Coûts de mise en œuvre d'un système ERP
Les entreprises commencent à rechercher de nouveaux logiciels de planification des ressources d'entreprise (ERP). Beaucoup d'entreprises dépassent leurs logiciels de comptabilité d'entrée de gamme, tels que QuickBooks ou Peachtree. D'autres trouvent que leur logiciel existant ne s'intègre pas avec d'autres systèmes logiciels tiers et crée le besoin de faire plus de travail. Quelle que soit la raison, la première question que vous poserez probablement lors de l'achat d'un nouveau système ERP est "Combien cela va-t-il coûter?"
Coût total de possession: n'oublie pas les coûts cachés
Le coût total de possession inclut une variété de coûts, pas seulement les frais de licence de logiciel. Un livre blanc ERP Panels indique qu'il y a quatre coûts pour la mise en œuvre de l'ERP:
- Frais de licence de logiciel
- Frais d'entretien
- Matériel
- Services d'implémentation
Cependant, d'autres spécialistes de la mise en œuvre suggèrent que ces coûts sont beaucoup plus élevés que ceux cités dans le livre blanc ERP. IQMS, qui offre des systèmes logiciels ERP depuis 1989, a cité de nombreux autres coûts cachés dans leur expérience de réalisation d'implémentations ERP que les propriétaires d'entreprise devraient considérer. Selon IQMS, les coûts totaux de propriété ERP comprennent:
- Coût caché n ° 1: Implémentation
- Coût caché n ° 2: formation
- Coût caché n ° 3: Développement pour la personnalisation
- Coût caché n ° 4: refonte du processus
- Coût caché n ° 5: Maintenance
- Coût caché n ° 6: mises à niveau
- Coût caché n ° 7: Support
IQMS vous recommande de vous assurer que votre fournisseur de logiciels inclura tous ces coûts dans sa proposition et que vous aurez une bonne estimation des coûts totaux s'il les «met sur la table» pour que vous puissiez les voir.
Estimation des coûts: règles du pouce
Le coût total de la mise en œuvre ne sera jamais connu avant la fin de votre projet, car le recul est de 20/20. Cependant, une telle analyse rétrospective vous fera peu de bien dans l'évaluation de votre budget qui est préparé avant la fin de la mise en œuvre de votre nouveau système ERP.
Bien que vous ne puissiez jamais savoir avec précision quels seront les coûts finaux, vous pouvez vous assurer que votre budget est au moins raisonnable. Il n'y a pas de pire sentiment dans le monde des affaires que d'avoir dépassé le budget, et de nombreux projets dépassent le budget uniquement parce qu'ils sont sous-budgétisés. Donc, assurez-vous de faire quelques vérifications simples pour voir que tous les coûts sont inclus, et ensuite que les coûts budgétisés semblent raisonnables.
Cela soulève la question de "Quels sont les coûts raisonnables?" Le meilleur conseil vient de J. Carlton Collins, CPA qui a écrit que "La réalité est que le coût de la mise en œuvre d'un logiciel de comptabilité de milieu de gamme à haut de gamme sera généralement de 1: 1 à 2: 1 par rapport au coût de les logiciels."
Cette règle simple peut vous guider dans vos coûts totaux. Mon expérience a montré que les dépassements de coûts totaux sont généralement beaucoup plus importants que ceux d'une planification, d'une préparation et d'un test adéquats. Collins s'attend à dépenser 20-25% de vos coûts dans cette phase de planification et de préparation, et Collins indique que seulement 10% des coûts sont consacrés à la mise en œuvre du logiciel alors que la plus grande partie des coûts de mise en œuvre ERP sont des coûts de formation.
Le Take Away
Le point à retenir ici est que vous devez considérer que vos coûts totaux de mise en œuvre ERP comprennent tous les coûts, et que ces estimations de coûts sont raisonnables si vous voulez obtenir une image précise de ce que vous allez dépenser sur votre nouveau système.
Vous devriez également consacrer des ressources suffisantes à la planification, à la préparation, aux tests et à la formation, car si vous ne dépensez pas d'argent dans ces domaines, vous finirez probablement par dépenser plus d'argent pour la mise en œuvre de votre système ERP.
Les références
Coûts de la mise en œuvre de l'ERP. "Au-delà du logiciel: Comment budgétiser le coût des services de mise en œuvre ERP". Sherwood.com. Récupéré le 26 août 2013.
Dépenses ERP cachées. " Pourquoi le prix ne devrait pas être le facteur final lors de l'investissement dans la fabrication de logiciels ERP: Les dépenses cachées souvent trouvés dans les systèmes ERP à faible coût ". Iqms.com. Récupéré le 26 août 2013.
Carlton, JC "Coûts de mise en œuvre: Une discussion sur le coût associé à la mise en œuvre d'un système de comptabilité ou d'une solution ERP". ASA Recherche. Récupéré le 26 août 2013.