Que se passe-t-il si vous vous considérez super organisé et que vous utilisez déjà une liste de contrôle lors de la planification d'un événement, mais avez rencontré des situations où vous avez réalisé (trop tard) que vous n'aviez pas suffisamment de détails importants. Quelle erreur as-tu fait?
Chaque événement nécessite une liste de contrôle de planification d'événements conçue en fonction de cet événement particulier et adaptée aux spécifications des événements individuels. Donc, chaque liste de contrôle de planification d'événement est différente. Cependant, il y a cinq éléments que vous devez avoir sur votre liste de contrôle de planification d'événement, peu importe si vous prévoyez une petite fête d'anniversaire ou une grande fonction d'entreprise.
Signer des contrats d'événement
Cela peut sembler évident, mais assurez-vous de signer - et de recevoir des copies signées en retour - tous les contrats dont vous avez besoin pour votre événement. Cela inclut les contrats d'événement avec le client, le lieu, les fournisseurs, l'hôtel, le divertissement, etc. Une poignée de main ferme est une bonne façon de faire des affaires, mais pas de s'engager à travailler pour un client. .
Obtenez tout par écrit et ne pas faire de travail ou de dépenser un centime sur la planification de votre événement jusqu'à ce que tous les documents ont été signés et livrés. Si vous êtes un planificateur d'événements qui a besoin d'un contrat d'événement pour vos services événementiels, cliquez ici.
Confirmer la date et l'heure de l'événement
Vous êtes au plus profond des étapes de la planification de cet événement.
Comment pourrait-on éventuellement obtenir la mauvaise date? Les fournisseurs ont souvent d'autres affaires à venir. Les clients peuvent convenir d'une date et d'une heure pour l'événement, puis oublient simplement de vous informer du changement de plan. Avant de commencer à planifier votre événement, vérifiez la date et l'heure de début et de fin, et notez-les par écrit pour que tout le monde soit sur la même page.
Embauchez une aide supplémentaire
Ne sous-estimez pas la valeur d'avoir de l' aide supplémentaire le jour de votre événement. Il y a toujours quelque chose à laquelle il faut faire attention et la plupart des planificateurs d'événements sont déjà trop occupés à gérer l'événement pour se consacrer aux situations qui se présentent. Embaucher de l'aide supplémentaire est une étape importante qui est souvent négligée jusqu'à ce qu'il soit trop tard pour embaucher le meilleur personnel de l'événement pour le travail en cours. Ne pas se contenter des restes quand il s'agit d'embaucher le personnel de l'événement. Placez cet élément sur votre liste de contrôle des événements et sécurisez le personnel le mieux formé avec l'expérience dont vous avez besoin et qui correspond au budget de votre événement.
Effectuer une visite du site
Rien ne se compare à imaginer quelque chose dans votre esprit tout comme l'expérience de première main. Effectuer une visite du site de l'événement avec votre client et vos fournisseurs est une étape cruciale dans le processus de planification d'un événement.
Il s'agit d'une occasion de soulever des questions, de répondre aux préoccupations et de s'entendre sur l'aménagement de la salle, le décor, le placement des inscriptions et le déroulement général de l'événement. Souvent, même lorsque nous pensons communiquer clairement, notre vision de quelque chose contraste fortement avec ce que quelqu'un d'autre envisage en fonction de notre description. Faites un tour de l'espace physique pendant les étapes de planification afin qu'il n'y ait pas de surprises le jour de l'événement.
Inclure les rappels au suivi
Dans le monde idéal, dire à quelqu'un une fois suffirait pour que le travail soit fait. Malheureusement, le vrai monde du travail ne fonctionne pas de cette façon ou du moins pas dans le domaine de la planification d'événements. Avec autant de détails à gérer et plusieurs joueurs impliqués à différents stades de l'événement, il est facile de se perdre.
Donc, lorsque vous développez votre liste de contrôle de planification d'événements pour vous tenir organisé et dans les délais, incluez des rappels pour certains suivis. Par exemple, si vous avez parlé avec le traiteur des idées de menu, incluez un élément dans la liste de contrôle de planification d'événement: «Suivi du traiteur sur le menu proposé» et «Planification de la dégustation avec le traiteur». une telle chose comme confirmant quelque chose trop de fois.