Les paiements aux non-employés doivent être déclarés à l'IRS, mais normalement aucune retenue d'impôt sur le revenu n'est requise pour ces paiements. Mais dans certains cas, la retenue de réserve est requise. Si vous devez effectuer une retenue de réserve auprès de non-employés, vous devrez déclarer les paiements et les retenues.
Le formulaire IRS 945 est utilisé pour rendre compte des impôts fédéraux retenus sur les non-employés, en particulier la retenue de réserve. D'abord, je vais vous donner le contexte pour expliquer quand le formulaire 945 est nécessaire, puis je vais vous montrer comment remplir ce formulaire, et comment, quand, et où et quand l'envoyer.
Retenue sur les types de gains
L'IRS exige que vous retenez les impôts sur les revenus des employés, mais il existe aussi d'autres types de paiements que votre entreprise pourrait faire qui vous obligent à retenir l'impôt sur le revenu et à déclarer et payer ces impôts à l'IRS. L'IRS appelle ces «retenues d'impôt sur le revenu non-salaire».
Les types de paiements exigeant une retenue d'impôt comprennent:
- Pensions
- Les gains de jeu et les bénéfices des jeux indiens, et
- Paiements soumis à retenue à la source .
La retenue sur ces paiements est indiquée sur le formulaire IRS 945 : Déclaration annuelle de l'impôt fédéral sur le revenu retenu
Sauvegarde à la source pour les non-employés - Une introduction
Tout d'abord, une explication de l'impôt fédéral sur le revenu pour les non-employés.
Ces personnes sont payées par votre entreprise pour les services qu'elles effectuent en tant qu'entrepreneurs indépendants. Parce qu'ils ne sont pas des employés, vous n'êtes pas tenu de retenir les impôts fédéraux sur les montants que vous payez.
Mais vous devez fournir à ces personnes un formulaire 1099-MISC en janvier, après l'année où ils ont travaillé pour vous.
(Le 1099-MISC est comme un W-2 pour les employés.) Afin de préparer le 1099-MISC, vous devez obtenir le numéro d'identification fiscale de la personne. Pour obtenir ce numéro, vous devez demander à la personne de remplir un formulaire W-9 indiquant le numéro d'identification fiscale.
Mais que faire si le numéro d'identification fiscale de quelqu'un est manquant ou incorrect? Ensuite, l'IRS dit que vous devez retenir des impôts sur les paiements que vous faites à cette personne au cours de l'année en utilisant un processus appelé retenue d'impôt. Le taux de retenue est actuellement de 28%.
Vous n'avez pas besoin de démarrer la retenue de sauvegarde tant que vous n'êtes pas averti par l'IRS.
Voici un exemple de fonctionnement de la sauvegarde à la source et du formulaire 945:
Vous avez eu un nouveau concepteur de sites Web indépendant qui travaillait pour vous l'année dernière en tant qu'entrepreneur indépendant et qui continue cette année. Quand elle a commencé, vous avez demandé un formulaire W-9, mais vous ne l'avez jamais reçu.
LOW l' IRS vous a envoyé un avis que les paiements de retenues de sauvegarde doivent être effectués.
Que faire:
1: Avisez le travailleur que vous retirez des retenues d'impôt sur les revenus.
2: Traiter les paiements pour ce travailleur afin d'inclure la retenue d'impôt au taux actuel, 28%.
3. Inclure les informations de retenue sur le talon de paiement de la personne.
4: Déposez les montants de retenue de réserve (voir ci-dessous). Vous n'avez pas besoin de retenir les taxes de sécurité sociale ou d'assurance-maladie de ces paiements.
5. Effectuez des paiements périodiques du montant retenu à l'IRS.
6. Donnez à la personne un formulaire 1099-MISC en janvier de l'année suivante. Le 1099-MISC inclura la retenue de sauvegarde totale pour l'année.
7. Déclarez la retenue de réserve totale pour tous les non-employés sur le formulaire 945 avant le 31 janvier de l'année suivante.
Remplir le formulaire 945
Formulaire 945 est un rapport annuel, montrant tous les impôts sur le revenu fédéral que vous avez retenu en vertu des exigences de retenue de sauvegarde de tous les non-employés / pigistes.
Les informations que vous devez déclarer sur le formulaire 945 incluent:
- Tous les impôts fédéraux retenus sur toutes les personnes assujetties à la retenue de réserve.
- Retenue de réserve totale calculée au salaire total pour tous les individus fois 28%. (Ceci est le taux de retenue à la source, le montant que vous devez payer l'IRS).
- Total des dépôts effectués au cours de l'année.
- Solde dû ou trop-payé.
Si vous payez plus de 2 500 $ en retenues de garantie au cours de l'année, vous devrez ventiler ce total pour indiquer l'impôt à payer mensuellement (c'est-à-dire le total des montants payés 28%).
Quand envoyer le formulaire 945 et effectuer des versements de retenues de sauvegarde
Le formulaire 945 est déposé auprès de l'IRS en même temps que vous produisez les formulaires W-2 et les formulaires 1099-MISC - au plus tard le 31 janvier de l'année suivante. Voir cet article pour les dates de reporting spécifiques pour l'année fiscale en cours.
Les retenues à la source de sauvegarde sont effectuées au même moment que la retenue à la source pour les employés, en utilisant les règles pour déterminer si les dépôts doivent être effectués à la quinzaine ou au mois.
Si vous envoyez le formulaire 945 par la poste, l'envoi dépend du fait que vous effectuez ou non un paiement. Voir le tableau dans les instructions pour le formulaire 945 pour sélectionner l'adresse correcte.
Envoi du formulaire 945 et des retenues à la source de sauvegarde à l'IRS
Vous pouvez déposer le formulaire 945 avec l'IRS en utilisant le système de fichiers électroniques.
Vous pouvez effectuer des retenues de retenue de sauvegarde à l'IRS par voie électronique en utilisant le système EFTPS. L'IRS a également d'autres options pour payer ces taxes; voir cet article sur les paiements.
Si vous utilisez un logiciel de préparation de déclarations de revenus ou les services d'un préparateur de déclarations de revenus, vous pouvez produire le formulaire 945 et effectuer des dépôts de retenue de réserve ensemble.
En savoir plus sur la sauvegarde à la source et le formulaire 945
- Voir les instructions pour le formulaire 945 pour plus d'informations.
- IRS Tax Topic 307: Retenue de réserve
- Publication IRS 1281: Retenue de sauvegarde pour les noms / TIN manquants et incorrects