Heureusement pour les planificateurs d'événements, il existe de nombreux outils disponibles pour aider à l' enregistrement des événements . Les choix incluent des plates-formes simples qui abordent les bases de l'enregistrement des événements et celles qui sont plus avancées, offrant des applications multifonctionnelles. Certains programmes d'enregistrement d'événements traitent les paiements d'événements. Certains offrent également des remboursements automatiques si une inscription est annulée. D'autres packages créent des tags de nom de registrant. Les outils d'enregistrement d'événements peuvent également permettre l'intégration à un site Web de conférence ou d'entreprise et se connecter à leurs plateformes de médias sociaux .
Malheureusement, avec autant d'options, le processus de sélection de l'outil d'enregistrement des événements pour votre entreprise peut être écrasant, c'est le moins qu'on puisse dire. Voici un guide simple à suivre pour choisir les outils d'enregistrement d'événements qui serviront le mieux votre entreprise de planification d'événements.
Choisir le logiciel d'enregistrement d'événement: par où commencer?
Lors de la sélection des outils d'enregistrement d'événement, il est préférable de commencer par déterminer vos besoins et désirs.
Réfléchissez à vos priorités d'enregistrement et à votre activité de planification d'événements. Posez-vous ces questions:
- Vos besoins sont-ils simples et ne nécessitent que le traitement des inscriptions et des paiements?
- Offrez-vous plusieurs sessions au sein de l'événement principal qui nécessitent des inscriptions supplémentaires?
- Avez-vous besoin de gérer les réservations d'hôtel ou les arrangements de voyage?
- Soutenez-vous un site Web de conférence?
- Fournirez-vous des étiquettes nominatives, coordonnerez-vous les exigences audiovisuelles ou organiserez-vous des séances spéciales?
- Gérez-vous plus d'un événement simultanément?
- Votre événement est-il un événement annuel ou un événement ponctuel?
Les réponses à ces questions vous aideront à trouver le logiciel d'enregistrement d'événement qui correspond le mieux à vos besoins.
Outils d'enregistrement d'événement
Avec autant de choix dans le logiciel d'enregistrement d'événements, il est facile de se laisser emporter par des fonctionnalités flashy et les derniers outils indépendamment du fait qu'ils travaillent pour votre événement ou s'ils seront même utilisés du tout. Ne soyez pas attirés par le dernier et le meilleur. Au lieu de cela, faites une liste des fonctionnalités que vous utilisez actuellement dans votre processus d'enregistrement d'événement et ajoutez celles que vous souhaitez inclure pour rationaliser le processus. Certaines fonctionnalités disponibles sont les suivantes:
- Inscription en ligne à un événement
- Enregistrement sur place
- Inscription du groupe des participants
- Enregistrement automatique des participants
- Traitement des paiements d'événement
- Gestion des participants et rapports
- Création et gestion de badge de participant
- Inscription aux sessions individuelles
- Développement de formulaires
- Gestion des chambres d'hôtel
- Gestion commerciale
- Des médias sociaux
- Enquêtes et commentaires sur les événements
Tous les outils d'enregistrement d'événement ne sont pas coûteux
De nombreux outils d'enregistrement d'événements offrent des fonctions standard à un prix raisonnable, ce qui convient bien à la gestion d'événements simples.
Ces programmes comprennent des formulaires d'inscription de base qui peuvent être liés à votre site Web. Ils peuvent recueillir des informations d'enregistrement, y compris des informations de carte de crédit, afin d'enregistrer et de traiter les paiements par carte de crédit. En outre, les listes d'inscription des participants peuvent être compilées ou exportées. Selon le type d'événements que vous planifiez et la fréquence des événements, ces outils simples peuvent vous convenir en fournissant exactement ce dont vous avez besoin sans vous embourber dans toutes sortes de fonctions supplémentaires qui ne vous sont d'aucune utilité.
Des outils d'enregistrement d'événements multi-facettes offrent des fonctionnalités supplémentaires
Si votre planification d'événements prévoit la planification de grandes conférences, les outils d'enregistrement d'événements offrant des fonctionnalités supplémentaires au-delà des principes de base peuvent être exactement ce dont vous avez besoin. Les solutions incluent celles qui traitent l'enregistrement des événements et combinent cette fonctionnalité avec la possibilité de suivre et de rapporter divers détails d'un événement plus important et plus complexe.
Si les participants à l'événement s'inscrivent à la conférence et s'inscrivent à des ateliers spécifiques au cours d'une session donnée, il existe des outils pour activer cette fonction.
Certains logiciels permettent le traitement de plusieurs participants d'une organisation avec une source de paiement, ainsi que des structures de tarification différentes basées sur des remises de groupe ou des frais d'inscription anticipée. Si vous avez besoin de rapports personnalisés, recherchez un package d'enregistrement d'événement qui génère automatiquement des rapports en compilant des listes de présence en fonction des ateliers individuels ou d'autres paramètres que vous sélectionnez. Les conférences appellent généralement des étiquettes de noms imprimées , placez-les dans votre liste "must have" afin qu'elles puissent être créées automatiquement dans le cadre du processus d'enregistrement des événements et recherchez la personnalisation pour indiquer si le participant est enregistré pour toute la conférence, une partie de la semaine. ou seulement un jour spécifique.
Outils pour l'intégration de l'inscription
Pour les planificateurs d'événements qui organisent de nombreux événements, l'intégration des données d'enregistrement dans votre base de données existante peut être une fonction critique pour votre organisation. Envisagez les méthodes actuelles pour ajouter des registrants dans votre base de données et identifiez les domaines d'amélioration. Il est important de réfléchir de diverses façons à ce que cette information puisse être intégrée à l'information existante, comme les personnes qui ont fait du bénévolat ou qui ont fait un don. La plupart des applications d'enregistrement d'événements permettent d'exporter manuellement des données. Cependant, cette méthode prend du temps car elle nécessite de réimporter manuellement les informations dans votre base de données. Explorez des forfaits qui peuvent non seulement répondre à vos demandes d'enregistrement d'événements, mais aussi répondre aux besoins de gestion de vos électeurs.
Faites un essai avant d'acheter
Une fois que vous avez réduit votre choix de logiciel d'enregistrement d'événement, déterminez s'ils offrent une période d'essai gratuite. Cela vous donnera l'opportunité non seulement de tester les fonctionnalités, mais aussi de voir si elles ont les fonctionnalités dont vous avez besoin et si elles conviennent à votre événement. C'est aussi l'occasion de connaître leur niveau de service à la clientèle en répondant à vos questions ou en travaillant pour résoudre un problème que vous rencontrez.