Cependant, connaissant certains principes de base de l'écriture des subventions, telles que la façon de présenter les coûts de votre projet, peut rendre l'écriture d'une subvention moins stressant.
Préparation du budget pour les subventions
Présentez votre budget de proposition de subvention d' une manière qui fera une excellente impression sur le réviseur de subvention .
- Imprimez-le sur une nouvelle page
- Aligner les chiffres correctement
- Vérifiez vos chiffres
- Inclure les en-têtes de colonne, tels que la catégorie Budget, les fonds demandés, les contributions locales et le total du projet
Organisez votre budget pour qu'il soit facile à lire et à comprendre. Demandez à une autre personne de regarder votre budget. Peut-il ou elle le comprendre? Sinon, revenez à la planche à dessin.
Coûts directs pour les subventions
Les coûts directs de votre subvention sont peut-être la partie la plus importante du budget de votre subvention. Ce sont les fonds que vous demandez à la source de financement. Les coûts directs comprennent généralement:
Personnel
Si votre programme exige que vous couvriez les frais de personnel, incluez ce salaire dans la catégorie «personnel».
Si vous embauchez de nouveaux employés, déterminer le salaire réel peut être difficile. Un point de départ est en vérifiant avec des organisations similaires pour savoir ce qu'ils paient les employés du programme dans des postes similaires.
Indiquez si un salaire est un salaire annuel ou un salaire horaire.
Si toutes les heures, indiquez la répartition des heures et des semaines, par exemple 10,00 $ l'heure X 40 heures par semaine X 52 semaines = 20 800 $)
Avantages sociaux
Les avantages sociaux sont les taxes et les avantages que l'employeur doit payer pour un employé. Basé sur le salaire brut, ils sont en moyenne d'environ 25 pour cent, en fonction de la taille de votre organisme sans but lucratif et de ses avantages sociaux.
Les avantages sociaux qui sont exigés par la loi incluent FICA (Sécurité sociale et Medicare), FUTA (Impôt fédéral sur le chômage / Assurance), SUTA ou SUI (Impôts / Chômage d'Etat) et Indemnisation des accidents du travail.
Les autres avantages comprennent l'assurance médicale et les congés de maladie payés. Lors de l'inscription des avantages sociaux dans votre budget, assurez-vous de noter le «Paquet standard d'avantages sociaux du gouvernement tel que requis par la loi», dans le cas où un examinateur ne sait pas ce que les avantages sociaux comprennent.
Voyage
Plusieurs fois, les voyages peuvent être inclus dans le budget de la proposition. Alors que les frais de voyage sont un élément très surveillé, il existe des moyens de les faire approuver.
Assurez-vous de fournir des formules et des documents précis pour expliquer pourquoi le voyage est nécessaire. Inclure le coût d'un billet d'avion, le coût d'un hôtel par nuit et le nombre de nuits que vous resterez, et une allocation de nourriture. Utilisez des chiffres réalistes mais conservateurs,
Équipement
Les bailleurs de fonds examinent souvent l'achat d'équipement. Pour les aider à comprendre les coûts de l'équipement, donnez-leur la documentation sur les besoins du programme pour l'équipement.
Les coûts d'équipement doivent être bien définis et inclure des spécifications. Par exemple, vous pourriez inclure un système de photocopie à haute vitesse pour reproduire des rapports et d'autres documents pour les comités, les membres du personnel et les bénévoles.
Vous devriez expliquer comment le copieur aidera à administrer le programme.
Provisions
Les bailleurs de fonds qualifient ou définissent les fournitures de différentes façons. Toujours vérifier auprès de la source de financement avant d'inclure cette section. Expliquez comment les fournitures aident à exécuter le programme. En outre, répartir les fournitures dans des catégories telles que les fournitures de bureau générales, les fournitures scolaires et de formation, et les fournitures informatiques.
Contributions en nature
Les contributions en nature sont des biens ou des services donnés à l'organisation. Ces services / contributions peuvent souvent être utilisés comme fonds de contrepartie par de nombreuses sources de financement. Exemples de contributions en nature:
- Bénévoles d'entreprise et services pro-bono professionnels
- l'utilisation d'un bâtiment et des services publics
- La publicité
- don d'ordinateurs ou d'autres ressources technologiques
- transport
Fonder la valeur de ces services ou biens sur leur «valeur marchande». Par exemple, un bénévole travaillant dans une position non qualifiée serait calculé au salaire minimum en dollars.
Pour l'indiquer dans un budget, vous pouvez inclure une formule telle que cinq bénévoles X $ xxx toutes les heures X cinq heures par semaine X 36 semaines = $ xxxx. Les contributions en nature peuvent impressionner les examinateurs, car ils fournissent des preuves que votre programme bénéficie du soutien de la communauté.
Coûts indirects pour les subventions
Les coûts indirects pour votre subvention («frais généraux») sont des coûts pour l'administration et les installations, tels que:
- Coûts de construction
- Assurance
- Utilitaires
- Ramassage des déchets, services de nettoyage professionnels, etc.
Parfois, un pourcentage du total des coûts indirects peut être remboursé par une source de financement, mais seulement si un taux de coût indirect a été négocié et approuvé par le constituant.
Avant d'inclure toute catégorie de coûts indirects dans votre budget, assurez-vous de lire attentivement la DP (demande de proposition) et les lignes directrices sur les subventions. Ces ressources vous diront si des coûts indirects s'appliquent à ce programme de subventions.
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