Le système CCRRA - Capture, vérification, révision, enregistrement, loi
Voici cinq étapes faciles à suivre pour créer un système de tenue de dossiers financiers simple: Capture, Vérification, Enregistrement, Révision, Agir.
D'abord, CAPTURE l'information.
Si ce n'est pas là, ça n'existe pas. Lorsque vous démarrez votre entreprise, prenez l'habitude de tout capturer, de sorte qu'il devienne automatique. "Capture" est la partie la plus difficile et la plus importante du processus; il s'agit de prendre l'habitude de recueillir des informations. Gardez une trace de chaque montant que vous dépensez pour votre entreprise et chaque montant que vous prenez en tant que ventes. Ne vous inquiétez pas à ce stade de faire quoi que ce soit avec l'information. Assurez-vous simplement que tout ce que vous saisissez comprend (a) une description de l'article, (b) le montant et (c) la date.
Deuxièmement, vérifier pour s'assurer que l'information est complète et correcte.
Toutes les deux semaines, passez une heure à tout faire et à le vérifier. Vérifiez que toutes les informations que vous avez sont prêtes pour l'enregistrement.
Assurez-vous que vous avez inclus la date et le montant, et suffisamment de détails sur ce que la dépense était pour que vous puissiez l'enregistrer avec précision. Par exemple, une note pour «papier, 3,55 $, 7/12» peut ne pas être suffisante. À quoi servait le papier? Était-ce un journal que vous avez acheté pour le bureau? Ou avez-vous acheté une rame de papier pour l'ordinateur?
Fixez une heure précise pour un rendez-vous avec vous-même à la fin de chaque semaine (tous les deux vendredis, par exemple) pour tout vérifier. N'attends pas trop longtemps; plus vous attendez pour faire cela, plus il sera difficile de se souvenir et de collecter des informations.
Troisièmement, RECORD l'information pour l'enregistrer.
Enregistrer signifie mettre vos informations financières sous une forme utilisable. Une fois que tout est vérifié, remettez-le à votre aide-comptable pour l'enregistrer, ou enregistrez-le vous-même. Faites-le tous les mois. Entrez l'information dans une feuille de calcul ou un logiciel de comptabilité. Vous pouvez également trouver que le logiciel en ligne fonctionne pour vous, ainsi vous et votre comptable pouvez à la fois voir l'information et en discuter. Assurez-vous simplement d'avoir tout enregistré chaque mois, afin que vous puissiez l'examiner.
Quatrièmement, consolider et examiner l'information.
Une fois vos informations financières enregistrées chaque mois, imprimez quatre rapports:
- bilan
- compte de résultat (p & l)
- rapport sur le vieillissement des comptes débiteurs , et
- rapport sur les comptes créditeurs.
Pour chaque rapport, incluez une comparaison avec les mêmes informations de rapport du mois dernier. Portez une attention particulière aux informations spécifiques contenues dans ces rapports.
Enfin, ACT, basé sur ce que vous savez.
Dans la plupart des cas, "ACT" peut vouloir dire ne rien faire, si tout semble correct.
Dans d'autres cas, cela pourrait signifier faire un changement. Créer des «points de déclenchement» où l'information vous oblige à agir. Voici quelques points de déclenchement suggérés:
- Bilan Si vous constatez que le passif augmente chaque mois pendant trois mois (ce qui signifie probablement que les actifs et / ou les dépenses augmentent également), réduisez les dépenses.
- Compte de résultat . Si vous constatez qu'une dépense particulière augmente en pourcentage des ventes, demandez-vous pourquoi elle augmente. Si l'augmentation est nécessaire, vous pourriez vouloir réduire les dépenses sur d'autres dépenses, pour maintenir votre niveau de profit.
- Vieillissement des comptes clients . Soyez assertif en allant après les payeurs lents. Plus vous laissez la dette non payée, moins il est probable que vous recevrez l'argent. Mettre en place un système de recouvrement, comme je l'ai discuté ci-dessus, pour s'assurer que vous êtes payé rapidement et que les payeurs lents ne sont pas laissés pour supposer que vous ne voulez pas votre argent.
- Comptes fournisseurs . Payer ce que vous pouvez le plus rapidement possible. Essayez de payer tôt pour obtenir des réductions. Si vous ne pouvez pas payer toutes vos factures, payez celles qui vous feront encourir des pénalités, ou qui affecteront votre cote de crédit. Même si quelqu'un d'autre est responsable de payer les factures, vous êtes la personne qui est responsable de s'assurer que les dettes de votre entreprise sont payées.
Même si vous n'êtes pas familier avec les systèmes financiers, vous devriez être capable de mettre celui-ci en mouvement et le garder en marche. La partie la plus difficile est la collecte de l'information. Une fois que vous avez formé «l'habitude de collection», vous trouverez le reste viendra avec elle.
Rappelez-vous, CCRRA - Capturez l'information financière pour votre entreprise, vérifiez -la toutes les deux semaines, enregistrez et examinez l'information tous les mois, puis agissez au besoin pour maintenir votre situation financière en douceur. Si vous suivez ce système simple en cinq étapes, vous minimiserez les «déchets» et les problèmes qui en découlent et vous maximiserez votre situation financière.
Un système financier bien organisé assurera la viabilité financière de votre entreprise pendant de nombreuses années à venir.