Maîtriser l'art des collections
Chaque entreprise doit être payée si elle espère survivre, et la vôtre ne fait pas exception. Ne pas payer les factures à temps n'est pas unique à vos clients; Pensez combien de personnes ne paient pas l'Internal Revenue Service à temps, ou leur facture de câble, ou leur carte de crédit. Seulement environ 71 pour cent des répondants dans une étude réalisée en 2015 pour la National Foundation for Credit Counseling rapportent qu'ils paient toutes leurs factures à temps. Gardez à l'esprit, aussi, que les individus ne sont pas les seuls à être un peu en retard dans le paiement de leur facture; les entreprises et autres institutions ne paient pas toujours à temps non plus. C'est un fait que les avocats ne collecteront pas tout ce qu'ils facturent. Par conséquent, le terme «taux de réalisation» désigne le montant que l'entreprise reçoit réellement des clients, divisé par le montant facturé par l'entreprise.
Si un client n'a pas répondu aux courriels ou aux messages téléphoniques de votre personnel de soutien, cela signifie que vous allez devoir téléphoner pour être payé.
Voici quelques conseils pour la collecte efficace des créances des clients.
- Connaissez la loi et les règles d'éthique dans votre juridiction, et gardez aussi votre assurance contre la faute professionnelle à l'esprit. Votre objectif immédiat est d'être payé. Vous ne voulez pas être accusé d'avoir violé des lois couvrant le recouvrement des dettes. Gardez à l'esprit que la portée de certaines lois d'État sur le recouvrement des dettes s'étendent à toute personne qui doit une dette et ne sont pas limités, comme la Loi sur les pratiques de recouvrement équitables, aux tiers collecteurs de dettes et aux avocats engagés pour recouvrer des dettes. Vous ne voulez pas non plus que vos efforts de recouvrement de factures se traduisent en menaces de poursuites pour non-paiement de frais, contre-menaces de déposer un grief ou hausses de taux d'assurance pour faute professionnelle parce que votre entreprise est impliquée dans un certain nombre de litiges de facturation. Vous devriez savoir avant d'appeler si vous pouvez charger l'intérêt pour les factures en retard, placer un privilège sur la propriété du client, ou cesser le travail jusqu'à ce que le paiement soit fait. Gardez le résultat optimal en tête: obtenir l'argent tout en restant bien dans les contraintes de diverses lois et règles d'éthique.
- Préparez un script et notez-le. Beaucoup d'entre nous sont mal à l'aise de discuter de l'argent qui nous est dû, et devenir nerveux ou en colère ou émotionnellement quand quelqu'un évite le paiement est seulement naturel. Dans le feu de l'action, coller au script peut vous aider à rester calme pour la conversation. Encore une fois, rappelez-vous: votre meilleur scénario est que le client vous paie.
- Levez-vous en faisant des appels de collection. Vous vous sentirez plus autoritaire. Vous voudrez être l'alpha ici; mener afin que le client vous suive. Vous pouvez vous sentir plus faible si vous êtes assis.
- Gardez votre ton léger mais professionnel et assertif. Beaucoup dépend ici de votre personnalité globale et de celle du client. Vous pourriez commencer en disant que vous voulez simplement toucher la base parce que vous allez sur les comptes débiteurs et que vous avez remarqué que vous n'avez pas encore reçu de paiement du client pour une facture à payer il y a sept jours.
- Utilisez le silence efficacement. Une fois que vous avez indiqué le but de votre appel, vous pouvez faire une pause plus longue que vous le feriez normalement pour donner au client suffisamment de temps pour répondre.
- Anticipez les réponses probables de votre client et comment vous allez réagir à ces réponses. La plupart du temps, si le client avait l'argent, il vous paierait. Cela dit, certains d'entre nous ont eu des expériences avec des organisations assez grandes où ils ont retardé le paiement pour des raisons moins légitimes que s'ils amélioraient leur «système». Certains d'entre nous ont également été informés par les grandes institutions que le chèque était envoyé par la poste. , le chèque est vraiment dans le courrier maintenant, et le chèque a été FedExed alors qu'en fait, aucun de ces événements n'était encore survenu. Donc, si le client dit «le chèque est dans le courrier», vous pourriez répondre que vous le surveillerez au cours des prochains jours et que vous l'appellerez de nouveau le vendredi si vous ne l'avez pas reçu. Si le client admet ne pas avoir assez d'argent pour payer la facture, discutez de la possibilité d'un paiement partiel.
- Suivi avec une lettre de confirmation ou un courriel résumant l'accord conclu dans votre conversation. Gardez à l'esprit: une dose de culpabilité combinée avec vos propres travaux de persistance. Certaines personnes peuvent être inspirées à vous payer simplement parce qu'elles vous veulent sur leur dos. En outre, ils sont gênés par leur propre comportement.
- Récompensez-vous après un appel. Ces conversations sont difficiles. Faites une petite promenade, permettez-vous un peu de surf sur le web, ou prenez un latte au venti. Ensuite, entrez dans le klaxon et composez le prochain client délinquant.
La collecte de factures est une compétence que les avocats peuvent développer avec le temps. Ils ont besoin de; sans paiement, ils peuvent bientôt apprécier les compétences des créanciers dans leurs propres univers.