L'émission de ces cartes aux employés signifie qu'ils peuvent effectuer certaines transactions au nom de l'entreprise et ensuite soumettre tous les reçus au directeur financier en chef à la fin de chaque mois. En tant que société, au lieu d'émettre des avances de fonds à chaque employé, les cartes de crédit d'entreprise s'avèrent être la meilleure option puisque vous ne serez pas impliqué dans les tracas de donner de l'argent.
Cependant, avant d'émettre des cartes d'entreprise, vous devez mettre en place des mesures de précaution. Sans le faire, certains employés peuvent utiliser abusivement les fonds d'entreprise . Le risque d'achats non autorisés augmente lorsque les cartes de crédit d'entreprise sont entre leurs mains, et aucune mesure de protection n'est en place. Afin de contrôler ce risque, les politiques suivantes aideront:
Au départ, définir les attentes
Lors de la délivrance des cartes, il est conseillé de définir et d'informer tous les employés sur ce que l'on attend d'eux quand il s'agit de l'utilisation de la carte. Vous devez établir une politique qui explique clairement la responsabilité du titulaire de la carte, le type de dépenses sur lesquelles les cartes doivent être utilisées et le type de documents que vous devez soumettre pour chaque dépense.
C'est l'une des choses clés que chaque entreprise devrait mettre en place afin de limiter la façon dont le détenteur de la carte utilise la carte. Sans cela, votre entreprise engagera des dépenses supplémentaires qui n'ont jamais été budgétisées, ce qui, à long terme, augmente le coût de fonctionnement de l'entreprise.
Assurez-vous que les règles de la carte sont bien comprises
Comme nous le savons, la plupart des employés n'ont pas la culture de la lecture. Cela signifie que si vous jetez simplement les cartes d'entreprise des employés avec une copie légale des règles sans les comprendre sur comment ou ce qui est attendu en ce qui concerne l'utilisation de la carte, cela n'aidera pas beaucoup d'entre eux peuvent utiliser la carte sans lire règles.
Pour éviter le scénario ci-dessus, il est bon d'organiser une réunion avec les employés et de les prendre à travers la politique. Après cela, il serait bon pour eux de reconnaître la compréhension de la politique par écrit. Cela signifie que dans le cas où un employé va à l'encontre de ce que la politique stipule, des mesures appropriées doivent être prises.
Soyez passionné par les dépenses
Parfois, la plupart des employés ont tendance à aller à l'encontre des règles et finissent par dépenser plus que ce qui est décrit dans la politique. Avec cela dans votre esprit, il est bon de garder un œil sur l'utilisation des cartes de crédit d'affaires . Le dirigeant principal des finances devrait informer les superviseurs de chaque ministère qu'ils auront la responsabilité de superviser les employés avec des cartes dans ce département.
Cela permettra en quelque sorte de minimiser l'abus de cartes de la part des employés. Lorsqu'un employé sait qu'il y a quelqu'un qui surveille les dépenses de cartes, il craint de s'engager dans des achats non autorisés qui ne sont pas indiqués dans la politique.
Avoir des mesures de protection en place
L'argent est une ressource économique, et donc très rare. Cela signifie que lorsqu'un employé abuse de ses privilèges d'utilisation de la carte, le fardeau lui est immédiatement transféré à l'entreprise. Dans cet esprit, il est acceptable pour vous de mettre des limites de dépenses sur chaque carte.
Ceux qui occupent des postes de direction pourraient se voir attribuer des limites plus élevées que ceux des échelons inférieurs. Cette mesure vise à réduire le risque de faire des transactions non autorisées. Le plafond de dépenses ne devrait jamais être dépassé et devrait être indiqué dans la politique. Si des employés dépassent la limite, le montant supplémentaire doit être déduit de leur masse salariale plus une pénalité.
Toujours effectuer un examen annuel
Le programme de cartes de crédit de l'entreprise doit être revu année après année. Cela s'explique par le fait que certains employés ont peut-être déménagé d'un ministère à l'autre et puisque chaque ministère a une limite de dépenses précise, il est nécessaire d'effectuer un examen annuel du programme.
Cela permet également aux chefs de département d'émettre de nouvelles limites de dépenses en fonction des responsabilités de chaque employé. Si un employé travaille dans un service qui n'a plus besoin d'une carte de crédit d'entreprise, il peut alors être retiré du programme.
Augmenter l'efficacité en faisant des suivis
Il est bon pour vous d'avoir quelqu'un qui ne fait pas partie de votre entreprise ou un titulaire de carte pour faire des résumés de transactions au nom de l'entreprise et vous les soumettre à la fin de chaque mois. L'objectif principal de cette personne désignée sera d'énumérer les noms des employés qui n'ont pas fourni d'explications et de déclarations opportunes sur l'utilisation de leur carte.
C'est un moyen facile pour vous de surveiller quels employés adhèrent aux politiques de la carte et lesquels ne le sont pas. Après une certaine période de temps, vous pouvez choisir de fouetter un fouet sur les détenteurs de cartes perpétuelles qui vont toujours à l'encontre des politiques, soit en leur retirant les cartes temporairement ou même définitivement.
Évaluer les valeurs aberrantes
Rappelez-vous, une carte d'entreprise émise par un employé ne devrait être utilisée que sur certains articles qui sont utiles à l'entreprise et ne devrait jamais être utilisée pour acheter des articles personnels, sauf en cas d'urgence. Ainsi, il est nécessaire de surveiller toutes les dépenses que chaque employé utilise sur la carte à la fin de chaque mois.
Si un ou plusieurs employés utilisent la carte sur des objets personnels, une évaluation approfondie doit être effectuée pour déterminer si elle est due à une situation d'urgence ou non. Si ce n'était pas un cas d'urgence, alors des mesures disciplinaires devraient être prises contre le titulaire de la carte. Inversement, s'il s'agissait d'une situation d'urgence, les frais encourus devront être déduits du salaire du titulaire de la carte sans que des mesures disciplinaires ne soient prises contre eux.
Diviser le risque
Votre politique de carte d'entreprise doit garantir que l'utilisateur de l'employé est personnellement responsable de tous les soldes de cartes de crédit à ses risques et périls. Avec une telle politique en place, l'entreprise n'aura besoin de rembourser les fonds aux titulaires de carte individuels en fonction du montant des dépenses approuvées.
C'est ce que nous appelons le partage des risques entre l'entreprise et les employés. C'est une bonne façon de traiter avec les employés qui ont tendance à acheter leurs affaires personnelles en utilisant la carte, car ils recevront seulement un montant correspondant aux dépenses approuvées seulement.