Que sont les comptes débiteurs?
Les comptes débiteurs (parfois appelés «comptes débiteurs» ou «C / D») sont les montants dus à une société par ses clients. Vous pourriez les considérer comme des «paiements dus à mon entreprise».
Les créances sont considérées comme un actif commercial parce qu'elles ont une valeur, comme le montant total dû à votre entreprise.
Les créances sont classées en haut de la liste des actifs en raison de leur capacité à être converti en liquidités. Les comptes débiteurs apparaissent dans le bilan de la société, car ces sommes dues sont considérées comme des actifs. Dès qu'ils sont payés - nous espérons - ils deviendront de l'argent.
Certaines entreprises ou entreprises comptant comptant fortement sur l'utilisation des cartes de crédit par les clients peuvent ne pas avoir beaucoup de créances. Mais si vous avez une entreprise dans laquelle vous facturez des clients et vous leur offrez des conditions (le paiement au fil du temps, vous devrez être en mesure d'exécuter un rapport de vieillissement A / R vous permet de voir ce qui est dû par chaque client.
Méthode comptable et comptes débiteurs
Si votre entreprise a des clients qui ne paient pas immédiatement, vous utilisez probablement la méthode de la comptabilité d'exercice (par opposition à la comptabilité de caisse). Cette méthode comptable comptabilise le revenu lorsqu'il est facturé et non lorsque l'argent est collecté. Cela signifie que vous devez payer l'impôt en fonction du revenu que vous n'avez peut-être pas reçu.
Le processus de collecte de l'argent des clients dans ce type d'entreprise commence par une facture - une facture à un client. La facture indique le montant dû et quand il est dû, y compris les modalités de paiement. Les conditions de paiement incluent parfois une réduction pour paiement anticipé.
Le rapport sur les comptes débiteurs est basé sur le montant et les conditions indiqués dans la facture pour ce client.
Qu'est-ce qu'un rapport sur le vieillissement des comptes clients?
Le vieillissement des comptes débiteurs (parfois appelé rapprochement des comptes débiteurs) est un processus de catégorisation de tous les montants dus par tous les clients, y compris la durée pendant laquelle les montants ont été impayés, donc vous tenez compte de leur âge ou «vieillissement». information. Les catégories standard pour ce type de rapport sont:
- Courant - dû immédiatement
- 1 - 30 jours - échéance dans les 30 prochains jours
- 31-60 jours - un mois en retard
- 61 - 90 jours - deux mois en retard
- 91 ans et plus - plus de deux mois en retard
Si un client a plusieurs factures qui ont été engagées à des moments différents, le rapport indiquera combien est dû à quelle heure. Par exemple, pour Jim Jones:
- 230 $ 30 jours
- 120 $ 60 jours
- 390 $ Plus de 90 jours.
Le but de ce vieillissement des comptes débiteurs est de montrer au propriétaire de l'entreprise quelles créances doivent être traitées de façon plus urgente, car elles sont en retard.
Le rapport sur le vieillissement des comptes clients est un rapport standard fourni avec tous les logiciels de comptabilité d'entreprise , y compris les systèmes en ligne.
Pourquoi un rapport sur le vieillissement des comptes clients est-il si important?
Règle n ° 1 dans la collecte de la dette est "Plus une dette est due, moins vous êtes susceptible de le recueillir." Donc, connaître vos clients et leurs dettes est essentiel pour recueillir auprès d'eux.
L'un de vos outils de recouvrement de créances les plus importants est un rapport sur le vieillissement des comptes débiteurs.
Comment lire et utiliser un rapport de vieillissement A / R?
Lire un rapport sur le vieillissement des comptes clients en se souvenant de la Règle n ° 1 des collections / Voici quelques directives à prendre en compte lors de la lecture d'un rapport de vieillissement a / r:
Tout d'abord, regardez les plus grandes sommes d'argent dues par tous les clients. Ces montants sont-ils à jour? Sont-ils 30 jours? Ou ces factures ont-elles été en suspens pendant 120 jours ou plus? En travaillant selon le principe 80/20, aller après les plus grands contrevenants (en utilisant votre système de gestion des collections, bien sûr) vous rapportera le meilleur rendement. Déterminez comment vous allez gérer chacune de ces factures importantes, rédigez un plan et demandez à votre gestionnaire de comptes clients de commencer à travailler.
Ensuite, regardez les factures qui sont dues depuis longtemps. Déterminez si vous êtes prêt à emmener ce client à l'étape suivante du processus de recouvrement: l'agence de recouvrement ou la Cour des petites créances .
Ou pensez-vous que ce projet de loi n'est pas payable?
Enfin, utilisez votre système de recouvrement pour déterminer comment contacter tous les clients dont les factures sont en retard de 30 jours ou plus. Laissez le système vous guider, mais n'hésitez pas à faire des exceptions. Par exemple, vous savez peut-être que l'épouse d'un client est atteinte d'un cancer en phase terminale et vous pourriez décider de ne pas poursuivre cette personne. C'est votre compagnie; vous arrivez à décider.
Vous pouvez également calculer un ratio d'analyse d'entreprise appelé « période de collecte moyenne » . Ce calcul indique le nombre de jours, en moyenne, nécessaire pour collecter les ventes de votre entreprise. Au fil du temps, vous pouvez voir si ce ratio augmente (prendre plus de temps à collecter.)
Si vous travaillez à améliorer votre taux de recouvrement, en utilisant le rapport sur le vieillissement des comptes clients et d'autres outils d'analyse financière comme la période de collecte moyenne, vous pouvez améliorer les paiements et avoir plus d'argent dans votre entreprise.
En conclusion, vous pouvez utiliser un rapport de vieillissement des comptes clients pour prendre des décisions sur les prochaines étapes pour tous les clients qui vous doivent de l'argent. Utilisez le processus de collecte que vous avez configuré et n'oubliez pas la règle n ° 1.
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