Étapes pour préparer une balance de vérification
Énumérez chaque compte du grand livre ouvert sur votre plan de comptes par numéro de compte . Le numéro de compte doit être le numéro à quatre chiffres attribué au compte lorsque vous configurez le plan comptable. Inscrivez votre total de débits et de crédits de chaque compte du grand livre. Vous devriez avoir une table avec quatre colonnes. Les colonnes doivent être le numéro de compte, le nom du compte, le débit et le crédit.
Pour chaque compte de grand livre ouvert, totalisez vos débits et crédits pour la période comptable pour laquelle vous exécutez la balance de vérification. Inscrivez les totaux pour chaque compte dans la colonne appropriée. Si les débits et les crédits ne sont pas égaux, il y a une erreur dans les comptes du grand livre général. L'exécution d'une balance de vérification sur une base régulière, au moins une fois par mois, vous aide à identifier rapidement et facilement les problèmes et à les corriger dès qu'ils surviennent. La préparation de la balance de vérification doit être liée au cycle de facturation de l'entreprise.
Ne préparez pas d'entrées de réglage pour le moment. La balance de vérification est préparée avant de procéder à des ajustements. La balance de vérification initiale est prête à détecter toute erreur mathématique avant de procéder à des ajustements ou de commencer à fermer vos livres pour la période comptable.
Si vous constatez que vous avez une balance de vérification déséquilibrée, en d'autres termes, les débits ne correspondent pas aux crédits, alors vous avez une erreur dans le processus de comptabilité. Cette erreur doit être trouvée et corrigée.
La première étape pour trouver une erreur consiste simplement à ajouter à nouveau les colonnes de crédit et de débit pour vérifier vos calculs. Si elles ne s'additionnent toujours pas, soustrayez la plus petite colonne de la plus grande et recherchez la quantité manquante dans la plus petite colonne. Si vous le trouvez, vous avez trouvé votre erreur.
Il existe d'autres techniques standard pour localiser une erreur dans une balance de vérification. Si les débits et crédits ne sont pas égaux, voyez si le nombre 2 se divise également dans la différence. Si c'est le cas, recherchez un compte, recherchez un compte incorrect dans la colonne avec le total plus grand qui équivaut à la moitié de la différence. Si vous trouvez cela, vous avez trouvé votre erreur.
Une autre technique consiste à utiliser le chiffre 9 pour trouver une erreur de transposition. Si le nombre 9 divise uniformément la différence entre les crédits et les débits, vous avez une erreur de transposition. Revenez sur vos entrées de crédit et de débit pour essayer de trouver votre erreur de transposition.
Des exemples d'autres erreurs qui pourraient déséquilibrer une balance d'essai sont:
- N'inclut pas de compte de grand livre dans le calcul du solde de vérification
- Faire une erreur dans une entrée de journal composée
- Mettre les faux comptes dans les colonnes de balance de vérification
- Mauvaise calcul des montants du compte du grand livre
- Enregistrement d'une entrée de journal comptable dans le mauvais compte du grand livre général
Considérations supplémentaires
Si vous ne parvenez pas à faire une écriture, elle ne s'affichera pas comme une erreur dans la balance de vérification.
Si vous enregistrez une transaction financière dans un compte incorrect, cela ne s'affichera pas comme une erreur dans la balance de vérification.
Si vous transposez le numéro dans la colonne de débit avec le numéro dans la colonne de crédit, il n'apparaîtra pas dans la balance de vérification.
Si vous ne parvenez pas à comptabiliser une entrée de journal comptable dans le journal, elle n'apparaîtra pas dans la balance de vérification.