Utiliser des feuilles de calcul pour suivre l'inventaire, les points de réapprovisionnement et d'autres éléments
Mais si vous songez à vous attaquer à une feuille de calcul à partir de rien, voici quelques conseils importants pour vous aider à le faire.
Des feuilles de calcul relativement simples que vous pouvez créer peuvent vous aider:
- Suivi et inventaire des projets
- Calculer les points de réapprovisionnement
- Dates de rupture du projet
- Calculer des mois en main
- Et plus
Mais rappelez-vous, même une fois que vous avez un modèle de feuille de calcul, il vous incombera de garder les données à jour et précises.
Points de données
Avant de commencer, avez-vous une base de données qui rendra cette feuille de calcul utile? Voici ce dont vous aurez besoin avant de commencer:
- Inventaire actuel
- Demande future (soit des prévisions ou des commandes)
- Délais de livraison des fournisseurs
- Quantité minimum de commande (MOQ)
- Commander des multiples
Ces données vous permettront de commencer avec un outil de planification de la chaîne d'approvisionnement utile.
Intervalles de temps et horizon de planification
Avez-vous besoin de faire votre planification quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou avec une autre régularité? La façon de répondre à cette question est de considérer combien de temps il vous faut pour reconstituer votre inventaire. Cela concerne les délais de livraison de vos fournisseurs.
Pour illustrer cet exemple, disons que vous préparez une feuille de calcul mensuelle pour la planification de la chaîne d'approvisionnement.
Si vous avez des fournisseurs qui peuvent livrer des marchandises dans quatre à six semaines, vous aurez probablement une feuille de calcul mensuelle.
Votre horizon de planification est fondamentalement à quelle distance vous voulez que votre feuille de calcul à planifier. Vous devriez garder cela limité à un horizon utile. Votre horizon de planification est généralement dicté par la mesure dans laquelle vous pouvez prévoir de manière réaliste la demande des clients.
Si vos clients ont passé des commandes couvrant votre demande pour les trois prochains mois, mais que vous pouvez utiliser l'historique, la saisonnalité et d'autres données de la demande (prévisions clients, par exemple) pour estimer les trois mois suivants, vous pouvez utiliser six mois comme votre horizon de planification.
Les prévisions et les ordres ne sont pas la même chose
Attention, toutes les demandes des clients ne sont pas égales. Si un client vous donne une prévision, c'est simplement sa façon de vous dire ce qu'il finira par acheter. Les prévisions ne sont généralement pas assorties d'une obligation financière.
Si un client passe une commande, alors vous avez une chance beaucoup plus réaliste de réaliser le revenu de cette vente (bien que, comme nous le savons tous, les clients peuvent essayer d'annuler des commandes ou de renvoyer des marchandises une fois qu'elles ont été vendues).
Construire votre feuille de calcul de la planification de la chaîne d'approvisionnement
Maintenant que vous avez vos intervalles de temps, l'horizon de planification et la demande des clients triés, il est temps de construire votre feuille de calcul de planification de la chaîne d'approvisionnement.
Le but de cette feuille de calcul sera de suivre votre inventaire car il est décrémenté au fil du temps. Alors commencez avec votre inventaire en main actuel.
(En passant, vous devriez suivre vos numéros de pièce / articles séparément.)
En haut de votre colonne à l'extrême gauche, entrez votre inventaire en main.
Disons que c'est 100.
La première ligne de votre feuille de calcul sera "Starting Inventory" pour chaque intervalle de temps.
La deuxième ligne correspond à la réduction de votre inventaire pendant cet intervalle de temps - pour l'intervalle de temps actuel, il s'agirait de ventes réelles. Pour les intervalles suivants (encore jours, semaines ou mois), il s'agira d'ordres ou de prévisions futurs.
La troisième rangée est votre rang de réapprovisionnement. C'est quand vous obtiendrez plus d'inventaire de votre fournisseur.
Votre quatrième rangée est votre «inventaire final» pour chaque intervalle.
Par exemple, vous commencez janvier avec 100 chacun. 100 va dans la rangée un. Vous en vendez 30 chacun en janvier, alors 30 entre dans la rangée 2. Votre fournisseur en livre 40 chacun en janvier, alors vous mettez 40 dans la rangée 3. Vous soustrayez la rangée 2 de la rangée 1 et ajoutez la rangée 3 à ce total. Ce nombre va dans la rangée 4. Dans ce cas, ce serait 100-30 + 40 = 110.
110 remplit la ligne 4 et est également copiée dans le "Starting Inventory" en février. En transportant ces formules dans les mois suivants, vous découvrirez facilement quand vous allez manquer d'inventaire. Ainsi, vous pourrez planifier quand placer de nouvelles les commandes d'achat avec vos fournisseurs (rappelant leurs délais, MOQ et multiples de commande).
Suivre
Les informations de votre feuille de calcul ne sont exactes que si vous vous assurez que vos numéros d'inventaire sont corrects. Gardez vos programmes de comptage de cycles en place et travaillez avec vos fournisseurs pour vous assurer qu'ils répondent à vos attentes - et cette simple feuille de calcul devrait vous permettre de continuer jusqu'à ce que vous soyez prêt à investir dans des outils de planification plus robustes.