des employés.
Évidemment, si l'organisation n'organise pas de programme de repas, elle organisera une soirée, ce qui permettra à davantage d'employés de participer, mais elle peut souvent entraîner des coûts plus élevés, selon le soir de la semaine où l'événement est organisé.
Alors, comment obtenez-vous le plus gros coup pour l'argent ? Alors que certains peuvent penser que le vendredi est le meilleur jour pour tenir l'événement parce que la plupart des employés seront en congé pour la fin de semaine, le vendredi est le jour le plus populaire de la semaine dans les restaurants et autres lieux. Peu d'organisations voudront envisager dimanche soir, donc il semble que la prochaine meilleure option pourrait être lundi soir.
03 - Envisager d'organiser une fête hors saison
Le début d'octobre et la fin de janvier sont propices à une fête d'appréciation annuelle, car vous pouvez trouver plus d'options hors site, économiser de l'argent sur les frais de restauration et obtenir de meilleures offres sur les forfaits des fêtes hors saison.
Un inconvénient à créer une fête d'appréciation annuelle au lieu de célébrer les fêtes annuelles communes est que les employés pourraient ne pas se souvenir de cela comme une tradition aussi bien qu'ils font des fêtes de Noël ou du Nouvel An. Vous voudrez vous assurer de construire un battage autour de l'événement si ce n'est pas une fête de vacances traditionnelle.
04 - Choisir une équipe pour aider à exécuter l'événement
Choisir la bonne taille d'équipe et sélectionner les meilleurs membres de l'équipe sont essentiels pour faire de votre événement un succès avec le moins de tracas possible. En fin de compte, cependant, ce n'est pas la taille du comité, mais la qualité de ceux qui y travaillent qui détermine le calibre d'une équipe de planification d'événements.
Un petit groupe de personnes rendra probablement la planification plus rapide et plus rentable, mais de nombreuses organisations impliquent un grand comité de personnes afin que davantage de voix des employés soient représentées dans les phases de planification et d'exécution. Cependant, le temps consacré à la planification de ce type d'événement peut nuire à la productivité quotidienne des personnes impliquées. Vous pourriez donc envisager de créer une petite équipe d'individus habilités à prendre des décisions pour le grand groupe.
Sélectionnez ces personnes pour leur capacité à influencer positivement d'autres employés et utilisez la mission comme une récompense ou une incitation pour ceux choisis. Le planificateur d'événements de l'organisation devrait travailler avec un leader compétent en ressources humaines ou en marketing - une personne autorisée à approuver le plan - pour aider à prendre ces décisions et choisir les meilleurs membres de l'équipe.
05 - Créer un menu de fête de Noël rentable
Les repas plaqués sont souvent plus rentables que les buffets, et ils peuvent être présentés avec beaucoup plus d'élégance que de faire en sorte que tout le monde fasse la queue et se serve lui-même.
Bien sûr, votre menu doit renforcer le thème de votre événement, et vous devriez essayer de choisir des articles qui intègrent les couleurs ou la marque de votre événement, mais cela ne veut pas dire que vous devriez louer des draps et d'autres matériaux.
Choisir des articles modestes ou des fruits frais pour les centres de table, limiter la consommation d'alcool, et organiser des fêtes de fin d'année avec des options de prix sont également d'excellents moyens de réduire les coûts tout en offrant une bonne expérience à vos employés.
06 - Décider des niveaux de consommation d'alcool et des limites
Pourtant, la plupart des employés ne veulent pas assister à un événement d'entreprise qui ne comporte pas une forme de boisson alcoolisée. Pour cette raison, vous voulez restreindre votre sélection de boissons alcoolisées ou même créer des cocktails de signature bon marché pour réduire les coûts et maintenir les niveaux d'intoxication bas.
Vous pouvez également envisager de limiter la sélection au vin, de fermer la barre plus tôt et d'offrir des boissons uniquement pendant le repas pour réduire davantage les coûts et limiter le nombre d'employés qui boivent tout en représentant l'entreprise lors de votre événement.
07 - Rappeler aux employés de l'étiquette appropriée
Les erreurs d'étiquette à éviter lors de la fête comprennent éviter de boire, manger, parler ou se plaindre, arriver trop tôt ou trop tard, porter des vêtements inadéquats et amener des invités excessifs, ce qui peut non seulement avoir un impact sur les autres. mais aussi les coûts de l'entreprise.
Bien qu'une fête annuelle des fêtes d'entreprise vise à rassembler l'équipe et à réduire les inhibitions courantes au travail, rappelez à vos invités qu'ils représentent toujours l'entreprise, même lorsqu'ils assistent à cet événement après le travail, et qu'ils doivent par conséquent se comporter de façon adapté au lieu de travail.
08 - Envisager de mettre en place un échange de cadeaux
En général, de nombreuses organisations incluent un échange de cadeaux entre les employés lors de leurs fêtes de fin d'année. Cependant, si l'organisation est plus grande, il est peut-être préférable de le faire au niveau départemental plutôt que collectif, car il peut s'avérer difficile de s'organiser à une telle échelle, surtout si vous n'êtes pas familier avec certains départements et leurs employés.
Toutefois, s'il y a un échange de cadeaux, il serait peut-être préférable que l'hôte ou l'organisateur demande un plafond financier (peut-être 10 $) pour éviter les problèmes liés au prix des cadeaux.
De plus, la mise en place d'un «éléphant blanc» ou d'un autre type d'échange de cadeaux tout compris où chacun est invité à participer à un niveau individuel pourrait aider à prévenir les cauchemars ou les événements organisationnels où un invité ne reçoit pas de cadeau. en apporter un.
09 - Envisager si la collecte de fonds est appropriée pour votre événement
La nourriture, les vêtements et les collectes de jouets font partie de la culture de nombreux organismes tandis que d'autres encouragent les dons en argent, mais cela ne signifie pas nécessairement que la fête d'appréciation des employés de votre entreprise est le bon endroit pour collecter des fonds.
Bien qu'il soit très utile d'associer une cause particulière à la fête des Fêtes, il peut être utile que l'organisation encourage uniquement les dons non monétaires et les dons en nature qui pourraient bénéficier à l'organisme de bienfaisance soutenu. De cette façon, tout le monde a la possibilité d'offrir un cadeau à une valeur qui correspond à son budget personnel.
10 - Évaluer les commandites des fournisseurs pour votre événement
Certaines personnes peuvent penser que l'obtention de sponsors est un excellent moyen de compenser les coûts de leur fête annuelle; Cependant, les planificateurs d'événements et leurs clients peuvent vouloir rester concentrés sur l'objectif de leur fête de vacances d'apprécier les employés plutôt que d'externaliser les coûts aux fournisseurs parrainés.
Les employés estiment souvent que le coût de ces événements spéciaux devrait être couvert par le budget de fonctionnement de l'employeur. Si l'organisation ne peut pas se permettre d'organiser un événement d'appréciation pour ses employés ou si cela ne fait pas partie du plan d'affaires pour quelque raison que ce soit, l'employeur ne devrait pas rechercher des revenus externes pour couvrir les coûts par le biais de commandites.