Pour de nombreuses entreprises, le département des comptes créditeurs ne reçoit pas beaucoup d'attention à moins que quelque chose ne se passe mal. Cependant, il y a beaucoup à gagner du service des comptes fournisseurs qui est bien géré. Inversement, il y a beaucoup de problèmes qui peuvent venir d'un problème qui ne fait que boitiller. Ce département a souvent un effet énorme sur les flux de trésorerie d' une entreprise, et il existe des opportunités qui peuvent être gagnées ou perdues en profitant des accords de paiement avec les fournisseurs.
Un département des comptes fournisseurs bien géré devrait être en mesure de tirer parti des rabais de volume et des escomptes de paiement anticipé ainsi que de déterminer la meilleure façon de garder le plus d'argent disponible pour une entreprise pour d'autres dépenses et investissements. Ce département devrait également être en mesure de s'assurer que les fournisseurs respectent leurs obligations en vertu d'ententes et de contrats. Ainsi, si les normes de volume ou de qualité ne sont pas respectées, les problèmes sont résolus et des mesures correctives appropriées sont prises.
Problèmes communs de comptes payables
Bien qu'il existe de nombreuses possibilités de réduire les coûts et de libérer de l'argent, il existe également un certain nombre d'obstacles auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu'elles tentent d'atteindre ces objectifs. L'étude 2014 sur l'optimisation des comptes fournisseurs de Canon a révélé que le traitement du papier constituait l'une des principales sources de problèmes pour de nombreuses organisations, le temps requis pour traiter la facturation papier étant le plus gros problème.
Les autres sources de préoccupation majeures étaient:
- S'assurer que les paiements sont effectués à temps
- Rationaliser le processus d'approbation des factures
- Obtenir les meilleures conditions de paiement avec les fournisseurs et s'assurer que les obligations sont respectées des deux côtés
- Traiter avec une variété de systèmes de comptabilité et de facturation des fournisseurs
- Enregistrement et vérification de la sécurité des données et des transactions
Beaucoup des problèmes énumérés sont aggravés ou créés par une dépendance à la facturation papier. La paperasserie perdue est un problème fréquent dans de nombreuses organisations, entraînant des retards ou des paiements manqués. De plus, bien qu'un certain nombre d'entreprises souhaitent numériser leurs documents, la majorité des fournisseurs envoient toujours des factures papier ou les envoient par télécopieur.
La plupart des petites entreprises traitent leurs propres documents de comptes payables, et une grande partie de ceci est faite manuellement. Étant donné que peu de fournisseurs ont opté pour la facturation électronique, la plupart des organisations consacrent de grandes quantités de main-d'œuvre à la saisie manuelle des données et à la création de copies numériques de la documentation.
L'utilisation de la documentation papier ralentit fréquemment le processus d'approbation des factures puisque les copies doivent être faites et livrées aux membres appropriés de la direction pour examen. Lorsque la paperasserie n'est pas facilement accessible ou disponible en format numérique, il est difficile d'analyser les données et de s'assurer que les meilleurs accords de paiement sont obtenus et que les obligations sont respectées. Les contrats d'escompte à temps et à paiement anticipé peuvent facilement être perdus si les entreprises ne sont pas en mesure d'effectuer les paiements lorsqu'elles sont requises, de sorte que les problèmes liés à la paperasserie peuvent être coûteux.
Améliorations et optimisation
Étant donné qu'un certain nombre de problèmes liés au bon fonctionnement des services des comptes fournisseurs découlent des mêmes causes profondes, il y a aussi quelques ajustements que les organisations peuvent apporter pour répondre à de nombreuses préoccupations en même temps. Trois des moyens les plus efficaces que les entreprises peuvent rationaliser leurs processus de département des comptes fournisseurs sont les suivants:
- Utiliser la reconnaissance de caractères d'objet pour numériser les documents
- Profitez des portails en ligne accessibles aux fournisseurs
- Créer des flux de travail de gestion
OCR
Alors que de nombreuses entreprises utilisent couramment des scanners pour créer des copies numériques de documents, cela implique généralement de créer une image d'un document enregistré sur un ordinateur. Cela signifie que les informations doivent toujours être saisies manuellement dans une base de données. Ainsi, même si la perte d'enregistrements pose moins de problèmes, elle prend encore beaucoup de temps.
La reconnaissance de caractères d'objet, ou OCR, consiste à analyser un document et à en extraire des données. Ces données peuvent être automatiquement ajoutées à une base de données ou à une feuille de calcul. Le processus OCR aide à réduire le problème d'erreurs de saisie manuelle et permet de saisir des informations dès que les documents sont reçus. OCR prend à peu près le même temps pour un employé que la numérisation d'un document pour créer un fichier image, et il ne nécessite généralement pas d'étapes supplémentaires. Selon Gartner, il existe des organisations qui sont en mesure d'afficher 80% ou plus de leurs factures sans qu'un employé doive être directement impliqué.
Portails fournisseurs
Rationaliser le processus de saisie des factures et des données dans un système centralisé peut permettre aux entreprises de créer ou de tirer parti d'un portail en ligne permettant à une entreprise et à ses fournisseurs de suivre les commandes, de vérifier les factures et de voir quand les paiements sont effectués. En mettant ces données à la disposition d'un certain nombre de personnes dans une organisation, vous pouvez vous assurer que le service des comptes créditeurs est bien surveillé et que cela peut accélérer le processus d'approbation des factures. Laisser les fournisseurs accéder au portail permet à ces entreprises de soumettre des factures et de suivre les paiements, ainsi que d'être informé de tout problème lié aux fournitures reçues ou aux problèmes de facturation.
Établir des flux de travail et des processus
Cependant, une organisation décide de gérer ses efforts de gestion des données. Il est donc important de mettre en place un processus de gestion des comptes et des paiements. Cela permet aux entreprises de s'assurer que les opérations fonctionnent et de trouver des alternatives si elles sont lourdes ou entraînent des erreurs ou des retards. Selon Deloitte, ces processus devraient détailler ce que fait le service des comptes créditeurs lorsqu'il reçoit une facture, comment les données sont entrées et partagées et quel est le processus d'approbation des factures. Il devrait également y avoir des lignes directrices pour déterminer les meilleurs moyens de payer différents types de fournisseurs.
Alors que de nombreux fournisseurs offrent des remises pour le paiement dans les 30 ou 90 jours, cela ne vaut peut-être pas la remise si cela entrave la trésorerie d'une organisation. Il est également essentiel qu'il existe un moyen de vérifier que l'entreprise et les fournisseurs respectent les prescriptions d'un contrat ou d'un accord. L'établissement de workflows pour traiter ces problèmes peut aider les organisations à faire les bons choix.
Lorsque les fournisseurs ne livrent pas à temps, en quantités suffisantes ou en quantité suffisante de stock, les entreprises peuvent ne pas vouloir payer les factures jusqu'à ce que ces questions ont été résolues. Un flux de travail peut être essentiel dans l'établissement de ce qui doit être fait lorsque ces problèmes surviennent. En outre, les paiements aux fournisseurs doivent également être effectués à temps pour éviter de perdre des réductions ou d'encourir des pénalités pour les paiements en retard. Chaque contrat de fournisseur doit être documenté et mis à jour au fur et à mesure que les choses changent, et les processus doivent s'assurer que chaque compte est géré de manière appropriée.
La création de workflows peut également aider une entreprise:
Externalisation
La numérisation des enregistrements, la mise en œuvre de la ROC et l'utilisation d'un portail auquel les fournisseurs ont accès peuvent ne pas être nécessaires aux petites entreprises, mais les entreprises ne doivent pas supposer que le coût empêchera une entreprise d'en profiter. Alors que le coût de mise en place et de maintenance des systèmes électroniques peut être prohibitif pour de nombreuses petites et moyennes organisations, il n'est souvent pas nécessaire de le faire en interne. Il existe une variété de fournisseurs tiers que les organisations peuvent externaliser ces tâches. Les organisations peuvent obtenir une assistance externalisée pour tout, depuis la mise en place d'un processus de ROC jusqu'à l'aide à la création de flux de travail pour l'analyse des contrats de fournisseur.
Alors que les organisations peuvent ne pas être en mesure de supporter les coûts de la mise en œuvre de divers systèmes informatiques, le fait de les gérer par un tiers est souvent très abordable. Les entreprises devront comparer les coûts d'utilisation de parties externes pour développer ces systèmes avec les économies et la valeur potentielles de la libération d'espèces, mais l'externalisation permet aux organisations de tirer parti de la technologie et des systèmes qui seraient normalement trop chers.
- Assurez-vous que les bons de commande sont créés pour chaque nouvelle commande
- Vérifier que les factures correspondent aux produits reçus et respecter les ententes contractuelles
- Vérifier les enregistrements pour s'assurer que les paiements sont faits, qu'ils sont faits à temps et qu'ils ne sont pas dupliqués
- Déterminer la meilleure méthode de paiement des factures, par exemple au moyen d'un télévirement ou d'une carte de crédit, pour réduire les frais